2.5.6. Контроль наличия, движения и состояния дел, состоящих на текущем хранении

Контроль наличия, движения и состояния дел, состоящих на текущем хранении, проводится в целях установления соответствия фактического наличия единиц хранения учетным данным, а также для определения их реального физического состояния. Основным методом контроля является проверка, в ходе которой:

1. устанавливается фактическое местонахождение дел, в том числе выданных во временное пользование;

2. определяется реальное физическое состояние дел.

В соответствии с Методическими рекомендациями «Ведение делопроизводства в организации» проверка наличия дел проводится путем сверки учетных данных с описанием дел на обложке, а проверка физического состояния – путем их внешнего просмотра.

В процессе проверки следует сохранять установленный порядок расположения дел в средствах хранения. С этой целью рекомендуется:

1) устанавливать на места изъятых для проверки (осмотра) дел картонные закладки-маяки;

2) перекладывать на соответствующие места дела, обнаруженные в не предназначенных для их хранения местах;

3) изымать дела, сведения о которых в учетных документах отсутствуют, временно располагая их – до выяснения обстоятельств – в специально выделенном средстве хранения;

4) изолировать дела, пораженные плесенью, подмоченные влагой;

5) на время перерывов в работе маркировать дела (полки с делами), в отношении которых проверка уже произведена.

В отношении дел, не обнаруженных в ходе проверки, безотлагательно организуются поисково-розыскные мероприятия. При установлении факта утраты дела руководителем предприятия проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, признанное виновным в утрате, привлекается к ответственности в порядке, предусмотренном Кодексом РФ об административных правонарушениях (ст.13.20).

Дела, не обнаруженные в течение года, по решению экспертной комиссии предприятия могут быть сняты с учета. Решение экспертной комиссии подлежит утверждению руководителем предприятия.

В отношении дел, находящихся в неудовлетворительном состоянии безотлагательно организуются мероприятия по восстановлению их нормального физического состояния.

По окончании срока текущего хранения дела подлежат передаче в архив предприятия.

Наименование предприятия

Наименование структурного подразделения

Карта-заместительдела

Дело ________________________________________________________________________

(№ и название)

Выдано во временное пользование:

№ п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата
	1	2	3

Наименование предприятия А КТ _________ № _________ __________________________ (местосоставления) о выдаче дел во временное пользование __________________________ (наименованиеорганизации, ее адрес, почтовыйиндекс)

Основание ___________________________________________________________________

Для какой цели выдаются дела __________________________________________________

Выдаются следующие дела из фонда № __________________________________________

(название фонда)

№ п/п	Опись №	Дело №	Заголовок дела	Дата дела	К-во листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается ___________________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

срок возвращения ____________________________________________________________.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями. Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в службу кадров организации в указанный в акте срок. Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности Наименование должности

руководителя организации, руководителя организации,

выдающей дело получающей дело

Подпись Подпись

Расшифровка подписи Расшифровка подписи

Дата Дата

Гербовая печать организации Гербовая печать организации

Выдал дело (дела) на основании _________________________________________________

(ссылка на решение, распоряжение руководителя организации с указанием даты)

Наименование должности

лица, выдавшего дело (дела) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял дело (дела) на основании _______________________________________________

(ссылка на решение, распоряжение руководителя организации с указанием даты)

Наименование должности

лица, принявшего дело (дела)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Принял дело (дела) на основании ________________________________________________

(ссылка на решение, распоряжение руководителя организации с указанием даты)

Замечаний по состоянию и комплектности дел, включенных в их состав документов НЕТ

(в случае наличия слово НЕТ зачеркнуть, замечания указать конкретно): ______________

_____________________________________________________________________________

Наименование должности

лица, принявшего дело (дела)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Сдал дело (дела) на основании __________________________________________________

(ссылка на решение, распоряжение руководителя организации с указанием даты)

Наименование должности

лица, сдавшего дела (дела)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

АКТ ___________№___________ ________________________ (местосоставления) проверки наличия и состояния дел ________________________ (постоянного, временного хранения, по кадрам — указатьтребуемое) Фонд № ________________ (названиефонда)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия Подпись Расшифровка подписи Дата Оттиск печати

Основание ___________________________________________________________________

(плановая, перемещение документов, стихийное бедствие и т. д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: _____________________________________________________________

(наименование должностей, фамилия, инициалы)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Проверка проводилась с __________________________ по __________________________