Тема 11

ПРОЕКТУВАННЯ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ ПОТЕНЦІАЛОМ НА СУЧАСНИХ ПІДПРИЄМСТВАХ

Ефективність дослідження систем управління багато в чому визначається обраними й використаними методами дослідження. Вони являють собою способи, прийоми проведення досліджень. Їхнє грамотне застосування сприяє одержанню достовірних і повних результатів дослідження виниклих в організації проблем. Вибір методів дослідження, їх інтеграція визначається знаннями, досвідом і інтуїцією фахівців, які проводять дослідження.

Всю сукупність методів можна розбити на три великі групи:

- методи, засновані на виявленні та узагальненні думок досвідчених фахівців-експкртів, використанні їхнього досвіду та нетрадиційних підходів до аналізу діяльності організації (метод “Мозкової атаки”, “сценаріїв”, експертних оцінок, “Дельфі”, “дерева цілей”, “ділової гри”, морфологічні методи і т. ін.);

- методи формалізованого подання систем управління, засновані на використанні математичних, економіко-математичних методів і моделей дослідження систем керування (аналітичні – інтегральне та диференціальне вирахування, пошуку екстремумів функцій, варіаційне обчислення, математичного програмування; статистичні – методи теорії масового обслуговування, статистичних випробувань, висування й перевірки статистичних гіпотез, імітаційного моделювання; теоретико-множинні, логічні, лінгвістичні подання; графічні)

- комплексні методи (комбінаторика, ситуаційне моделювання, топологія, графосеміотика. Сформувалися як інтеграція експертних і формалізованих методів.

Сітьовий метод формалізованого подання систем управління зводиться до побудови сітьової моделі для рішення комплексного завдання управління. Основою сіткового планування є інформаційна динамічна сітьова модель, у якій весь комплекс розчленовується на окремі чіткі операції, розташовані в строгій технологічній послідовності їх виконання. При аналізі сітьової моделі виробляється кількісна, тимчасова й вартісна оцінка виконуваних робіт. Параметри задаються для кожної вхідної в сіть роботи їхнім виконавцем на основі нормативних даних або свого виробничого досвіду.

Широкого розповсюдження набули:

- сітьові моделі, побудовані по термінах подій;

- сітьові моделі, побудовані по термінах робіт і подій;

- сітьові моделі, побудовані по термінах робіт.

Найбільш повними є сітьові моделі, побудовані по термінах робіт і подій Вони фіксують склад управлінської діяльності, певні її стадії, взаємозв’язки між стадіями і їхні результати. У той же час така сіть не дозволяє досліджувати інформаційний зміст управління на рівні документів, оскільки кожна з робіт, зазначена в сіті, як правило, оформляється багатьма документами. Проте цей недолік багато в чому компенсується можливістю якісного аналізу управлінської діяльності, її моделюванням у тимчасовому масштабі вручну або з використанням ЕОМ.

Моделі сіткового планування й управління (СПУ) характеризуються наступним:

- системним підходом при створенні нових або модернізації уже сформованих систем управління. При такому підході розробка розглядається як єдиний безперервний процес взаємозалежних операцій, спрямованих на досягнення єдиної мети;

- можливістю алгоритмізувати розрахунок основних параметрів сіті (тривалість, трудомісткість, вартість);

- більшою у порівнянні з іншими моделями уніфікованістю та, як наслідок, значно меншими витратами на розробку й впровадження.

Особливо ефективне застосування сітьових методів при розробці складних систем, коли в розробці бере участь велика кількість виконавців.

Весь процес створення системи СПУ можна умовно розбити на три стадії:

- стадія обстеження (результати - у вигляді сіткових графіків);

- розрахунок і аналіз сіткових графіків графічним або табличним методами;

- стадія оперативного управління об’єктом по сітьовій моделі.

Використання сітьових моделей дозволяє:

- рівномірно розподілити роботу в часі, а також між підрозділами, виконавцями, більш чітко розмежувати обов’язки й відповідальність кожного;

- перейти надалі до розробки типових сітьових графіків виконання робіт на будь-якому рівні управління розглянутої системи до створення єдиної системи ситкового планування й управління (СПУ в цілому по галузі);

- використати ситкові графіки як математичні моделі процесу планування, прорахувати на комп’ютері всі можливі варіанти управління процесами розробки, виділити функції, права й обов’язки підрозділів і відповідальних виконавців.

