8 Организационные структуры управления

1 Факторы проектирования организации

2 Элементы проектирования организации

Простой набор людей и работ еще не представляет собой организацию. Для того чтобы произошел переход от проектирования работы к созданию организации, необходимо определенным образом соединить работы (виды деятельности) и работников (людей) между собой. Это соединение должно обеспечить взаимодействие между людьми, выполняющими эти работы. Данное взаимодействие имеет как статическое проявление - структуру организации, так и динамическое - процессы, происходящие в организации. К такого рода процессам относятся: коммуникации, принятие решений, групповая динамика, управление конфликтами, власть и влияние, руководство.

Данная тема посвящена проектирования организации как системы, и одной из ее составляющих - структуры или способа организации этой системы.

1 Факторы проектирования организации

Дж. Гелбрейт определил проектирование организации как постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных. Факторы, влияющие на этот процесс носят ситуационный характер, к ним относятся:

• внешняя среда;

• технология работы в организации;

• стратегический выбор руководства организации в отношении целей;

• поведение работников.

Внешняя среда

Внешняя среда состоит из двух уровней: общее окружение и непосредственное окружение.

Первым шагом в проектировании организации является выявление институтов (организаций или групп индивидов), которые выполняют роль посредников между силами общего окружения и подразделениями организации, например, такими институтами являются покупатели, поставщики, налоговые органы, кредитные организации, трудовые ресурсы. Для решения своих задач они (эти институты) взаимодействуют с данной организацией и формируют спрос на ту или иную функцию исследуемой организации, например необходимость обслуживания кредитов формирует спрос на финансовый отдел. Таким образом можно определить основные функциональные части или подразделения организации.

Внешнюю среду характеризуют сложность и динамизм.

Сложность внешнего окружения определяется количеством факторов, которые влияют на проектирование организации и насколько эти факторы схожи или различны между собой. Т.е. чем больше факторов, тем сложнее окружение.

Динамизм характеризует скорость изменения фактором. Они могут быть неизменными или изменяться. Изменение требований со стороны внешних институтов вынуждает предприятия пересматривать схемы своего построения, создавать новые подразделения и т.д.

Технология работы

Проектирование организации связано с технологией работы по двум направлениям: разделение труда и группировка работ, т.е. создание подразделений.

К переменным, которых определяет технология относятся:

• неопределенность в поступлении работы и месте ее выполнения,

• неопределенность в знании того, как делать работу,

• взаимозависимость работ в организации.

Первые две переменные можно представить в виде схемы

Отдел маркетинга Отдел НИОКР

Отдел финансов Отдел планирования

Технический отдел Дирекция

Отдел снабжения Комиссия по разрешению конфликтов

Цех сборки Ремонтный цех

Отдел охраны Отдел кадров

Отдел АСУ Бухгартерия

Высокая

Неопределенность в знании относительно того, как делать работу

Низкая

Низкая Неопределенность в поступлении работы и месте ее Высокая

выполнения

Рисунок Влияние технологии на проектирование организации

Взаимозависимость работ имеет четыре типа связи между работниками в организации: складывающаяся, последовательная, связанная, групповая.

При складывающейся взаимозависимости работ каждое подразделение относительно автономно и делает общий вклад в общее дело, например, если ремонты оборудования выполняются собственными силами цеха, то они работают автономно, но сумма их работ приносит предприятию ощутимые результаты.

Последовательная взаимозависимость работ появляется тогда, когда одно подразделение должно закончить свою часть работы прежде, чем она поступит в другое подразделение, например заключение договоров и заказчиками предшествует составлению плана по выпуску продукции.

Связанная взаимозависимость требуется в ситуации, когда конечный результат работы одного подразделения становится началом в работе другого, например так связаны поступления и расход материалов на складе.

Примером групповой взаимозависимости является создание целевых групп с участием представителей нескольких отделов, например для определения срока полезного использования оборудования.

Стратегический выбор

В 1962 г. А Чандлер сформулировал принцип, согласно которому проектирование организации должно соответствовать стратегии, выбранной фирмой. Им был сделан вывод о том, что со сменой стратегии перед организацией возникают новые проблемы, решение которых непосредственно связано с проектированием новой организационной системы для фирмы.

Выбор высшим руководством той или иной стратегии оказывает непосредственное воздействие на многие решения в отношении проектирования организации. Выделяют три области стратегического выбора:

• идеология управления, ценность и принципы, лежащие в ее основе, влияют на развитие горизонтальных связей, масштаб управляемости, количество уровней иерархии, звенность системы, централизацию и децентрализацию, например приверженность высшего руководства централизации при проектировании оргнизации приводит к установлению в ней многоуровневой иерархии, доминированию вертикальных связей над горизонтальными.

• потребители, которые будут обслуживаться организацией, так выделение нескольких групп разнородных потребителей потребует расширение структуры.