- •19 Содержание
- •3. Характеристика существующей организации обработки информации
- •3.1. Классификация и кодирование информации
- •3.2. Характеристика входной информации
- •3.3. Характеристика нормативно-справочной информации
- •3.4. Характеристика выходной информации
- •3.5. Информационная модель задачи и ее описание
- •3.6. Схема взаимосвязи программных модулей и файлов и ее описание
- •3.6. Технологический процесс решения задачи и его описание
- •4. Анализ существующей организации обработки, обоснование необходимости и цели автоматизации
- •5. Выводы и предложения
3. Характеристика существующей организации обработки информации
3.1. Классификация и кодирование информации
При решении данной задачи используются классификаторы поставщиков и материалов.
Код поставщиков – простой код, порядковая система кодирования.
ΧΧΧ
Код поставщика
Код материалов – сложный код, разрядная система кодирования.
ΧΧΧΧ
Код товара
Вид товара
Все части кода – порядковая система кодирования.
Таблица 1. Классификатор поставщиков
Наименование поставщика |
Код поставщика |
ОАО «Молоко» |
123 |
Вектор плюс |
221 |
… |
… |
Таблица 2. Классификатор материалов
Вид товара |
Название вида товара |
Код товара |
Название товара |
Общий код |
1
|
Йогурт |
001 |
Растишка |
1001 |
002 |
Чудо |
1002 | ||
… |
… |
… | ||
2 |
Сыр
|
001 |
Брынза |
2001 |
002 |
Российский |
2002 | ||
… |
… |
… |
3.2. Характеристика входной информации
Носителями входной информации в задаче «Учет поступления товара» являются следующие документы:
Таблица 3. Первичные документы
Наименование первичного документа |
Идентификаторы |
Периодичность |
Приложение |
Приходный ордер |
УПМ0101 |
В течение месяца |
1 |
Акт о приемке материалов |
УПМ0102 |
В течение месяца |
2 |
Приходный ордер (УПМ0101). В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения и т. п.). При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (ф. № М-З и М-4).
Акт о приемке материалов (УПМ0102) - первичный документ, который применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Содержит данные о продукции (грузе) – знак, марка, пломба, количество, масса и т.д., дата и время прибытия груза на станцию назначения и доставки на склад получателя, условия хранения, состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, количество недостающей продукции, другие данные. На следующих страницах – данные проверки приемной комиссией, в которую входят представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации, заведующий складом и представитель отдела снабжения предприятия. Эти данные отражают наименование материальных ценностей, их сорт, количество, цену по документам и фактически, брак и бой, недостачи и излишки. Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные». Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных ит.д.) передают: один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случае обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.
На основании первичных документов заполняется входной файл Rab.db (УПМ0301)
Наименование рабочего файла |
Идентификатор |
Приложение (структура файла) |
Приложение (содержимое файла) |
Rab.db |
УПМ0301 |
3 |
4 |
Таблица 4. Входные файлы
Таблица 5. Описание входных файлов
Наименование файла |
Назначение |
Вид |
Ключевые признаки формирования и упорядочения |
Данные для формирования берутся из следующих документов |
Файл используется при составлении выходного документа |
УПМ0301 |
Предназначен для ввода в выходном документе |
Переменный |
Код поставщика,код материала |
УПМ0101 УПМ0102 |
Ведомость учета поступления товара» |