Система управління потенціалом за своїми характеристиками може бути віднесена до різних класів систем (соціальні, складні, відкриті, самоорганізовані, саморозвиваючі, адаптовані, багаторівневі, стохастичні, ієрархічні, динамічні, багатоцільові і т. ін. Варто особливо виділити такі властивості систем управління потенціалом підприємства як унікальність, цілеспрямованість, здатність до самонавчання та адаптації. Серед системних елементів виділяють границі й зовнішні зв’язки, цілі й завдання, процеси управління, організаційну структуру управління і кадри. У таких системах протікають реальні процеси, існують матеріальні та інформаційні потоки, вхід і вихід. Предметом дослідження й моделювання виступають реальні системи і їхні концептуальні моделі.

Систему управління потенціалом підприємства можна розглядати в різних аспектах, кожний з яких має різну специфіку дослідження. Широко застосовуються підходи по виділенню структури управління

- за функціями;

- за етапами ухвалення рішення;

- за контурами управління;

- за підсистемами;

- за елементами і т. ін.

Принципи побудови та керуючі впливи самої керуючої системи визначаються її структурою, взаємодією із середовищем, якісними та кількісними параметрами системи.

Грамотний підбір кадрів є однією з основних умов процвітання будь-якої організації. Необхідно піддавати ретельному аналізу відповідність кандидата пропонованій посаді, сполучення особистих і ділових якостей, перспективність і т. ін. Вимоги до кандидата визначаються особливостями роботи, яку він повинен буде виконувати. Складається професійно-кваліфікаційна модель професії, в якій відбиваються:

загальна характеристика професії;

характеристика виконуваної роботи;

вимоги до організації робочого місця;

санітарно-гігієнічні умови роботи;

строк навчання даній професії;

психологічний аналіз діяльності;

робоче навантаження;

вимоги до працівника.

На практиці часто звертаються до єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт та професій робітників, що містить набір кваліфікаційних характеристик і вимог по конкретних професіях, або до тарифно-кваліфікаційних характеристик по посадах службовців, посадових інструкцій, опису конкретної посади у вигляді паспорта або характеристики посади за формою:

- посадові вимоги;

- посадові обов’язки;

- оцінка службової діяльності.

Основними методами аналізу кандидатів на посаду є:

- аналіз анкетних даних, представлених кандидатом на посаду;

- наведення довідок з колишнього місця роботи та інших джерел;

- професійні завдання-перевірки;

- співбесіда (інтерв’ю);

- тестування.

Найбільш ефективним методом вивчення потенційного працівника залишається співбесіда. Вона найповніше розкриває особливості кандидата, прогнозує його професійне поводження, надає можливість повністю розкрити себе, розповісти про професійні можливості, переконати у своїй перспективності та цінності.

Внутрішня структура системи управління тісно пов’язана із цілями, функціями, процесом управління, роботою менеджерів і розподілом між ними повноважень. У її рамках протікає весь управлінський процес (рух потоків інформації та прийняття управлінських рішень), у якому беруть участь менеджери всіх рівнів, категорій і професійної спеціалізації. Вона створюється з метою, щоб усі процеси, що протікають в управлінській системі, здійснювалися вчасно та якісно. Звідси й та велика увага, яку керівники організації приділяють принципам і методам побудови структури управління, вибору їх типів і видів, вивченню тенденцій зміни й оцінкам відповідності завданням організації.

Структура управління - це впорядкована сукупність стійких взаємозалежних елементів, що забезпечують функціонування й розвиток організації як єдиного цілого. Вона також визначається як форма поділу й кооперації управлінської діяльності, у рамках якої здійснюється процес управління за відповідними функціями, спрямованими на вирішення поставлених завдань і досягнення намічених цілей. Звідси структура управління представляється як система оптимального розподілу функціональних обов’язків, прав, відповідальності, порядку й форм взаємодії між органами управління та працюючими в них людьми.

Ключовими поняттями структури управління є:

елементи (підсистеми);

зв’язки;

рівні;

повноваження.

