2 Проектирование базы данных

Подробное описание практического задания: выполнение работ по ведению, созданию, проектированию базы данных (определение структуры базы данных, ввод информации, обработка, проектирование и создание баз данных).

База данных для фирмы «Уральская команда недвижимости» разрабатывалась при помощи платной программы «Учет клиентов» (Count Client).

2.1CountClient/ Учет клиентов

«Учет клиентов» - программа, являющаяся системой класса Customer Relationship Management (CRM). Так называют стратегию ведения бизнеса, когда отношения с клиентом выводятся на первый план и ставятся главной целью деятельности предприятия. Программа учета заявок, использующая CRM-стратегию, позволит выявить наиболее «доходных» клиентов, научиться более эффективному менеджменту и предотвратить уход главных клиентов к конкурентам.

«Учет клиентов» - это современная, простая и удобная система для управления отношениями с клиентами. Обеспечивает ведение базы данных и учет клиентов (организаций и лиц), выставленных им счетов, заключенных с ними договоров (сделок), других документов, продуктов (товаров и услуг), сотрудников. Программа предназначена для автоматизации деятельности отдела продаж, финансового отдела и других задач, которые можно гибко настроить.

Основные функции программы

• Ведение клиентской базы

• Учет контактных данных клиентов

• Учет заказов (заявок) клиентов

• Оформление и учет продаж

• Учет услуг компании

• Учет договоров

• Контроль финансовых операций

• Формирование документов

• Работа с прайс-листами и справочниками

• Анализ работы менеджеров

• Хранение информации о сотрудниках

• Настройка персональных прав доступа к системе для сотрудников

• Начисление и учет зарплат сотрудникам

• Анализ маркетинговой политики

• Хранение картинок в БД и ссылок на документы различных форматов

• Экспорт и импорт любых данных

• Отбор, поиск, группировка, сортировка данных по различным критериям

• Гибкая структура базы данных с настройкой под любые задачи

• Сетевой и многопользовательский режимы, гибкая настройка прав доступа с ограничением по полям и по записям

• Создание и настройка отчетов, напоминаний по различным условиям, e-mail рассылки

• Кастомизация - настройка меню, панелей инструментов и других элементов персонально под каждого пользователя

2.1 Работа в программе

Вся база данных - это один файл с расширением .mdb (при СУБД MS Access и 2 файла при СУБД Microsoft SQL Server), в котором помимо таблиц с данными хранятся также все настройки, сделанные пользователем в процессе работы с программой. С этим файлом можно производить все стандартные файловые операции: копировать, перемещать, посылать по e-mail, назначать права на уровне серверной ОС, назначать задания по расписанию для резервного копирования и прочее.

2.1.1 Запуск

Производим запуск программы. На рисунке 2 и 3 изображены диалоговые окна программы, возникающие при её запуске.

Рисунок 2 – Окно запуска программы

Рисунок 3 – Выбор пользователя для работы с базой.

При первом запуске программа предоставляет обзору пример готовой базы данных (рисунок 4).

Рисунок 4 – Пример БД

2.1.2 Создание новой БД

Новая БД создается выбором пункта меню «Файл» -> «Создать базу данных...» (рисунок 5).

• Формат новой БД- выбрать формат новой базы данных. По умолчанию Microsoft Access. Опция Microsoft SQL Server 2000-2008 доступна только при версии 2.00 и выше.

• Имя файла новой БД- задать имя новой базы данных.

• Пересоздать всю структуру БД- в новой базе данных пересоздастся вся структура. То есть все таблицы и представления будут созданы заново посредством инструкций CREATE TABLE (и др.), а не откопированы один к одному из старой БД. Данная опция может быть полезна в случае каких-то проблем или странностей с той или иной таблицей или всей БД в целом.

• Очистить таблицы- список таблиц, содержащихся в текущей БД. Отметьте таблицы, которые нужно очистить.

Рисунок 5 – Создание новой БД

Новая БД создается копированием файлов текущей БД и очисткой таблиц. В последующей работе с БД ненужные таблицы можно удалять и создавать новые при помощи меню «Таблица».

