II. Назначение

 

15. Рекомендация о Формуляре-образце для внешнеторговых документов предназначена для обеспечения международной основы для стандартизации документов, используемых в международной торговле и при международных перевозках, и для представления этих документов в визуально воспринимаемой форме.

 

III. Область применения

 

16. Формуляр - образец Организации Объединенных Наций для внешнеторговых документов, приложенный к настоящей публикации, предназначается для использования при составлении документов, относящихся к различным видам административной, коммерческой и производственной деятельности и к сфере распределения, которые составляют внешнюю торговлю, независимо от того, заполняются ли эти документы от руки или с помощью механических средств, таких, как пишущие машинки, автоматические печатающие устройства или копировальные машины. Он применяется скорее к документам, описывающим отдельные партии товара (или группу партий, например, контейнерные грузы), чем к документам, перечисляющим полную загрузку транспортных средств (например, судовой грузовой манифест); что касается этого последнего типа документов, то формуляр - образец может применяться для данных, относящихся к описанию товара. Хотя формуляр - образец касается главным образом документов, используемых в торговле товарами, его соответствующие части могут также применяться для сделок, не относящихся к товарам.

17. Формуляр - образец предназначен прежде всего для того, чтобы служить основой для разработки унифицированных серий форм документов с использованием основного документа при получении документов методом однократной записи; его можно также применять в качестве макета для визуального представления информации на экране при использовании систем АОД.

IV. Процедура пересмотра

 18. Учитывая, что на основании формуляра-образца было введено значительное число международных и национальных систем документации, должно пройти определенное время, прежде чем можно будет вносить в этот формуляр какие-либо изменения, затрагивающие такие системы документации. Поэтому было решено, что он должен оставаться действительным в течение по крайней мере трех лет, прежде чем вступит в силу любое согласованное изменение.

 

V. Ссылки

 МС 216-1975, Писчая бумага и некоторые категории печатного материала - Потребительские форматы - Серии А и В;

МС 3535-1977, Макетный лист и конструкционная сетка;

МС 2784-1974, Бланки на непрерывной ленте, используемые для обработки информации - Форматы и перфорационные отверстия.

 

VI. Терминология

 19. Ниже приводятся определения некоторых терминов, используемых в настоящей публикации. Источник определения указывается в скобках. "ЕЭК" означает, что определение было разработано в рамках ЕЭК; "МС" или "МС ПП" означает, что оно содержится в международном стандарте или проекте предложения международного стандарта; номер означает номер соответствующего стандарта или проекта предложения ИСО.

 

Верхнее поле: поле вдоль верхнего края формы (МС ПП 6760).

Входные данные: данные, занесенные на носитель данных (ЕЭК; МС ПП 6760).

Входные данные, кодированные: входные данные, выраженные при помощи кода (ЕЭК).

Входные данные, количественные: цифровые входные данные, которые могут использоваться в качестве величины при вычислениях (ЕЭК).

Входные данные, описательные: входные данные, выраженные на естественном языке полностью или в сокращенном виде (МС ПП 6760).

Входные данные, порядковые: входные данные, предназначенные для идентификации отдельного документа или позиции, или для классификации и сортировки, но не для использования в качестве величины при вычислениях (ЕЭК).

Данные: представление фактов, понятий или инструкций в формализованном виде, пригодном для передачи, интерпретации или обработки человеком или при помощи автоматических средств (МС 2382/I-1974; 01.01.01).

Документ: носитель данных с данными, которые занесены на него обычно постоянно и которые могут быть прочитаны человеком или машиной (МС ПП 6760).

Знак: один элемент из согласованного набора элементов, используемых для составления, управления или представления данных (МС 2382/IV-1974; 04.02.01).

Зона для кода: площадь в пределах поля данных, предназначенная для кодированных входных данных (ЕЭК; МС ПП 6760).

Идентификатор документа: текст или код, указывающий на функцию документа (ЕЭК; МС ПП 6760).

Идентификатор поля данных: текст или код, указывающий на характер данных в определенном поле данных (МС ПП 6760).

