- •Лекция № 1 Введение
- •История делопроизводства
- •Лекция № 2
- •Правила оформления реквизитов документов
- •Реквизит «Подпись».
- •Реквизит « Виза».
- •Реквизит « Фамилия исполнителя и номер его телефона».
- •Текст письма.
- •Лекция № 3
- •Лекция № 4
- •Лекция № 5
- •Лекция № 6
- •Лекция 7 Типовая структура предприятия
- •Структура современного коммерческого предприятия
- •Интернет/интранет и структура предприятия
- •Пример организации сетевой деятельности в крупных компаниях
- •Офисная техника и информационные потоки в современном офисе
- •Лекция 8 Технологии перевода бумажных документов в электронные
- •Ввод формализованных документов
- •Виды систем ввода документов
- •Обязательные реквизиты
- •Специфика языка документов
- •Стиль организационно-распорядительной документации
- •1.2 Организационные документы.
Структура современного коммерческого предприятия
Теперь рассмотрим структуру современного крупного коммерческого предприятия, см. схему
Структура современного коммерческого предприятия
Как видно из рисунка, схема оперирует такими понятиями, как Front Office и Back Office, поэтому следует пояснить их значение. Самая простая аналогия, которая позволяет легко запомнить значение данных слов, - это сравнение с военными терминами "фронт" и "тыл". Front office (фронт) занимается вопросами продаж и решением других задач, где приходится непосредственно работать с клиентами. Back office (тыл) обеспечивает функционирование самой организации.
Иллюстрация понятий Back Office и Front office
К задачам Back office относится разработка продукта, его производство, взаимодействие с поставщиками и партнерами, то есть все те операции и сервисы, где нет встречи с клиентами и заказчиками.
Интернет/интранет и структура предприятия
Основу ИТ-инфраструктуры предприятия составляет его собственная (корпоративная) сеть. Многие современные предприятия используют Интернет-технологии как для внешних, так и для внутренних информационных связей. Построенные на базе этих технологий сети для корпоративного использования называются интранет (intranet) и экстранет (extranet) (рис. 3.4).
Пример организации сетевой деятельности в крупных компаниях
В сети Интернет, которая представляет собой пространство для общего пользования, выполняется поиск внешних материалов, осуществляется связь со средствами массовой информации (СМИ), инвесторами и конкурентами.
Интранет, или интрасеть, - это внутрикорпоративная сеть, которая использует стандарты и технологии Интернета, но доступна только для сотрудников компании. Сеть интранет может быть изолирована от внешних пользователей с помощью сетевого экрана (брандмауэра), защищающего ее от несанкционированного доступа1) через Интернет, или в принципе не имеет доступа извне. Обычно компании создают интрасети только для своих сотрудников. Основное предназначение интранет - совместное использование информации во всей компании.
Экстранет - корпоративная сеть, использующая протоколы и технологии Интернет и общедоступные телекоммуникационные сети для взаимодействия с заказчиками, дилерами и партнерами и для предоставления им необходимой информации.
Интернет, интранет и экстранет, несмотря на общность технологий, используются предприятиями для решения различных задач бизнеса. Интернет позволяет работать с общественной информацией. Интранет предоставляет информацию ограниченного пользования, обеспечивает удобные коммуникации и эффективное сотрудничество пользователей, служит распространению знаний внутри организации.
Интранет-системы обеспечивают организации единый способ обмена информацией и доступа к материалам, единое представление документов и единое пространство для хранения документов. Это позволяет создавать системы документооборота для компаний с региональными офисами и большим количеством персонала, расширять функциональность с минимальными трудозатратами. Работа с материалами Интернета ведется прежде всего отделом маркетинга (изучение материалов конкурентов, анализ данных СМИ и т.п.), содержание интрасети активно используется всеми сотрудниками (тогда как доступ к Интернету может быть не у всех). Зона экстранет - это среда, в которой прежде всего работают сотрудники отделов маркетинга и логистики2).