2.4.2. Оформление дел

Оформление дел – процедура подготовки дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел происходит в два этапа. Первичное оформление дел производится при их заведении, а окончательное полное оформление – по завершении календарного года ( переходящих дел – при их закрытии).

Первичное оформление дел предусматривает заполнение реквизитов обложки, а также помещение в обложку бланка листа-заверителя дела. На корешок обложки наносится наклейка с указанием номера дела.

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и личные дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются частично, при этом допускается листы документов хранить в составе дела в скоросшивателях без нумерации. Окончательное оформление дела включает последовательное выполнение комплекса работ:

1. заполнение ранее незаполненных реквизитов обложки дела;

2. нумерацию листов дела;

3. составление листа-заверителя дела;

4. брошюровку дела (подшивку или переплет);

5. проверку правильности оформления дела.

Выполнение перечисленных видов работ по окончательному оформлению дел производится с соблюдением следующих особенностей:

1. Заполнение реквизитов обложки дела производится по установленной форме. При первичном оформлении сначала указываются наименование предприятия и структурного подразделения. Наименование предприятия указывается полностью, в именительном падеже, в соответствии с его официальным полным наименованием. Сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования.

2. Простановка индекса дела предусматривает нанесения цифрового обозначения дела в соответствии с номенклатурой дел.

3. Заголовок дела указывается также в соответствии с номенклатурой дел. Заполняемая при первичном оформлении дата дела – это дата заведения дела, при этом число и год в составе даты обозначаются арабскими цифрами, а название месяца – словом.

4. При окончательном оформлении дела указываются дата окончания (закрытия) дела, срок хранения дела, архивный шифр дела, количество листов в деле

5. Сведения о количестве листов в деле указываются на основании результатов работы по их нумерации. Нумерация выполняется простым карандашом путем простановки цифр в правом верхнем углу каждого листа. Не нумеруются лист-заверитель и внутренняя опись дела.

6. Оформление заверительной надписи. Заверительная надпись располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В ней – цифрами и прописью _ указываются сведения о количестве листов в составе данного дела, а также особенности отдельных документов (чертежи, рисунки, фотографии и т.д.).

7. Подшивка и переплет дела производятся в целях обеспечения более надежной защиты документов от механических повреждений в процессе дальнейшего хранения. Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку из картона на четыре прокола. Выполнение этой процедуры завершает окончательное оформление дела

После выполнения всех перечисленных процедур в обязательном порядке производится проверка полноты и правильности оформления дела.

Оформленные дела подлежат текущему хранению по месту их заведения или в службе ДОУ, а после передаются на временное хранение в архив предприятия

Об организации работы с документами, состоящими на текущем хранении, порядке передачи их в архив предприятия мы поговорим в очередной главе.