4. Учет расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.

При выдаче денежных средств организация обязана:

• определить сумму подточенных средств и срок, на который выдается;

• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы средства;

• выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Счет активный.

По дебетуотражается: 1. Выдача подотчетных сумм.

2. Выдача из кассы сумм перерасхода

По кредиту: 1. Оприходование материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц и списание расходов согласно утвержденного отчета.

2. Возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

1) по найму жилого помещения;

2) по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

3) по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

4) по уплате страховых платежей по государственному обязатель­ному страхованию пассажиров на транспорте;

5) по оплате сборов за предварительную продажу билетов (про­ездных документов);

6) по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

7) суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);

8) по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.

Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение.

По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. После проверке бухгалтером и утверждения отчета руководителем он принимается для отражения в бухгалтерском учете используемых сумм.

Пример:ООО «Визит» 01.08.10 направило Иванову С.М. в командировку сроком на 14 дней. Цель командировки — заключение договора о поставке сырья. ООО «Визит» установило, что суточные для командировок по предприятию составляют 150 руб. в день. Перед командировкой Иванова получила из кассы 9100, в том числе суточные 2100 руб. (14 дн. х 150 руб.). После возвращения из командировки Иванова С.М. представила авансовый отчет, автобусные билеты на проезд туда и обратно стоимостью 300 руб. и счет гостиницы и счет-фактуру на сумму 5600 руб.

Д-т 71 К-т 50 — 9100 руб. — выдан аванс на командировочные расходы.

Д-т 26 К-т 71 — 2400 руб. — в расходы включены суточные и проезд;

Д-т 26 К-т 71 — 4746 руб. (5600 - 5600 х 18% : 118%) — в расходы включены затраты на проживание без НДС;

Д-т 19 К-т 71 — 854 руб. (5600 х 18% : 118%) — учтен НДС по проживанию согласно счету-фактуре;

Д-т 68 К-т 19 — 854 руб. — принят к вычету НДС. Дт 50 К-т 71 — 1100 руб. — возвращена в кассу неиспользованная сумма аванса.

С суточных, превышающих 700 руб. в день, необходимо удержать налог на доходы физических лиц:

Дт 70 Кт 68 — * 13% — удержан налог на доходы со сверхнормативных суточных.

Нормы возмещения работнику командировочных расходов на территории РФ с 2005 г. и по настоящее время

Виды выплат	Нормы возмещения расходов в сутки
Оплата найма жилого помещения: • при наличии документа, подтверждающего сумму расходов; • при отсутствии подтверждающего документа	По фактическим расходам, подтвержденным документами: 12 руб.
Суточные (за каждый день нахождения в командировке) - день отъезда и день приезда считают как два дня	Размер устанавливается на предприятии

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, на представительские нужды.