4.4. Приёмы работы с таблицами. Изменение структуры таблицы
4.4.1. К одному из приёмов работы с таблицами можно отнести автоматический ввод в поле значения по умолчанию
Каждый раз, когда вы вводите информацию в таблицу, вам приходится вводить значения полей полностью. Как вы могли заметить, в некоторых полях почти всегда вводится одно и то же значение. Для облегчения ввода данных можно установить свойство «Значение по умолчанию», в результате чего это значение будет появляться в данном поле при добавлении новой записи без каких-либо дополнительных действий. В случае необходимости вы можете изменить значение по умолчанию, введя требуемое значение или отредактировав значение по умолчанию.
Бывают такие случаи, когда в базу данных необходимо ввести очень большой объём информации
Если вас поджимает время или вы просто не очень внимательны, то можете пропустить какое-нибудь поле и не внести важную информацию. Когда такое случается, поле содержит значение NULL, которое означает, что в поле нет величины. Это не означает «ноль», просто в поле вообще отсутствует значение.
Однако можно сделать так, чтобы Access заставлял вас вводить информацию в указанные поля.
В окне конструктора таблиц выберите поле, которое не может содержать пустые значения.
Нажмите кнопкой мыши на строке «Обязательное поле» в области «Общие».
По умолчанию в ней установлено Нет. Для того чтобы наметить это значение, нажмите справа кнопку раскрывающегося списка и выберите в нём «Да».
Сохраните изменения, выбрав команду меню Файл→Сохранить.
Если вы уже ввели в это поле какие-то записи, на экране появится окно диалога, в котором нужно выбрать «Yes».
Теперь свойства вашей таблицы будут сохранены. Вы можете переключиться на режим таблицы и вводить информацию.
Рис. 4.5. Окно свойств поля
4.4.3. Как избежать опечаток и смысловых ошибок?
Access не всегда может защитить вас от ввода неверного значения. Но он содержит ряд средств, помогающих ему отлавливать действительно фатальные ошибки. Вы можете использовать свойство «Правило достоверности ввода», строка для ввода которого находится прямо над строкой «Условие на значение» в списке свойств полей «Общие». Работу этого свойства поясним на примере.
Предположим, вы хотите ограничить ввод в таблицу «Записная книжка» только людьми, чьи фамилии начинаются с букв от Д до О. В окне конструктора таблицы выберите свойство «Условие на значение», в нём нужно написать ваше условие. Для нашего примера условием будет являться ограничение > «Е». Далее, в строке свойства «Сообщение об ошибке» вводим то сообщение, которое будет появляться каждый раз, когда будет вводиться фамилия, не входящая в заданный вами интервал. Сохраните заданные вами параметры. Теперь, когда вы будете вводить фамилию, начинающуюся, например, на «А» или «Г», вы не сможете этого сделать – появится сообщение о попытке нарушения правила достоверности ввода.
Рис. 4.6. Окно ограничения ввода Рис. 4.7. Окно достоверности вода
Правила достоверности могут быть достаточно разнообразными и предназначены для различных целей. В поле с типом данных Дата/ Время вы можете ограничить вводимую дату определённым месяцем или годом. В поле типа Number вы можете указать Access не разрешать ввод значений, состоящих только из трёх букв.