Интервал между знаками ("Шаг письма"): расстояние между соответствующими точками осевых линий двух смежных знаков, находящихся на одной строке (МС ПП 6760).

Примечание: ширина шага в конторских машинах.

Классификатор: полный ряд кодовых обозначений, полученных в соответствии с принятым методом кодирования или с помощью набора кодированных знаков (МС 2382/IV-1974; 04.02.11).

Код: см. «кодовое обозначение».

Код документа: идентификатор документа, выраженный при помощи кодового обозначения (ЕЭК; МС ПП 6760).

Код поля данных: идентификатор поля, выраженный при помощи кодового обозначения (ЕЭК).

Кодовое обозначение (код): представление элемента данных в соответствии с принятым методом кодирования или представление одного знака в наборе кодированных знаков (МС 2382/IV-1974; 04.02.10).

Колонка: поле данных, предназначенное для записи данных в вертикальной последовательности (МС ПП 6760).

Конструкционная сетка: лист с линейками и другими метками, расположенными в соответствии с характеристиками большинства знакопечатающих машин, используемых в канцелярской работе и при обработке данных (ЕЭК; МС 3535-1977).

Макетный лист: применение конструкционной сетки для облегчения нанесения линеек и других заранее печатаемых элементов при составлении форм документов; при этом на ней имеются указатели величины полей, а нанесенные на нее горизонтальные и вертикальные линии определяют место расположения типографски печатаемых линеек (ЕЭК; МС 3535-1977).

Межстрочный интервал: расстояние между двумя соседними базисными линиями шрифта (ЕЭК; МС ПП 6760).

Метод однократной записи: использование процесса копирования для переноса всей или части информации, занесенной на основной документ, на одну или более форм, образующих унифицированную серию (ЕЭК; МС ПП 6760).

Наименование документа: обозначение документа, выраженное на естественном языке (ЕЭК; МС ПП 6760).

Наименование поля данных: идентификатор поля данных, выраженный на естественном языке полностью или в сокращенном виде (ЕЭК; МС ПП 6760).

Носитель данных: физическая среда, предназначенная для хранения и / или передачи данных (МС ПП 6760).

Основной документ: документ, подготовленный с целью получения других документов путем дублирования или копирования содержащихся в нем данных полностью или частично (ЕЭК).

Площадь изображения: заранее определенная площадь, в которую может вводиться информация для ее последующего воспроизведения, хранения или передачи (МС ПП 6760).

Поле: пространство между краем формы, и прилегающей площадью изображения (МС ПП 6760).

Поле адреса: место на бланке или конверте, оставленное для наименования и / или адреса (МС ПП 6760).

Поле данных: площадь, отведенная для размещения определенных входных данных (ЕЭК).

Поле для захвата: поле, параллельное краю формы и обеспечивающее место для захватных устройств печатающих и копировальных машин (МС ПП 6760).

Потребительский формат: окончательные размеры листа бумаги (МС 4046-1978).

Система классификации: совокупность однозначных правил, определяющих способ представления данных в дискретной форме (МС 2382/IV-1974; 04.02.07).

Унифицированные формы: серия форм документов, составленных таким образом, что сведения, общие для всех форм, располагаются в каждой из них на том же месте (ЕЭК; МС ПП 6760).

Форма документа: носитель данных, предназначенный для видимой записи входных данных (ЕЭК; МС ПП 6760).

Форматы «A»: серия потребительских форматов бумаги, соответствующих международному стандарту МС 216-1975 (МС ПП 6760).

Примечание. Речь идет о форматах бумаги, соотношение длины и ширины которых равно соотношению диагонали и стороны квадрата (корень 2:1 = 1414:1000).

 Форматы ИСО: форматы бумаги, указанные в международном стандарте МС 216-1975 (МС ПП 6760; см. «форматы «A»).

Формуляр - образец: модель формы документа, используемая для указания мест, зарезервированных для определенных записей, вносимых в документы какой-либо системы документации (ЕЭК; МС ПП 6422).