5.3 Кодирование информации

Коды разрабатываются в разрезе отдельных номенклатур. Код-правило (алгоритм) сопоставления каждому конкретному сообщению строго определённой комбинации символов (знаков) (или сигналов). Кодом также называется отдельная комбинация таких символов (знаков) — слово. Для различия этих терминов, код в последнем значении ещё называется кодовым словом. Кодирование осуществляется при передаче информации и ее обработки.

Номенклатура –систематизированный перечень товаров с классификацией и разделением на группы и подгруппы.

Условные обозначения или коды в пределах номенклатуры должны быть одинаковой длины. И они должны легко запоминаться (для этого необходимо использовать наиболее рациональную систему кодирования). Также коды должны иметь минимальное количество знаков и должны содержать группировочные признаки данной номенклатуры; должны быть едиными для всех функций управления.

При разработке кодов применяются различные методы и системы кодирования информации. С помощью систем кодирования устанавливаются отношения между отдельными объектами или группами объектов с общими свойствами и создание упорядоченной структуры базы данных.

Система кодирования – совокупность правил, определяющих порядок обозначения объектов классификации знаками, с помощью которых обеспечивается представление, передача, обработка и хранение информации.

Классификация систем кодирования представления в схеме 1.

Схема 1.

В регистрационных системах объекты кодирования получают следующие по порядку номера. Они применяются для построения кода простых с малочисленным множеством объектов, где не требуется классификация. Регистрационные системы бывают нескольких видов:

1. порядковые – каждый объект номенклатуры получает следующий по порядку номер без пропуска свободных номеров для новых объектов, т.е. каждый новый объект получает следующий по порядку номер. Система используется для построения малозначных номенклатур, но здесь нельзя присвоить номер новому объекту без нарушения принятой нумерации;

2. серийные – производится закрепление серий номеров по группам объектов, имеющим общий признак. При этом предусматривается оставлять резервные номера для появления новых объектов в каждой группе. Эти коды легче запоминаются, но сложнее запрограммировать итоги. Классификационные системы подразумевают предварительную классификацию объекта в группы с общими признаками. Они применяются для построения сложных многопризначных объектов. Классификационные системы в свою очередь делятся на:

• десятичная система – каждый разряд кода или несколько позиций кода закрепляются за определенным старшим признаком. Вся номенклатура классифицируется сначала по старшему признаку, а затем внутри этого старшего признака выделяются и упорядочиваются младшие по значению признаки. В этой системе обеспечивается возможность автоматических группировок итога. Здесь коды легко запоминаются, но в свою очередь они многозначны;

• смешанные используются для построения сложных, многопризначных номенклатур с применением различных систем кодирования. При этом сначала определяется число группировочных признаков (количество уровней), их последовательность, соподчиненность, затем определяется значность каждого группировочного признака. Далее производится кодирование с использованием одной из регистрационных систем кодирования сначала старшего признака, а затем по порядку следующих признаков внутри старших, при этом нумерация начинается каждый раз с единицы (если количество объектов меньше 9) и с 01 (если количество меньше 99 и больше 9) и т.д. По сравнению с десятичной системой кодирования смешанная более гибкая и в процессе решения экономических задач обеспечивает получение всех необходимых итогов, подытогов;

комбинированная – в первом коде может заключаться несколько признаков. Построение любого кодового классификатора оформляется таблицей. Для каждого признака выделяется две колонки.

В ООО «Автолайф +» среднесписочная численность работников составила 20 человек. Приведем коды табельных номеров сотрудников по структурным подразделениям и цехам. В данном случае используется десятичную систему кодирования. При этом каждый разряд кода, если код однозначный, или несколько разрядов, если код многозначный, закрепляются за определенным старшим признаком. Вся номенклатура кодов классифицируется сначала по старшему признаку, а затем уже внутри этого признака выделяются и упорядочиваются младшие по значению признаки.

В нашем случае старшим (главным признаком) является структурное подразделение, составим классификатор по этому признаку. Т.к. всего выделяется 4 подразделения, то используется один разряд.

Классификатор структурных подразделений

Структурное подразделение	Код
Основное	1
Обслуживающее	2
Административно-управленческий отдел	3

Младшим по отношению к структурному подразделению является отдел. Составим классификатор этого признака

Классификатор отделов

Отдел	Код
Администрация	1
Отдел логистики	2
Бухгалтерия	3
Обслуживание(водители) и планово-предупредительного ремонта	4

Затем производится кодирование по самому младшему признаку – Ф.И.О. работника. Работников по каждому подразделению или отделу следует классифицировать по алфавиту.Общий табельный номер работника составим на основе двух предыдущих таблиц

Коды табельных номеров сотрудников

Структурное подразделение	Код	Отдел	Код	Ф.И.О. работника	Код	Общий код
Основное	1	Обслуживания( водители) и планово-предупредительного ремонта	4	Рубенович А.В	1	141
				Сахабиев Р.В	2	142
				Вотинцев И.В	3	143
				Четвериков А.И	4	144
				Малков А.В	5	145
				Латыйпов Л.В	6	146
				Фиовилактов Л.Н	7	147
				Якушев Р.В	8	148
Обслуживающее	2	Логистика	3	Халитов А.Н	1	231
				Фахрутдинова З.Д	2	232
				Кашапова С.В	3	233
				Васюков С.П	4	234
				Азизов Р.А	5	235
				Морина ЛюР	6	236
				Вахрушева А.А	7	237
Администра-тивно-управленческий отдел	3	Администрация	1	Фахрутдинов И.Д	1	311
				Фахрутдинов Д.М	2	312
		Бухгалтерия	2	Галлямова Г.А	1	321
				Бочкарёва О. В.	2	322

Метод построения таблицы серийный, при котором используется десятичная система, который предусматривает разработку кодов на основе иерархического метода классификации кодов.