2.1.3 Создание таблиц

Моя концепция базы данных состоит в следующем. Главной таблицей БД должна являться таблица «Проекты», в которой содержатся основные данные о сделках, а именно: название и тип проекта, ФИО сотрудника ведущего проект, ФИО клиента/клиентов, сумма сделки. База данных должна содержать таблицы «Клиенты», «Сотрудники», «Договоры», «Объекты». Агентство недвижимости организует сделки со многими объектами, характеристики объектов разные, что требует присутствия отдельных таблиц с категориями объектов: «Дом», «Нежилой объект», «Квартира/комната», «Земельный участок», «Гараж».

Для достижения данной базы данных необходимо изменить главную таблицу «Клиенты» на «Проекты», создать новые таблицы: «Объекты» и категории объектов.

Создавать в базе данных новые таблицы возможно двух типов:

• физическая таблица (TABLE)

• виртуальное представление (VIEW)

Если создавать совершенно новую таблицу, то нужно выбрать опцию физическая таблица (TABLE ). Для этого:

• пункт «Меню» > «Таблицы» > «Добавить таблицу» (рисунок 6.)

Рисунок 6 – Создание новой таблицы.

• Выбрать тип таблицы физическая таблица.

• Задать Внутреннее имя новой таблицыиНаименование таблицы.

• Задать Список полей. Крайней кнопкой можно скопировать все поля какой-либо существующей таблицы. Для каждого поля новой таблицы задаетсявнутреннее имя, наименование и тип данных. Все остальные свойства полей можно будет настроить впоследствии из формы «Свойства поля».

• После того, как новая таблица создана, по ней можно создать вкладку, для отображения её в главном окне БД.

Итог создания новых таблиц виден на рисунке 7.

Рисунок 7 – Таблицы

Между таблицами можно устанавливать связи. Существует 2 основных способа: вставка полей из других таблиц и подчинение таблиц по определенным записям.

Из главной таблицы необходимо иметь быстрый доступ к записям других таблиц, например, просматривать полную информацию о клиенте, сделке, объекте или сотруднику. Для этого необходимо, чтобы в подчинении находились таблицы «Клиенты», «Сотрудники», «Договоры», «Объекты».

2.1.4 Создание подчиненных таблиц

Создать подчиненные таблицы можно вызвав окно «Свойства таблицы» нажатием кнопки на панели инструментов.

• Таблица - внутреннее имя таблицы, которая будет отображаться как подчиненная для главной таблицы. Количество подчиненных таблиц не ограниченно. Для каждой подчиненной таблицы будет создана отдельная вкладка снизу, под основной таблицей.

• Тип связи - используется два типа связи: «Один-ко-многим» и «Многие-ко-многим». «Один-ко-многим - таблица связывается по связанному полю в самой таблице (по полю внешнего ключа). Многие-ко-многим - создается промежуточная таблица, где хранятся связи (ключевые поля) обеих таблиц (более сложный, но мощный тип). Самый распространенный тип - «Один-ко-многим». В большинстве случаев нужно задавать именно его.

• Связанное поле - поле внешнего ключа, находящегося в самой подчиненной таблице и хранящее значение ключа самой главной таблицы (внешний ключ). (Заполняется в случае типа связи «Один-ко-многим».)

• Условие - как правило «=»

• Ключевое поле главной таблицы - как правило, это ID

• Только чтение - если нужно подчиненную таблицу только просматривать без возможности добавлять, изменять, удалять записи, поставьте эту галочку.

Можно копировать настройки таблицы для других пользователей. Для этого, необходимо отметить галочкой «Персонализировать».

После настройки данные в подчиненных таблицах будут автоматически отфильтровываться по текущей записи основной таблицы (рисунок 8).

Рисунок 8 – Подчиненные таблицы.

Структура необходимой БД готова. Последний шаг в проектировании БД – это внесение информации.

При возникновении каких-либо трудностей, в программе предусмотрена подробная инструкция по работе с БД.