Раздел 12. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-информационных документов

Лекция 3

Служебное письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством деловой коммуникации.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предположения, замечания, просьбы, требования и т. д.

Служебные письма составляют до 80% всей образующейся в учреждении документации. Поэтому письмо должно составляться обоснованно, только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устной связи (телефонный или личный разговор).

Письмо составляется на стандартных бланках формата А4 и А5 в зависимости от текста письма. Обязательные реквизиты: наименование организации автора, справочные данные организации автора письма, дата и номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений.

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» заполняется при составлении письма-ответа. В этом случае необходимо указывать номер и дату инициативного письма, чтобы в организации, являющейся автором инициативного письма, по номеру и дате могли найти его копию и сверить содержание ответа с запросом.

Заголовок к тексту составляется для писем, оформленных на бланке формата А4 и отвечает на вопрос «о чем?». К тексту писем, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Текст письма должен быть личным, последовательным, убедительным и посвященным только одному лицу. Поэтому, если с адресатом надо решить несколько вопросов, то по каждому составляется отдельное письмо. Несколько вопросов изъясняются в одном письме только в том случае, если они взаимосвязаны.

Текст письма по структуре может состоять из одной части – простое письмо, а также и из двух (вводная и заключительная) – сложное письмо. В первой части излагаются причины м мотивы, побудившие составить письмо, делаются ссылки на решения вышестоящих органов, явившихся основанием для составления письма. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предложения, замечания, то есть суть вопроса, ради которого письмо составляется.

Учитывая рост объема информации, с которой приходиться знакомиться работникам управленческого аппарата, и в целях ее активного восприятия адресатом рекомендуется начинать текст письма с существа вопроса, помещая доказательства и выводы во вторую часть. Письма по несложным и предварительно оговоренным вопросам могут состоять из одной основной части без пояснений.

Главная цель письма – побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью, краткостью текста. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные точны. Тон письма должен быть нейтральным.

ГОСТом Р 6.30-2003 допускаются следующие формы изложения текста:

• от первого лица множественного числа («направляем на рассмотрение…», «просим выделить…» и т. д.)

• от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «прошу выделить…»)

• от третьего числа единственного числа («министерство не возражает…», «КГЭИ считает возможным …»).

Наиболее часто используется первый вариант, так как организация, как правило, выступает как коллективный субъект.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений. Достигается это вводными словами и конструкциями: «по-видимому..», «как известно…», «если возможно…». Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты: «внимательно рассмотрев Ваши предложения…», «тщательно изучив Ваши замечания…». При обосновании действий используется ограниченный набор вступительных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена…», «В порядке исключения…», «В связи…», «В соответствии…». Причины принятия решения также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь».

Текст письма не следует начинать с указания наименования учреждения – автора документа, так как письмо оформляется на бланке для письма, в составе которого уже есть наименование организации-автора.

Как правило, объем письма не должен превышать 2-х страниц. В исключительных случаях допускается объем писем до 5 страниц, но не более. Если письмо адресуется более чем в 4 адреса, то исполнитель составляет список рассылки.

Письма, отправляемые из учреждения (исходящие) делятся на инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель ссылается на дату и номер инициативного письма. Письмо составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр является подлинником, который оформляется на бланке письма и подписывается. Второй экземпляр – это копия письма, которая оформляется на стандартном листе бумаги идентично подлиннику, за исключением реквизитов бланка письма. Эти реквизиты на копии не воспроизводятся. На копии письма проставляется регистрационный номер письма и дата, делается отметка о заверении копии. Копия письма хранится в организации.

Письмо визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего письмо и (или) заместителем руководителя курирующего данные вопросы. Визируются второй экземпляр письма, который остается в организации.

Письма подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями структурных подразделений, если им предоставлено это право. Отметка об исполнителе проставляется в правой нижней части листа под подписью руководителя. Дата письма – это дата его подписания.

По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей. Независимо от содержания письма делятся на инициативные и ответные. Инициативные письма – это письма требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу, предложение, запрос к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана, и остается изложить суть решения вопроса, поставленного в инициативном письме. Ответ всегда должен быть изложен четко, конкретно и в корректной форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. При подготовке ответных писем не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если по каким-либо причинам ответ не может быть дан в установленный срок (максимальный срок исполнения писем – 1 месяц), то об этом надо сообщить адресату, объяснив уважительные причины, вызвавшие задержку, и срок окончательного ответа.

При оформлении ответных писем особое внимание следует обращать на реквизит «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель организации, ответ также адресуется на его имя. Аналогично и с другими должностными лицами, подписавшими письмо. Подпись на ответном письме должна также соответствовать рангу должностного лица, подписавшего входящее письмо.

Письмо-приглашение направляется адресату с целью пригласить его принять участие в каком-либо мероприятии. Оно может адресоваться как конкретному лицу, так и учреждению. Эти письма обычно начинаются словами «Приглашаем Вас…» или «Приглашаем Вас принять участие…». В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки и условия участия.

Письмо-извещение составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами «Извещаем…», «Сообщаем…», а затем излагается какие-либо факты.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, переводы, бандероли товаров, ценности и т.п.) о том, что раннее составленный документ (договор) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма глаголом «Подтверждаем…».

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечения срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем начинается глаголом «Напоминаем…».

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обстоятельств. Таким письмом адресату обычно гарантируется оплата или предоставление каких-либо гарантий (рабочее место, возможности проведения исследований). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте, мероприятии. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организации, выпускающих продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг и товаров. Цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.