2. Постановка задачи дипломного проекта

В пункте 1.4. были проанализированы существующие в ГУП МО «НИиПИ градостроительства» бизнес-процессы, выявлены недостатки имеющейся системы ведения документооборота, проведен обзор существующих разработок по управлению документооборотом на рынке. В данном пункте будет сформулирована четкая задача дипломного проектирования: реализовать систему электронного документооборота в организации и разработать модуль по управлению договорами для административно-хозяйственного отдела.

Данный проект автоматизации производства должен облегчить сотрудникам ГУП МО «НИиПИ градостроительства» ведение и поиск важной и часто используемой документации.

Система электронного документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• Обеспечивать создание, хранение, поиск, изменение неструктурированных документов (тексты MicrosoftWord, электронные таблицы MicrosoftExcel, рисунки MicrosoftVisio и CorelDraw, аудио и видеоданные, архивы zip);

• Позволять автоматизировать процессы создания, обработки и движения документов (docflow). Кроме того, реализованный в системе механизм workflow, должен позволять автоматизировать произвольные бизнес-процессы, не связанные с документами: документы, информация, задания будут передаваться для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заданными правилами; часть этапов процесса при этом смогут обрабатываться автоматически;

• В системе должен быть модуль, предназначенный для работы именно с бумажными документами, облегчающий выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которой базируется традиционная российская технология делопроизводства;

• Автоматизировать процессы подготовки совещаний, ознакомления участников совещания с повесткой и контроля исполнения принятых на совещании решений.

• Должен поддерживаться весь жизненный цикл совещания;

• Автоматизировать планирование и анализ маркетинговых мероприятий, позволять фиксировать всю необходимую информацию о текущих и потенциальных клиентах в единой базе, планировать контакты с клиентами. Все вышеперечисленное позволит увеличить продажи и поднять качество обслуживания клиентов на новый уровень;

• Автоматизировать этапы согласования, визирования и регистрации входящих и исходящих договоров, обеспечивать конфиденциальность информации, давать возможность выделения ответственного за регистрацию, служить централизованным хранилищем информации по договорам;

• Позволять работать в единой системе удаленным подразделениям;

• Обеспечивать доступ с использованием Интернета из любой точки мира к документам, задачам, заданиям;

• Позволять выполнять модификации системы под изменяющиеся нужды организации. Самая распространенная модификация – настройка отчетов, сложные типовые маршруты, настройка типов карточек;

• Позволять хранить данные большого объема в единой системе; выполнять архивное хранение документов; настраивать политики хранения, обеспечивающие автоматическое перемещение данных по хранилищам;

• Будет набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, которые позволят обеспечить доступ к данным системы из портала на базе MicrosoftSharePoint;

• Позволять просматривать, редактировать и подписывать документы ЭЦП вне системы, организовывать обмен документами с ЭЦП между разными организациями.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота в существующие бизнес-процессы ГУП МО «НИиПИ градостроительства» позволит существенно сократить трудовые, стоимостные, временные затраты, а так же, повысить эффективность управления организацией.