7. Базы данных

Управлять большими массивами данных позволяют специальные программы, предназначенные для работы с базами данных.

База данных- логически взаимосвязанные данные конкретной предметной области.

Под предметной областьюпринято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и автоматизации, например, предприятие, вуз.

Базы данных (БД) предназначены для хранения больших объёмов структурированной информации, использования одних и тех же данных различными пользователями и задачами.

С помощью запросов(критериев) из базы данных выводится необходимая пользователю информация.

В Excelимеются возможности для работы с так называемыми однотабличными базами данных, именуемымисписками. Программа автоматически распознает список и соответствующим образом обрабатывает его.

База данных(БД) в Excel(список) - прямоугольная таблица, состоящая из строк и столбцов с однотипными данными.

Строки - записиБД ,

Столбцы - поля

записейБД.

Если следовать правилам (см. ниже) при создании БД (списка), Excel превращается в систему управления базами данных, способную автоматически систематизировать данные и эффективно ими манипулировать. К таким таблицам можно применять и рассмотренные ранее операции: сортировка, формирование итогов.

Весь инструмент работы с БД в Excel сосредоточен в пункте меню Данные.

 При вызове команды из меню Данныекурсор должен находиться в одной из ячеек БД

1. Создание базы данных

При создании базы данных в Excelнеобходимо соблюдатьправила:

1. На одном рабочем листе не рекомендуется помещать более однойбазы данных. Если это не так, отделять данные хотя бы одной строкой или одним столбцом.

2. Необходимо присвоить столбцам имена- имена полей записи, которые могут состоять из нескольких строк заголовков, размещенных воднойстроке таблицы.

3. Имена столбцов должны располагаться в первой строкебазы данных (заглавная строка).

4. Для заглавной строки рекомендуется использовать стиль форматированияотличный от того, который использовался для записей базы данных.

5. Не рекомендуется:

• отделять заглавную строку от других строк пустыми строками или пунктирными линиями.

• разделять заголовки столбцов в заглавной строке пустыми столбцами.

• объединять ячейки в заглавной строке.

6. В списках можно использовать формулы.

Порядок создания базы данных:

• сформировать заглавную строку по приведенным выше правилам;

• ввести данные в соответствующие поля записи одним из двух способов: обычным или с помощью формы.

• отформатировать таблицу (стили, границы, заливка).

Обычный способ ввода - ввод данных непосредственно в ячейки таблицы по строкам.При этом, если в списке много повторяющихся значений, то при заполнении можно воспользоваться автовводом (Команда Сервис / Параметры / Правка / Автозаполнение значений ячеек) , а также копировать формулу из предыдущей записи, копировать форматы ячеек.

Более удобно вводить, просматривать и редактировать данные с помощью специальной формы, которая вызывается командойДанные - Форма.

Диалоговое окно этой команды содержит все поля одной записи БД, названия и количество которых соответствует созданным заголовкам столбцов. Вводимые поля записи можно редактировать. Если поле вычисляемое, то оно недоступно для редактирования. Название окна соответствует названию рабочего листа.

Достоинством ввода данных с помощью формы является автоматическое копирование формул и автоматическая поддержка форматов данных.

Пример 7.1.Создать базу данных движения товара в магазине «Ашамлыклар».

Рис. 13. Пример создания базы данных «Магазин»

Порядок создания базы данных:

1. оформить заголовоктаблицы, учесть при этом:

• несколько строк в имени поля, размещенных в однойстроке таблицыExcel(правило 2) ;

• перенос слов в строке;

• вертикальное выравнивание по центру в ячейках;

2. задать обрамлениевсей таблицы;

3. ввести нумерацию строк при помощи автозаполнения;

4. вставить формулыдля количества остатка («Кол-во прихода» - «Кол-во расхода») и суммы остатка («Кол-во остатка» * «Цену расхода») в первую строку таблицы;

5. далее заполнитьтаблицу двумя способами:

• обычным- две строки, с копированием формул и заданием форматов;

• с помощью формыбазы данных:

• выделить таблицу без первой строки шапки, но захватив последнюю, незаполненную строку данных таблицы;

• выполнить команду Данные - Форма;

• заполнить все поля записи БД, нажать Enter, затем следующую и т.д.

• завершить работу – кнопка Закрыть.

Рис. 14. Диалоговое окно формы (пример 7.1)

 Примечание к рис.14:

Командные кнопки диалогового окна Форма:

Добавить – добавить запись;

Удалить– удалить выбранную запись;

Вернуть– отменить любое изменение, сделанное в выбранной записи;

Назад – возврат к предыдущей записи;

Далее – переход к следующей записи;

Критерии –поиск записи в соответствии с заданными критериями.