4.6. Сортировка в режиме таблицы

Для того чтобы отсортировать данные в режиме таблицы вам необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить список или таблицу, которые требуется отсортировать.

2. Выбрать команду «Сортировка» в меню «Таблица».

3. Выбрать нужные параметры сортировки.

Также вы можете сортировать данные отдельного столбца таблицы.

Порядок действий, которые вы должны будете сделать:

1. Выделить столбец или ячейки, которые требуется отсортировать.

2. Выбрать команду «Сортировка» в меню «Таблица».

3. Выбрать нужные параметры сортировки.

4. Нажать кнопку «Параметры».

5. Установить флажок «Только столбцы».

Если, к примеру, столбец содержит имена и фамилии, сортировка может производиться как по именам, так и по фамилиям.

Чтобы выполнить сортировку столбца по нескольким словам или полю вы должны:

1. Выделить столбец, который требуется отсортировать.

2. Выбрать команду «Сортировка» в меню «Таблица».

3. Выбрать нужный параметр в области «Список».

4. Нажать кнопку «Параметры».

5. В области «Разделитель полей» выбрать знак, который должен разделять слова или поля, по которым будет производиться сортировка, а затем нажмите кнопку OK.

6. В поле «Сначала» выбрать столбец, по данным которого требуется выполнить сортировку, а затем выбрать в поле «По» слово или поле, по которым будет производиться сортировка.

7. В первом из полей «Затем» выбрать столбец, содержащий необходимые данные, а затем в поле «По» указать слово или поле, по которому будет производиться сортировка.

8. При необходимости задать дополнительный столбец сортировки, повторив шаг 7 во втором поле «Затем».

9. Нажать кнопку «OK».

4.7. Индексирование. Ключи

Первичный ключ – это информация, которая однозначно идентифицирует запись. Каждой записи в таблице ставится в соответствие идентификационный номер, это и делает Access, когда предлагает вам проставить первичный ключ. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счётчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.

Для установки первичного ключа вам необходимо всего лишь выбрать, какое из полей вы хотите сделать ключевым, и нажать на изображение маленького ключика на рабочем столе. В области маркировки поля, которое будет использоваться в качестве первичного ключа, появится маленькая пиктограмма с изображением ключа.

После того, как вы поставили первичные ключи, вы можете начать ввод данных.

Глава 5. Запросы в субд Access

Применение запросов является наиболее быстрым способом получения информации из базы данных. В конце концов, программа установления базой данных предназначена не только для хранения на диске тысяч записей, иначе это напоминало бы забивание гвоздей микроскопом. Конечно, получить информацию можно с помощью таблиц и отчетов, используя для отбора нужных записей фильтры.

1. Формирование запросов

Что такое – запрос?

Запросы используются тогда, когда вас начинают донимать мысли типа «Мне необходимо выяснить…» или когда вы задаетесь вопросами «Кто, Что, Когда, Где и Как?», «Кто должен мне деньги?», «Какой номер телефона у Боба?», «Когда я развелся четвертый раз?», «Где моя кассета со "Звездными войнами?"», «Сколько я еще должен уплатить налогов?». Запрос покажет вам только те поля и записи, которые вас интересуют. А еще с помощью запросов можно выполнить такие действия, как вычисления по значениям полей из нескольких таблиц или запросов.

Запросы дают вам набор данных, называемый выборкой. Выборка представляет собой результаты выполнения запроса, то есть поля из записей, удовлетворяющих поставленным вами условиям. Но в то же время это и таблица, поэтому каждое изменение информации в этом комплексе данных является на самом деле изменением таблицы.