3. Учебный вопрос: Порядок оформления документов на

перевозимое продовольствие

В зависимости от подчиненности автомобильного транспорта и командой инстанции организующей автомобильные перевозки продовольствия, последние подразделяются на следующие:

• перевозки центра, осуществляемые транспортом резерва главного командования и организуемые Департаментом тыла генерального штаба ВС РК;

• окружные, осуществляемые транспортом военного округа и организуемые начальником тыла военного округа;

• войсковые, осуществляемые транспортом частей и соединений и организуемые заместителями командиров частей по тылу.

Перевозка продовольствия допускается только в специально-выделенном для этой цели автомобильном транспорте, отвечающим санитарным требованиям без посторонних запахов, не зараженном вредителями чистом и сухом. Перед выездом из воинской части приемщик обязан проверить пригодность транспортных средств, выделенных для перевозки продуктов, хлеб и скоропортящихся продукты, как правило, перевозятся в специальном транспорте. Для перевозки хлеба используется автомобильный фургон или автомобиль оборудованный специальным кузовом или лотками. При небольшой потребности подвоз хлеба допускается в специально оборудованных деревянных ящиках имеющих надпись «хлеб». Скоропортящиеся продукты перевозятся в изотермических автофургонах и прицеп фургонах, а при небольшой потребности - в специальных ящиках с крышками соответствующих санитарным требованиям.

На весь специальный транспорт, а также на прицепы, контейнеры и специально оборудованные ящики, используемые для подвоза продовольствия начальником медицинской службы части оформляется санитарный паспорт. В целях соблюдения санитарно-гигиенических требований при перевозке, получении и выдаче продовольствия на каждого работника связанного с переработкой продовольствия (подвоз, хлеборезы, начальник столовых) положено иметь санитарные книжки.

На перевозимое продовольствие выписывается сопроводительный лист, предназначенный для контроля ответственности водителя (сопровождающего) или командира экипажа за перевозимое продовольствие или имущество продовольственной службы.

Сопроводительный лист принимается в воинской части и на складе соединения (объединения, центра).

Сопроводительный лист составляется грузоотправителем в двух экземплярах на каждое транспортное средство (автомобиль, самолет, судно, вагон). Первый экземпляр вручается водителю (сопровождающему) или командиру экипажа под расписку во втором экземпляре. Второй экземпляр остается у грузоотправителя.

Погрузка материальных средств на каждое транспортное средство, а также записи в сопроводительных листах производится в присутствии водителя (сопровождающего) или командира экипажа.

По прибытии к месту назначения водитель (сопровождающий) или командир экипажа сдает грузополучателю доставленные материальные средства под расписку на сопроводительном листе, который передается грузоотправителю.

При обнаружении утраты или порчи материальных средств делается отметка в сопроводительном порядке.

При доставке материальных средств воздушным транспортом беспосадочным способом в графе 9 указываются координаты и время выброски груза, заверяемые подписями командира экипажа и штурмана самолета.

В случае утери сопроводительного листа водитель (лицо, сопровождающее груз) или командир экипажа сообщает об этом начальнику колонны (приемщику груза или военному коменданту дорожного участка железнодорожной станции, населенного пункта, порта), который проверяет груз и оформляет актом факт утери листа. Копия акта высылается грузоотправителю, а водитель (сопровождающему) или командиру экипажа выдается новый лист на фактическое наличие материальных средств.

Доверенность является документом, удостоверяющим право получателя на прием материальных средств по разнарядке, наряду или другому учетному документу.

Доверенность подписывается командиром воинской части (соединения) и начальником соответствующей службы; на складе объединения (центра) – начальником склада и начальником учетно-операционного отдела. Эти подписи заверяются мастичной гербовой печатью.

Лицо, получившее доверенность, обязано представить в соответствующую службу (учетно-операционный отдел) документы, подтверждающие выполнения поручения по доверенности, или возвратить неиспользованную доверенность не позднее следующего дня после истечения срока ее действия. О выполнении поручения делается отметка на корешке доверенности. Неиспользованная доверенность погашается перечеркиванием и прилагается к корешку.

Бланки доверенностей брошюруются в книжки по 100 листов в каждой. При выдаче доверенности на ней и ее корешке проставляется порядковый номер.

