- •57 Оглавление
- •Глава 1. Анализ исследуемого объекта и постановка задачи проекта 5
- •Глава 2. Обоснование информационного, программного и технического обеспечений проекта 30
- •Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта 54
- •Введение
- •Глава 1. Анализ исследуемого объекта и постановка задачи проекта
- •Технико-экономическая характеристика гуп мо «нИиПи Градостроительства»
- •Цели, задачи и основные направления функционирования организации
- •Организационная структура гуп мо «нИиПи градостроительства»
- •Экономическая сущность бизнес-процессов
- •Анализ существующих разработок и выбор стратегии решения задачи
- •Анализ исходного бизнес-процесса и обоснование необходимости его автоматизации
- •Постановка задачи дипломного проекта
- •Выводы по 1 главе
- •Глава 2. Обоснование информационного, программного и технического обеспечений проекта
- •2.1. Информационное обеспечение проекта
- •2.1.1. Информационная модель
- •2.1.2. Проектирование базы данных
- •2.2. Программное и техническое обеспечение проекта
- •2.2.1. Обоснование аппаратных и программных средств разработки программного обеспечения
- •2.2.2. Состав и структура разрабатываемой системы
- •2.2.3. Дерево функций и сценарий диалога
- •2.2.4. Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)
- •2.2.5. Характеристика программных модулей
- •Выводы по 2 главе
- •Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта
- •3.1. Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности
- •3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта
- •Выводы по главе 3
- •Заключение
- •Список литературы
- •Приложение 1
- •Приложение 2
Анализ исходного бизнес-процесса и обоснование необходимости его автоматизации
Как уже говорилось ранее вся документация ГУП МО «НИиПИ градостроительства» в ходе проведения работ ведется в бумажном виде, что порождает ряд недостатков существующей системы ведения бизнес-процессов. Автоматизация документооборота на сегодняшний день стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.
На сегодняшний день автоматизация документооборота так же необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого (2). Можно выделить ряд проблем:
документы теряются;
накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратится немало средств;
на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Внедрение системы электронного документооборота обеспечит ряд преимуществ:
Уменьшение или совсем исключение внутреннего хождения бумажных документов. Следовательно, не надо распечатывать, снимать копии, относить заинтересованным лицам;
Уменьшение затрат времени на поиск документов;
Уменьшение затрат на расходные материалы;
Уменьшение риска потери документов;
Появление возможности управлять движением документов – не только знать, на какой стадии находится документ, но и воздействовать на процесс его движения;
Поддержание высокой исполнительской дисциплины, так как имеется возможность выявлять исполнителей, задерживающих выполнение работы;
Появление возможности анализа эффективности работы и загруженности персонала;
Накопление корпоративных знаний;
Повышение качества и эффективности управления;
Разграничение прав доступа сотрудников к информации;
Повышение оперативности доступа к информации;
Обеспечение слаженной работы всех подразделений.
Объектом данного дипломного проекта была выбрана административно-хозяйственная служба, так как через нее проходит наибольшее количество документов и сотрудникам тяжело справляться с объемами информации, ощущается нехватка электронного архива документов, что приводит к тому, что выполнение документов дублируется из-за потери. На эти технические моменты тратится немало сил и времени сотрудников, что говорит о необходимости автоматизации процессов.