Між ними існують складні відносини взаємозалежності. Зміни в кожній з них викликають необхідність перегляду усіх інших.

Методичними матеріалами по розробці організаційних структур управління передбачено проведення дослідження потоків інформації. Метою такого дослідження є вивчення й формалізація інформаційних процесів. Дослідження проводяться по заздалегідь розробленій програмі, де вказується, що та у якій послідовності необхідно виконати.

Одночасно з вивченням потоків документації доцільно одержати максимум відомостей про функції, які здійснюються кожним підрозділом органу управління та для виконання яких призначені відомості документації.

Об’єктами дослідження є документовані й недокументовані повідомлення, що відбивають процеси виробничо-господарської діяльності й управлінських робіт, а також пов’язані з ними процеси формування показників і документів та маршрути їхнього руху.

При дослідженні процесу обробки даних у керуючій системі та її підрозділах розрізняють процеси розрахунку показників і процеси формування документів.

Розрахунок показників здійснюється на основі певних правил – процедур з вихідними даними, які проявляються у вигляді послідовності їх обробки. Формування документів здійснюється на основі правил підбору джерел вихідних показників, самих даних і послідовності запису у макет документа.

Далі уточнюється маршрут руху документів по підрозділах органа управління, з моменту їх формування до передачі на зберігання або виходу за межі керуючої системи.

Обстеження вхідних і вихідних документів застосовують такі методи:

- інвентаризації (збираються відомості про всі документи, дозволяє одержати найбільш вичерпані відомості про інформацію, досить трудомісткий);

- типових груп (для обстеження систематизованих масових і регулярно повторюваних документів, реєстрації підлягає не кожен документ, а певний тип однорідних документів);

- графічний (для опису потоків інформації невеликої розмірності на макрорівні, виявлення загальної структури й функцій системи управління, вдосконалення існуючих потоків інформації)

Інформаційна модель дозволяє символічно виразити технологію підготовки управлінських рішень, а також інформаційні взаємозв’язки між співробітниками конкретного підрозділу, підрозділами підприємства й зовнішнім середовищем, характеризує існуючі протоки документованої інформації, що відбивають процеси управлінської діяльності, послідовність управлінських робіт у системі управління.

Управлінське рішення – це концентроване вираження процесу управління на заключній стадії, вибір керівником альтернативи у рамках його посадових повноважень, спрямований на досягнення цілей організації.

Рішення повинні відповідати певним вимогам:

- обгрунтованість;

- чіткість формулювань;

- реальна здійснюваність;

- своєчасність;

- економічність (обумовлена розмірами витрат);

- ефективність (ступінь досягнення поставлених цілей порівняно з витратами ресурсів).

Рішення повинні прийматися там, де виникає проблемна ситуація. Для цього менеджерів відповідного рівня необхідно наділити повноваженнями й покласти на них відповідальність за стан справ на керованому об’єкті.

Важливим для позитивного впливу управлінського рішення на роботу організації є його погодженість із раніше ухваленими рішеннями (як по горизонталі, так і по вертикалі управління), якщо тільки нове рішення не направлене на кардинальну зміну всієї політики розвитку.

Рішення, які приймаються в організації, найрізноманітніші за:

- змістом;

- термінами дії та розробки;

- спрямованістю й масштабом;

- впливом;

- строком прийняття;

- інформаційною забезпеченістю і т. д.

Управлінські рішення вимагають різного підходу до організації процесу управління, методів прийняття рішень, неоднакових витрат часу та ресурсів. Відомо, що кількість оперативних рішень значно перевищує кількість тактичних та стратегічних. Однак за трудомісткістю першість належить стратегічним рішенням. Має свої особливості і розподіл витрат часу на прийняття оперативних, тактичних і стратегічних рішень в організаціях малого, середнього й великого бізнесу. У малих підприємств основна доля витрат часу приходиться на оперативні рішення, але в міру зростання підприємств істотно збільшується час, що затрачається на вироблення стратегії розвитку.

Якщо проблема нескладна, а ситуаційні фактори ясні й керовані, процес прийняття рішень може бути досить простий і швидкий. У цьому випадку після з’ясування проблемної ситуації приймається рішення, яке здійснює на неї прямий вплив і приводить систему (керований об’єкт) у стан, що відповідає заданому.