Порядковые номера доверенностями присваиваются последовательно (начиная с 1) в течение всего текущего календарного года.

Путевой лист является распоряжением командиру подразделения и водителю на выполнение задания и служит основанием для учета работы машины, а также для списания в расход и определения экономии (перерасхода) горючего.

Путевой лист выписывается в соответствующей службе воинской части или в подразделении, осуществляющим самостоятельную заправку горючим и учет работы машин, на основании наряда на использование машин; подписывается заместителем командира воинской части по технической части (начальником автомобильной службы).

В воинской части, где заместитель командира по технической части (начальник автомобильной службы) по штату не предусмотрен, порядок оформления путевых листов определяется командиром воинской части.

Путевой лист выписывается, как правило, на одни сутки (на боевых дежурствах, учениях и в длительных командировках – на срок выполнения задания, но не более 10 суток) и только по возвращении оформленного путевого листа за предыдущий выход машин из парка.

В подразделении, не имеющем штатного старшего техника (техника), отметку в путевых листах о техническом состоянии машин делает командир подразделения.

В графе реквизитов «Наличие перед выездом» раздела 1 выписываемого путевого листа указывается количество горючего, имеющегося в топливных баках машины перед выходом ее из парка. Эти данные берутся из графы реквизита «Наличие при постановке на стоянку» предыдущего путевого листа или из книги учета (форма 38). В графе реквизита «Подучено» раздела 1 количество выданного горючего подтверждается подписью лица, производившего заправку машины, с указанием даты.

При расходе машиной нескольких сортов горючего каждый из них записывается отдельной строкой.

В путевых листах специальных машин в разделе 2 реквизитами-основаниями записываются:

• в графе 11 – продолжительность работы специального оборудования;

• в графе 12 – наименование работы (отрыто траншей, произведено выкладок, пропущено груза и т.п.) в принятых единицах измерений;

• в графе 13 – количество выполненной работы.

Путевой лист с заполненным водителем (механиком-водителем) разделом 2 «Работа машины» и подписанный старшим машины (лицом, пользовавшимся машиной) проверяется и подписывается лицом, отвечающим за эксплуатацию машин в подразделении, после чего сдается в соответствующую службу воинской части, где данные о работе машины и расходе горючего записываются в книгу учета (форма 38).

Испорченные бланки путевых листов погашаются, прилагаются к их корешкам и хранятся наравне с оформленными путевыми листами.

Для проверки правильности составления, оформления, обработки и хранения путевых листов за истекший квартал, а также для уничтожения путевых листов и их корешков за квартал, а также для уничтожения путевых листов и их корешков за квартал, предшествовавший истекшему, командиром воинской части назначается комиссия с участием в ней начальника финансовой службы.

По результатам проверки комиссия составляет акт, в котором указываются:

• за какой период проверены путевые листы, их количество и номера;

• правильность начисления норм расхода, экономии (перерасхода) их данным книги учета (форма 38);

• наличие подписей лиц, пользовавшихся машиной;

• за какой период уничтожены путевые листы, их количество и номера;

• соответствие записей в формулярах (паспортах) машин о расходе моторесурсов итоговым данным в книге учета (форма 38).

Результаты проверки объявляются в приказе командира воинской части.

Путевые листы, неправильно и не полностью оформленные, имеющие подчистки и отметки о происшествиях, а также путевые листы машин, на которых совершены злоупотребление, не уничтожаются, а прилагаются к акту и хранятся вместе с ним.

Книжки путевых листов выдаются со склада воинской части по накладной (форма 2) и учитываются в соответствующей службе по книге учета (форма 27). Путевые листы и их корешки в службе пронумеровываются на текущий год.

Подразделениям, осуществляющим самостоятельно заправку горючим и учет работы машин, а также подразделениям автомобильных (автотранспортных) частей выдаются пронумерованные книжки путевых листов под расписку в книге учета (форма 25). Использование и полностью оформленные путевые листы ежемесячно, а корешки после израсходования книжки сдаются подразделением в соответствующую службу, о чем в книге учета (форма 25) делают записи.

