5.Организация документооборота

Документооборот – это движение документа от момента его заполнения до сдачи в архив. Основная задача документооборота – ускорить движение документов. Для этого главный бухгалтер составляет график документооборота и утверждает его руководителем организации.

На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами. В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Приказом руководителя предприятия устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер издает распоряжение по бухгалтерии, где бухгалтеров обязывает принимать только правильно оформленные документы.

Далее устанавливается перечень документов, применяемых на предприятии. Затем устанавливается перечень работников, которые имеют право подписывать данные документы, несут ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию. Устанавливается порядок движения каждого документа между отделами и крайний срок представления документов в бухгалтерию. Разрабатывается график движения документов внутри бухгалтерии, который позволит своевременно составить бухгалтерскую и налоговую отчетность.

После проведенных процедур разрабатывается график документооборота. В графике документооборота указывается номер по порядку номер формы и наименование документа, назначение документа. Затем в разрезе этапов движения документов указывается следующая информация (рисунок 1):

График фактического документооборота по ООО «Рассвет»

┌───┬───────────────────┬───────┬────────┬──────────┬───────────┬──────────┐

│ N │N формы первичного │Наиме- │Назначе-│ Создание │Выполняемые│Ответст- │

│п/п│ документа │нование│ние до- │документа │ работы в │венный за │

│ ├──────┬────────────┤доку- │кумента ├────┬─────┤ момент │оформление│

│ │факти-│необходимо │мента │ │кол-│когда│составления│и испол- │

│ │чески │применять с │ │ │во │сос- │ документа │нение. │

│ │приме-│01.11.1997 │ │ │экз.│тав- │ │Срок │

│ │няемой│или утвер- │ │ │ │ляет-│ │исполнения│

│ │ │дить в учет-│ │ │ │ся │ │ │

│ │ │ной политике│ │ │ │ │ │ │

│ │ │(УП) │ │ │ │ │ │ │

├───┼──────┼────────────┼───────┼────────┼────┼─────┼───────────┼──────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │

├───┴──────┴────────────┴───────┴────────┴────┴─────┴───────────┴──────────┤

│ Цех растениеводства (Извлечение) │

├───┬───────┬───────────┬───────┬────────┬────┬─────┬───────────┬──────────┤

│2. │ 87 │ М-15 │Наклад-│Оформле-│ 2 │В │Выписывает-│Бухгалтер │

│ │ │ │ная на │ние от- │ │день │ся бухгал- │ │

│ │ │ │внут- │пуска │ │про- │тером │в день │

│ │ │ │реннее │продук- │ │дажи │, подпи- │продажи │

│ │ │ │переме-│ции рас-│ │ │сывает ру- │ │

│ │ │ │щение │тение- │ │ │ководитель │ │

│ │ │ │мате- │водства │ │ │и главный │ │

│ │ │ │риалов │сторон- │ │ │бухгалтер │ │

│ │ │ │ │ним ор- │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ганиза- │ │ │ │ │

│ │ │ │ │циям │ │ │ │ │

└───┴───────┴───────────┴───────┴────────┴────┴─────┴───────────┴──────────┘

│ N │Наимено-│ Проверка │ Обработка │Среднее│Способ │Передача │При- │

│п/п│вание │ документа │ │кол-во │заполне-│документа │меча-│

│ │докумен-├────────┬─────────┼────────┬─────────┤обраба-│ния до- │в архив. │ния │

│ │та │1) отве-│кто пред-│кто ис- │какие │тывае- │кумента │Кто испол-│ │

│ │ │тствен- │ставляет,│полняет,│регистры │мых до-│(Р - │няет, срок│ │

│ │ │ный за │порядок │срок ис-│(N формы)│кумен- │ручной, │передачи │ │

│ │ │проверку│представ-│полнения│запол- │тов в │А - на │ │ │

│ │ │2) кто │ления, │ │няются на│месяц │компью- │ │ │

│ │ │подписы-│срок │ │основании│ │тере) │ │ │

│ │ │вает │представ-│ │документа│ │ │ │ │

│ │ │ │ления │ │ │ │ │ │ │

├───┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┼───────┼────────┼──────────┼─────┤

│ 1 │ 4 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │ 16 │ 17 │

├───┴────────┴────────┴─────────┴────────┴─────────┴───────┴────────┴──────────┴─────┤

│ Цех растениеводства (Извлечение) │

├───┬───────┬─────────┬─────────┬────────┬─────────┬───────┬────────┬──────────┬─────┤

│2. │Наклад-│1) Брига-│Бригадир │Бухгал- │Отчет о │ 4 │ Р │Бухгалтер,│ │

│ │ная на │дир учас-│участка, │тер фер-│движении │ │ │ведущий │ │

│ │внут- │тка цеха │3 числа │мы КРС, │продуктов│ │ │учет по │ │

│ │реннее │растение-│месяца, │до 3 │и мате- │ │ │цеху рас- │ │

│ │переме-│водства │следующе-│числа │риалов │ │ │тениевод- │ │

│ │щение │2) Руко- │го за от-│месяца, │(продук- │ │ │ства еже- │ │

│ │мате- │водитель,│четным, │следую- │ции рас- │ │ │кварталь- │ │

│ │риалов │гл. бух- │вместе с │щего за │тениевод-│ │ │но в архив│ │

│ │ │галтер, │отчетом │отчетным│ства) и │ │ │бухгалте- │ │

│ │ │бригадир │ │ │бухгал- │ │ │рии │ │

│ │ │участка и│ │ │терская │ │ │ │ │

│ │ │получа- │ │ │справка │ │ │ │ │

│ │ │тель про-│ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │дукции │ │ │ │ │ │ │ │

└───┴───────┴─────────┴─────────┴────────┴─────────┴───────┴────────┴──────────┴─────┘

Рисунок 1 – График документооборота

1)на этапе создания документа – количество экземпляров, когда составляется, выполняемые работы в момент составления, ответственный за оформление и исполнение, срок исполнения;

2)на этапе проверки документа – ответственный за проверку, кто подписывает, кто представляет, порядок представления, срок представления;

3)на этапе обработки документа – кто исполняет, срок исполнения, какие регистры заполняются на основании документа, среднее количество обрабатываемых документов в месяц, способ заполнения документа;

4)на этапе передачи в архив – кто исполняет, срок передачи.

После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение графика.