Прием и регистрация документов

Поступающие в налоговый орган документы принимаются и обрабатываются (регистрируются) централизованно структурным подразделением, осуществляющим документационное обеспечение управления (за исключением случаев территориальной разобщенности структурных подразделений, осуществляющих работу с документами), отдельно от других видов делопроизводства.

Прием непосредственно представляемых физическими лицами в налоговые органы документов (за исключением документов, представляемых при личном приеме граждан руководством налогового органа) осуществляется работниками, назначенными приказом руководителя налогового органа (его заместителя).

Обработка входящих документов осуществляется в день их поступления.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления в налоговый орган документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах.

Регистрация документов должна обеспечивать поиск записи о регистрируемых документах как по дате поступления, так и по алфавитному указателю (в алфавитном порядке фамилии) либо по иным критериям.

Все поступившие документы подлежат регистрации в день их поступления.

Поступившие документы (включая документы, представленные при личном приеме граждан руководством налогового органа) регистрируются в журнале регистрации входящих документов либо на машинных носителях (при автоматизированной регистрации с помощью средств вычислительной техники).

На поступивших документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует проставлять на конвертах (пакетах).

Регистрационный индекс и дата регистрации документа указываются в регистрационном штампе. Регистрационный индекс представляет собой порядковый номер поступившего документа.

Регистрации подлежат также документы, направляемые вышестоящим налоговым органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения. Регистрация осуществляется в едином журнале регистрации исходящих документов либо на машинных носителях (при автоматизированной регистрации с помощью средств вычислительной техники) без выделения в отдельное делопроизводство. Исходящему инициативному документу присваивается регистрационный индекс и проставляется дата регистрации.

Работа с документами. Контроль исполнения

После регистрации поступившие документы, в день их поступления передаются на рассмотрение руководству налогового органа.

Поручения руководителей о дальнейшем исполнении и (или) использовании документов оформляются в форме резолюций. Резолюция должна быть датирована.

В соответствии с резолюцией руководства налогового органа или его соответствующего структурного подразделения документы передаются уполномоченному работнику для исполнения и (или) использования в работе.

Сведения о выданных и (или) перечисленных денежных средствах, поступивших физическим лицам переводом из-за границы, представляемые банками и операторами почтовой связи, собственниках имущества, об установлении опеки, попечительства или управления имуществом, о совершении нотариальных действий, представляемые в отношении физических лиц государственными органами, иными организациями, частными нотариусами в соответствии с законодательством, пересылаются в налоговый орган по месту жительства таких лиц в течение 30 дней со дня поступления сведений в налоговый орган. К сведениям прилагается реестр, в котором указываются фамилии, имена, отчества физических лиц, в отношении которых направляются сведения, количество листов документов. Вторые экземпляры реестров и почтовые уведомления о получении адресатом отправления с указанием наименования документов, количества листов, регистрационного индекса (входящего), даты регистрации формируются в дела налоговым органом, отправившим сведения.

Целью контроля исполнения является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, вытекающих из содержания зафиксированной в документах информации.

Контроль осуществляется руководителем структурного подразделения налогового органа, в котором документ находится на исполнении, и структурным подразделением, осуществляющим документационное обеспечение управления.

Необходимость постановки документа на контроль, исполнители, а при необходимости – сроки исполнения, должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководства.