Лекция № 3

Составление и оформление организационно-распоряди-тельной деятельности

Организационные документы

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих задачи и функции организации, учреждения, предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

• учредительные документы (устав, положение);

• структура и штатная численность;

• штатное расписание;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• положения о структурных подразделениях;

• должностные инструкции работникам.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав- это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. В соответствии с уставом организации, предприятия, учреждения разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В нем указываются все структурные подразделения организации, вводимые должности и количество штатных единиц по каждой из должностей .

Должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется штатным расписанием, которое содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации, при этом в грифе утверждения указывается общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Организация работы учреждения, организации, предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале.

Если в структуру организации входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы, ответственность подразделения.

Правовое положение работников организаций регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений – специалистом, занимающим данную должность, согласовывается с юристом, утверждается руководителем организации и доводится до работника под расписку.

Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработку информационно-справочных документов организации: справок, отчетов, писем; подготовку текста документа; согласование документа; подписание приказа; доведения его до сведения исполнителей.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле). Дата приказа – это дата подписания приказа, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ. Проект приказа до подписания согласовывается (виза) с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, юристом. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам. Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, « О назначении…», « Об утверждении…», « О введении…»).