Особенности оформления протокола

Все виды протоколов оформляются на общем бланке организации с указанием наименования вида документа или на специальном бланке протокола. Кроме этого, обязательными реквизитами протокола является дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, собственно текст и подписи.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают в текстовой части повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения. Полные тексты выступлений не приводятся. Такие протоколы не дают полного представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому предпочтительней полные протоколы, содержащие выступления всех участников, дающие возможность судить не только о характере самого собрания, но и о деятельности организации в целом. Краткие протоколы могут вестись на оперативных производственных совещаниях, а также в тех случаях, когда заседания стенографируются или записываются с помощью звукозаписывающей аппаратуры, подписанные стенограммы председателем и секретарём - прилагаются к протоколу.

При составлении протокола необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов.

Реквизиты протокола

Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают дату начала и дату окончания заседания.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протокола ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола. До и после него отступают по три интервала. Заголовок отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и ставится в родительном падеже, то есть грамматически согласуется с названием вида документа, словом «протокол».

Текст протокола состоит из двух частей: основной и вводной.

Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня.

Присутствующие – это постоянные участники заседания. Фамилия, инициалы присутствующих оформляются в алфавитном порядке с указанием должности. Если присутствующих более 15 человек, их состав указывается количественно, список присутствующих прилагается к протоколу, а рядом с указанием их количества в тексте документа делается отметка «список прилагается».

Приглашенные – это лица, не входящие в постоянный состав заседающих, приглашенные на заседание по какому-либо вопросу, с какой-либо определенной целью. Должности, фамилии, инициалы приглашенных перечисляются по старшинству или в алфавитном порядке, висячей строкой через один интервал. Если приглашенные из других организаций, то в состав должности входит наименование организации.

Повестка дня заканчивает вводную часть и содержит перечисление вопросов, фиксирующих последовательность обсуждения. Если вопросов несколько, то они нумеруются арабской цифрой, располагаются в порядке значимости, грамматически они отвечают на вопрос «о чем?». Наряду с вопросом указывается вид выступления и фамилия докладчика с должностью. Вопросы повестки оформляют красной строкой через полуторный интервал, отделяя каждый вопрос от предыдущего полуторным интервалом. В ряде случаев повестка дня может прилагаться к протоколу, при протоколировании заседаний коллегий министерств, на нее делается отсылочная запись «повестка дня прилагается».

Основная часть текста протокола отделяется от вводной части тремя интервалами, печатается общим текстом через полуторный интервал и по каждому вопросу повестке дня строится по схеме:

СЛУШАЛИ: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ВЫСТУПИЛИ:. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): . . . . . .

Эти слова пишутся прописными буква, каждое слово с новой строки от левого поля, после них ставится двоеточие: зрительно текст разбивает на разделы. Если в повестке дня несколько вопросов, то перед словом «слушали» ставится арабская цифра, обозначающая порядковый номер вопроса. В разделе «слушали» в кратких протоколах указывается фамилия выступавшего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его выступления или отчета. Содержание выступлений излагается от 3-го лица ед.числа. Если текст доклада предоставлен докладчиком в письменном виде, то он не записывается в протокол, а через тире после фамилии докладчика указывается «текст доклада прилагается». В разделе «выступили» в кратких протоколах указывается только фамилии лиц выступивших в обсуждениях, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от 3-го лица ед.числа. Вопросы записываются в порядке поступления, ответы следуют за вопросами. Каждый вопрос печатается с красной строки. Завершающая его часть по каждому вопросу повестки дня- запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Она фиксируется в разделе «постановили (решили)». Принятое решение должно формулироваться кратко, точно, лаконично и однозначно. Решение подразделяется на пункты. Они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется арабскими цифрами: первая цифра - № вопроса, вторая – порядковый № принятого решения. Текст пунктов формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнить, срок исполнения. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц, либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы. В особо важных случаях, например, при выборах должностных лиц, в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно. Указываются кол-во проголосовавших «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвующих в голосовании. Участник совещания или заседания может представить мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе.

Юридическую силу протокол приобретает при наличии 2-х подписей: председателя и секретаря. Подписи отделяют от текста 3-я инт. и оформляют одну под другой через 2 инт. В особо важных случаях протокол должен визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле док-та, на уровне записи выступления. 1-ый экз. протокола подписывается, подшивается в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.