Найпростіша “ідеальна” схема прийняття рішень припускає, що процес являє собою прямоточний рух від одного етапу до іншого. Після виявлення проблеми й установлення умов і факторів, які привели до її виникнення, розробляються рішення, з яких вибирається краще.

Кількість розроблених і розглянутих варіантів залежить від багатьох факторів:

- наявного часу;

- ресурсів;

- інформації.

Головне обмеження – це час, протягом якого повинне бути ухвалене рішення. Тому паралельно з розробкою варіантів здійснюється їх оцінка, а остаточне рішення приймається шляхом вибору кращого з тих, які були підготовлені й розглянуті у запланований період часу.

Обов’язковими елементами процесу прийняття управлінських рішень є наступні:

- поетапний план;

- методи рішення;

- інформаційне забезпечення. Робота зі збору, обробки й оцінки інформації проводиться на всіх етапах процесу прийняття рішень, але має свої особливості, що відбивають специфіку виконуваних дій і розв’язуваних завдань, а також стилю роботи особи, що приймає рішення. Максималісти збирають і аналізують максимум можливої та корисної інформації. Це виправдовує себе у випадку, коли вирішується дуже складна проблема й немає дефіциту часу, відпущеного для її вирішення. Поряд з цим є суб’єкти рішення, які нерідко обмежуються лише такою інформацією, якої досить, щоб вибрати один-два задовільних варіанта рішень, після чого пошук і аналіз нової інформації припиняється. Це дає непогані результати при вирішенні порівняно нескладної проблеми, але в умовах твердого ліміту часу.

- оцінка дій на різних етапах прийняття рішень. На етапі постановки завдання – це оцінка границь, масштабів і рівня поширення проблеми й проблемної ситуації. На етапі розробки рішення – оцінка різних варіантів, пропонованих фахівцями. На етапі ухвалення рішення – оцінка очікуваних наслідків його реалізації. Для цього використовуються певні критерії. На першому етапі як критерій розпізнавання проблеми найчастіше використовується цільова настанова, по відхиленню від якої судять про виникнення проблеми. Отже керівники усіх рівнів повинні мати чітко сформульовані цілі й завдання своєї діяльності, що сприяє застосуванню системи управління за цілями (або за результатами). У іншому випадку існування проблеми визначається чисто інтуїтивно або в міру надходження сигналів, що суттєво ускладнює наступний процес прийняття рішень. На другому етапі збирається й обробляється інформація, необхідна для вироблення курсу дій. Вирішення складних проблем не обмежується тільки тією інформацією, що надається діючою системою звітності. Потрібен час і ресурси для інформаційного забезпечення проблеми, що вирішується. На третьому етапі застосовуються різні критерії, що дозволяють із безлічі проектних пропозицій вибрати допустимі, а з них – найбільш корисні або кращі для вирішення цілей організації. Від ступеня обгрунтованості їх вибору залежить якість управлінського рішення, що в свою чергу впливає на конкурентоздатність організації, швидкість її адаптації до змін господарської ситуації, а в остаточному підсумку – на ефективність і прибутковість.

Одним з найбільш важливих завдань при формуванні структури управління є завдання проектування (оптимального розподілу) управлінських рішень по рівнях системи управління. Це продиктовано рядом обставин:

- в умовах концентрації виробництва функції керівника усе більше зводяться до безпосередньої організації прийняття рішень, що розглядається не тільки як акт, що завершує будь-яку стадію управлінського впливу, але і як процес, що вимагає вивчення ситуації в керованій системі й розробку мір її цілеспрямованої зміни. У цьому випадку прийняття рішень виступає уже як процес праці, що має потребу в організації та чіткій систематизації розподілу рішень у межах кожного рівня;

- рішення – це основна форма управлінської діяльності, у якій відображається зміст праці керівника. Отже, якість ухваленого рішення в значній мірі впливає на ефективність і економію праці в управлінні;

• кожний підрозділ повинен виконувати свої певні функції, а керівники цих підрозділів – гнучко й оперативно вирішувати питання, які входять у їхню компетенцію для того, щоб не завантажувати верхні рівні керівництва різного роду дрібними справами, що відволікають їх від вирішення стратегічних завдань.