Тема 3. Основные инструменты и методы уз

1. Вы назначены на должность СКО (впервые для компании). Опишите содержание вашей стратегии по созданию политики (системы) управления знаниями на ближайшие два года.

2. Представьте, что вы – руководитель компании, которому представили на утверждение стратегию по управлению знаниями на ближайшие годы. По каким критериям вы будете оценивать этот документ.

3. Дайте рекомендации по внедрению инструментов/методов управления знаниями для компании, которая остро нуждается в стимулировании процессов создания знаний.

4. Дайте рекомендации по внедрению инструментов/методов управления знаниями для компании, которая остро нуждается в сохранении и распространении своих знаний.

5. Представьте, что Вы работаете в команде над проектом по управлению знаниями в небольшой консалтинговой компании с маленьким ИТ-бюджетом (т.е. компания не может выделить средства на приобретение специализированных программных компонент по УЗ). Предложите для этой компании такие инструменты управления знаниями, которые бы минимально требовали (или вообще не требовали) наличие специальных ИТ-средств.

ОТВЕТ

1) Если мы собираемся использовать свою стратегию развития, то:

А) попросили бы списки всех сотрудников (чтобы понять с кем имеем дело, так же можно догадаться, что фирма небольшая и с небольшим количеством штата);

Б) структурировали бы (кто главный, а кто подчиненный);

В) понять саму суть «знаний» (к какой области она относится);

Г) попросили бы IT отдел создать специальный сервер;

Д) так же попросили бы их разбить все папки по видам и значениям, так сказать, «структурировать» (чтобы каждый мог сразу и без проблем найти, что ему нужно);

Е) выдали бы каждому сотруднику по паролю с дополнительным текстом « как важны ваши навыки и знания» (чтобы каждый чувствовал себя нужным и причастным к общему делу);

Ж) в дальнейшем сотрудники должны все документы заносить на общий сервер, чтобы был легкий доступ к нужным файлам (а не массовый поиск в папках);

З) IT отдел должен будет отвечать за сохранность всех « знаний»;

И) будет поставлен человек (аудитор), который будет следить за IT отделом и докладывать о проделанной работе;

К) будет создана специальная социальная сеть для сотрудников и упрощения их общения между собой ( так же мгновенный обмен данными и т. д.);

2) Будем исходить из важности и срочности, четкость и конкретика в составлении. Будут проанализированы альтернативные способы управления. Актуален ли этот документ. Важно, чтобы программа была краткосрочной или долгосрочной и была направлена на решение определенных целей.

3) Усовершенствовать работу IT отдела, в связи с их некомпетентностью, ибо именно они должны следить за структурированностью; нанять 1 человека, который сможет «стимулировать процессы», и проследит за выполнением обязанностей и поставленной цели; посмотреть всю систему изнутри и понять где была нарушена цепочка получения/хранения знаний.

4) А) собрать все знания в единую базу, структурировать их (виды и функции, фикции)

Б) создание единого сервера с повышенной защитой

В) выдача индивидуальных паролей с определенными правами (допустим, ты можешь сохранить, но не имеешь право удалить, такие разрешение делает Администратор всей сети)

Г) создание определенного сайта (доступного сайта для всех) с ссылками всех нужных документов, особенно, когда 1 и тот же документ нужен нескольким сотрудникам

Д) при принятии на работу указать пункт в договоре под названием « использование и добавлений знаний в общую систему»

Е) научить/показать всему штату, насколько это полезная и нужная вещь!

5) Создание локальной сети, не требующей больших затрат и специализированных IT-технологий. Использование технологии Share Point. Для технологии доступа к информации можно было бы использовать продукцию компании IBM, а также пакет приложений Microsoft Office. Из продукции IBM мы бы выбрали OmniFind, так как он ориентирован на поиск информации для работников организации и клиентов. Поиск может одновременно проводиться по всем ресурсам - в интранете, по внешним корпоративным сайтам компании, в базах данных, и т.д. Помимо этого внедрение программных технологий Omnifind предоставило бы нашим сотрудникам полнотекстовый поиск по ключевым словам и фразам для начинающих пользователей, а также расширенные виды поиска для продвинутых пользователей. Система позволила бы также задавать правила для автоматической классификации документов.