5. Регистрация и хранение договоров

5.1. Подписанный договор подлежит регистрации. Юридический отдел учреждения ведет журнал по прилагаемой форме (Приложение № 2).

5.2. Подлинные экземпляры договоров передаются: один - контрагенту, другой - в юридический отдел учреждения.

Срок хранения оригинала договора со всеми документами, прилагаемыми к нему, составляет 3 (три) года с даты окончания срока исполнения взаимных обязательств по договору.

5.3. Копии заключенных договоров (контрактов) направляются в структурные подразделения должностным лицам, ведающим вопросами, составляющими предмет договоров и обеспечивающим контроль за их исполнением.

Рассылку копий договоров осуществляет служба документационного обеспечения управления учреждения.

6. Прием исполненных обязательств по договору

6.1. Исполнение договора или отдельных его обязательств фиксируется подписанием сторонами документа (акт, накладная и т.п.) о выполненных работах, поставленных товарах, оказанных услугах, проведенных расчетах и т.д. (далее – акт выполненных работ).

6.2. В случаях, когда исполнение договора или отдельного обязательства по договору фиксируется актом выполненных работ, структурное подразделение – исполнитель проверяет соответствие выполненных обязательств условиям договора и составляет соответствующий акт выполненных работ либо рассматривает акт, представленный контрагентом.

При отсутствии договора, подписанного уполномоченными представителями обеих сторон, акты выполненных работ (оказанных услуг) не согласовываются и не подписываются.

6.3. Акты выполненных работ должны быть составлены в двух экземплярах: первый экземпляр передается контрагенту, второй – в структурное подразделение – исполнитель.

Структурное подразделение – исполнитель несет ответственность за соответствие объемов выполненных работ, предоставленных актов утвержденной проектно-сметной документации, правильность применения коэффициентов перерасчета сметной стоимости в текущие цены, наличие документального подтверждения прочих работ и затрат, включенных в акт выполненных работ.

Акт выполненных работ подписывается уполномоченным на то должностным лицом после подтверждения объемов выполненных работ.

Ответственность за соответствие объемов выполненных работ несет лицо, подписавшее акт выполненных работ.

6.4. Структурное подразделение исполнителя передает в бухгалтерию учреждения: счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные, справки о стоимости выполненных работ и иные документы, подтверждающие исполнение контрагентом обязательств по договору в течение трёх рабочих дней с момента подписания соответствующих документов.

К документам прилагаются заявки на прием платежа к исполнению за подписью руководителя структурного подразделения, в случае его отсутствия по уважительной причине (командировка, отпуск, болезнь), заявка подписывается лицом, его заменяющим, с указанием причины отсутствия руководителя.

При наличии в актах выполненных работ прочих затрат, не учтённых индексами, но включенных в сметную стоимость работ, необходимо документально обосновать их стоимость.

К актам выполненных работ представляются бухгалтерские справки по затратам, сметы, калькуляции, заверенные копии первичных документов и иные документы, подтверждающие данные работы и затраты.

6.5. В течение трёх дней с даты получения документов бухгалтерия осуществляет проверку документов на предмет соответствия представленных документов условиям заключённого договора.

В случае несоответствия представленных документов условиям договора, а также представления неполного комплекта документов, документы возвращаются в структурное подразделение – исполнитель с указанием причин возврата.