Раздел 20. Особенности оформления документов за рубежом

Лекция 17

1. Нормативно-методическое регулирование составления и оформления документов за рубежом

Различия в оформлении документов у нас и за рубежом являются существенными. Они касаются практически всех сторон оформления делового письма: правил разработки бланка, состава реквизитов письма, оформления реквизитов и их расположения на бланке.

Особенности оформления документов рассмотрим на примере оформления писем в англоговорящих странах (Великобритания, США и др.).

В результате усилий международных организаций многие элементы письменного делового общения к настоящему времени унифицированы и стандартизированы.

Требования к бланкам документов, используемых в управлении, торговле и промышленности, установлены международным стандартом ИСО 8439-90 "Разработка бланков. Основные положения".

Форматы бумаги для изготовления бланков выбираются в соответствии с международными стандартами: ИСО 216-1975. "Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские формы рядов А и В"; ИСО 3535-1977 "Формуляр-образец и конструкционная сетка".

Торговая документация готовится в соответствии с ИСО 6422-1985 Типовые бланки для торговой документации".

Размеры бланков выбираются в соответствии с ИСО 353-1975 "Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров".

При подготовке письменной корреспонденции межстрочный интервал и шаг письма устанавливаются согласно ИСО 4882-1979 "Оргтехника и машины для обработки информации. Отбивка и разрядка текста".

Требования к почтовым конвертам установлены стандартом ИСО 269-1985 "Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры".

Максимальные размеры почтового адреса и его размещение на бланке установлены ИСО 11180-1993 "Адресация почтовая".

Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страны назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. Количество строк в почтовом адресе должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке – 30.

Допускается рукописное написание адреса на конверте. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то адрес указывается один раз - в письме. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя можно было прочесть через окно конверта.

Слова, указывающие способ отправки, печатаются прописными бук­вами над адресом: REGISTERED - ЗАКАЗНОЕ; AIR MAIL -АВИА; EXPRESS DELIVERY (MAIL) - CO СРОЧНОЙ ДОСТАВКОЙ; POSTE RESTANTE -ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ.

Если письмо посылается лично адресату, то на конверте после фамилии адресата необходимо поставить гриф "ЛИЧНО": "PRIVATE", "PERSONAL" - "CONFIDENTIONAL".

При отправке небольших брошюр, буклетов на конверте пишут "ПЕ­ЧАТНАЯ ПРОДУКЦИЯ" - "BY BOOK POST" или "PRINTED MATTER".

2. Требования к бланкам письма

Деловое письмо оформляется на бланке. Бланк письма содержит наименование организации, товарный знак или знак обслуживания, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса и телефакса. Под названием организации может быть указан род ее деятельности.

Если после названия фирмы нет указанных отметок, то это часто означает, что речь идет о единственном человеке, ведущем дело от своего лица и за свой счет.

В соответствии с ИСО 8439-1990 на бланке выделяется область текста и поля. Текстовая область (image area) занимает определенное пространство на бланке для размещения сведений, которые могут воспроизводиться, храниться или передаваться. Поле (margin) бланка представляет собой пространство между краем бланка и текстовой областью.

Текстовая область обычно разбивается на поля (зоны), среди которых наиболее часто встречаются:

поле сведений об отправителе документа (Issuer field);

поле ссылок (Reference field);

поле адреса (Address field).

Сведения об отправителе документа включают его наименование, товарный знак или знак обслуживания и др. реквизиты, являющиеся реквизитами бланка, а также, при необходимости, указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и других сведений.

Поле адреса предназначено для указания одного или двух адресатов.

Международными стандартами определены общие правила разработки бланков, размеры текстовой области и полей, а также состав и расположение основных реквизитов, размещаемых в верхней части бланка (сведений об отправителе документа, ссылок, адреса), однако практика зачастую отступает от порядка, установленного в стандартах.

3.Требования к оформлению реквизитов письма.

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1 Сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и др.;

2 Ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line);

З Дата (Date);

4 "Внутренний адрес" (Address), включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес;

5 Указание на конкретное лицо, "К сведению" (Attention Line);

6 Вступительное обращение (Salution).

7 Заголовок (Subject Line).

8 Основной текст письма (Body of the Letter).

9 Заключительная формула вежливости (Complimentary Close).

10 Подпись (Signature).

11 Указание на приложение (Enclosure).

12 Указание на рассылку копий данного письма (СС Notation).

Следует иметь в виду, что многие зарубежные фирмы, особенно торговые, помещают в бланк сведения о лицах, осуществляющих руководство фирмой (президента, председателя, исполнительного директора, финансового директора, директора-распорядителя, коммерческого ди­ректора и др.), как в приведенном примере. Эти сведения включают наименование должности руководителя, его инициалы и фамилию.

Очень важный реквизит письма - адресат. Адрес в письме печатается в той же последовательности, что и адрес на конверте.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывают назва­ние организации, затем ее почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже - название фирмы, затем почтовый адрес.

Должность адресата необходимо указывать для того, чтобы письмо не было воспринято как личное и в случае отсутствия адресата конверт мог вскрыть другой ответственный сотрудник организации.

В зарубежной практике поисковыми признаками письма являются так называемые "ссылки" ("ваша ссылка", "наша ссылка") - цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др.

Если в письме присутствуют обе ссылки, то сначала дается ссылка на поступивший документ, а затем указание о том, как надо ссылаться на данное письмо.

В иностранной корреспонденции дата письма проставляется обычно в его верхней правой части. Дата указывается в последовательности - год, месяц, день. В Великобритании принято сначала указывать день, а затем месяц и год. В США последовательность при написании даты иная: месяц, день, год. В силу различия английской и американской традиций при цифровом написании даты могут возникать ошибки в понимании текста письма. Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое написание.

Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, если автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка - указание на конкретное лицо - помещается отдельной строкой под адресом и обычно подчеркивается:

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо:

Текст делового письма начинается с обращения к адресату, для этого в разных ситуациях используются различные устойчивые языковые формулы:

Уважаемые господа - к организации в целом: Dear Sirs..., Gentlemen... (в США);

Уважаемый господин - к мужчине, если неизвестно его имя: Dear Sir...; Уважаемая госпожа - к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam...;

Уважаемый г-н Смит - к мужчине: Dear Mr Smith...; Уважаемая г-жа Смит - к замужней женщине: Dear Mrs Smith...; Уважаемая г-жа Смит - к незамужней женщине: Dear Miss Smith...; Уважаемая г-жа Смит - к женщине, если неизвестно ее семейное положение: Dear Ms Smith...;

Имя или инициалы адресата обычно опускаются.

Заголовок к тексту не является обязательным элементом письма. Если заголовок присутствует, он обычно помещается перед основным текстом после личного обращения к адресату и обычно подчеркивается, чтобы привлечь внимание адресата.

В качестве заключительной фразы (заключительной формулы веж­ливости) в письмах к организациям используются: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".

В письмах иностранных корреспондентов подпись обычно ставится под заключительной формулой вежливости. Расшифровка фамилии лица, подписавшего документ, дается под личной подписью, а еще ниже указывается должность:

Если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства,

перед подписью может стоять отметка "P.p." - "за", "от имени" или "Per pro" - "по доверенности".

Если письмо имеет приложения, то отметка о их наличии обычно располагается в нижнем левом углу, под подписью.

Для указания на копии письма, направленные другим корреспондентам, обычно используется специальная отметка, которая проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение "с.с." и название фирмы, которой выслана копия.

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку "без копий".

За рубежом в практике деловой переписки допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма.

Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от латинского Post scriptum - "после написанного"). В конце приписки еще раз оформляется подпись.

При ведении деловой переписки во многих зарубежных организациях для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова "Лист для продолжения письма N ...".

Знание основных норм и традиций ведения деловой переписки, принятых за рубежом во многом облегчает работу с деловыми письмами иностранных партнеров.