Акт приема составляется на прибывшие от поставщиков и военных складов в адрес воинской части (соединения), склада объединения (центра):

• вооружение, технику, ракеты и боеприпасы;

• ракетное топливо и горючее в железнодорожных цистернах, танкерах, баржах;

• высотное снаряжение и летно-техническое обмундирование;

• материальные средства без сопроводительных документов;

• материальные средства, количество и качество которых расходятся с данными сопроводительных документов;

• материальные средства после переработки (подработки) на предприятиях промышленности.

Акт составляется комиссией воинской части или соединения (склада) при участии (в необходимых случаях) представителя поставщика или местного органа власти и утверждается командиром воинской части или соединения (начальником склада). Его подпись заверяется мастичной гербовой печатью.

При поступлении материальных средств с военных складов акт составляется в трех экземплярах: первый – остается в службе воинской части или соединения (учетно-операционном отделе склада), второй – направляется грузоотправителю, третий – представляется органу управления, который отдал распоряжение на отпуск (отгрузку) материальных средств, в качестве подтверждения о их получении.

При поступлении материальных средств непосредственно со склада (базы) поставщика или от предприятия промышленности по наряду центрального органа управления акт составляется в четырех экземплярах. Четвертый экземпляр высылается по органу управления, выписавшему наряд.

В зависимости от действующего порядка расчетов с поставщиками количество экземпляров акта может быть изменено.

Составлять один акт приема на материальные средства, прибывшие на основании различных документов, запрещается.

Под реквизитом «Основание (цель) операции » указываются наряд (железнодорожная накладная, коносамент), его номер и дата; под реквизитом «Грузовой отправитель и его адрес» - грузоотправитель и при необходимости поставщик; под реквизитом «Грузополучатель и его адрес» -грузополучатель и при необходимости заказчик. В графе 15 указываются также недостающие материальные средства, по которым не устанавливаются нормы естественной убыли, а в графе 18 – их стоимость.

Фактическое наличие принятых материальных средств и их качественное (техническое) состояние определяются на основании результатов осмотра, пересчета (замера, взвешивания) и указываются в разделе 1 го акта.

В разделе V акта указываются качественное (техническое) состояние материальных средств (результаты проведенных испытаний, лабораторных анализов), наименование, номер и дата документа, удостоверяющего соответствие продукции условиям договора. При выборочной проверке материальных средств, кроме того, указываются его основание (стандарт, технические условия, договор и т. д.) и порядок отбора продукции для проверки.

При обнаружении недостачи материальных средств (кроме недостач в пределах допустимых норм) акт проверки приема составляется отдельно на каждый вагон (цистерну, самолет, контейнер), в котором обнаружена эта недостача.

В случае недостачи (излишков), некачественной (несвоевременной) поставки материальных средств или простоя транспорта в разделе VI акта дополнительно указываются:

• время поставки продукции на склад грузополучателя (если акт составляется на складе) и условия ее хранения до приемки;

• за чьим весом (железной дороги, пароходства, грузоотправителя и т.д.) отправлен груз;

• время выдачи груза органам транспорта;

• время вскрытия вагона (трюма судна, контейнера, тары или другого опломбированного транспортного средства);

• дата и номер уведомления о вызове представителя поставщика, а также порядок направления уведомления;

• могли ли вместиться недостающие материальные средства в вагон (трюм, контейнер или другое опломбированное транспортное средство);

• данные о причинах простоя транспорта, несвоевременной приписки и составления коммерческого акта (акта, выданного органом автомобильного транспорта), номер и дата этого акта;

• продолжительность выгрузки;

• количество отходов, образовавшихся в процессе переработки, и соответствие их нормам;

• заключение о причинах и месте образования недостачи и т.д.

При наличии большого количества сведений раздел 6-го акта может быть оформлен в виде отдельного приложения к акту, подписанного комиссией.

К акту приема прилагаются: транспортные грузовые документы, заверенные органом транспорта; документы о качестве (техническом состоянии) материальных средств, наряд (накладная) или фактура поставщика; повагонная ведомость; опись трафаретов (составляется в случаях обнаружения ошибок поставщика при подсчете массы по трафаретам); второй экземпляр коммерческого акта (если он составляется).