2.2 Обоснование выбора бизнес-процесса

Обоснованием выбора бизнес-процесса является то, что осуществление учета компьютерного и сетевого оборудования считается необходимым для всех хозяйствующих субъектов. А автоматизировав этот учет, мы ускорим время работы, уменьшим «бумажную рутину» и облегчим работу сотрудников ИТ-отдела.

Имеющиеся на рынке информационные системы, осуществляющие эту функцию, не всегда отвечают ценовыми и техническими характеристиками, а также не всегда соответствуют особенностям деятельности предприятия. А при наличии в штате фирмы квалифицированных специалистов, проектирование и внедрение системы, отвечающей всем требованиям к осуществлению учета за реализацией готовой продукции на данном предприятии, не составит труда и избавит от лишних расходов.

Рисунок 3. Мнемосхема бизнес-процесса учета компьютерного и сетевого оборудования «как есть»

2.3 Детальное обследование бизнес-процесса

1. Название бизнес-процесса: учет компьютерного и сетевого оборудования.

2. Условия начала и завершения выполнения бизнес-процесса: началом данного процесса является поступление оборудования, а завершением – его списание.

3. Перечень функций бизнес-процесса:

• Прием нового компьютерного и сетевого оборудования;

• Документирование поступившего оборудования;

• Формирование запаса;

• Документирование ремонта оборудования;

• Списание негодного для работы оборудования.

4. Сведения о функциях:

• Документы, отчеты, запросы, справки и т.п., необходимые для выполнения функции. Их источники

- Разрешение начальника отдала ИТ;

- Акт о получении оборудовании (указывается описание количество поступившего оборудования);

- Акт о проведении ремонтных работ оборудования;

- Акт о списании оборудования;

• Сотрудники организации, а также клиенты, поставщики и иные внешние организации, участвующие в выполнении функции.

На предприятии ведением учета принятия и списания компьютерного оборудования занимается системный администратор, а ведением учета принятия и списания сетевого обеспечения занимается специалист по сетевому обеспечению. Системный администратор и специалист по сетевому обеспечению ведут учет под руководством начальника отдела ИТ.

5. Степень важности процесса в рамках работы подразделения (очень важный, средней важности, практически неважный)

Степень важности процесса средний, потому что если учет оборудования выйдет из строя, то за время восстановления практически не будет убытка для фирмы, так как этот процесс является второстепенным.

6. Возникают ли проблемы при выполнении процесса? И, если да, то каковы они:

6.1. насколько критичны:

• кардинально влияют на общую деятельность организации;

• влияют на функционирование отдела;

• не значительны;

6.2. зависят от работы:

• сотрудников;

• смежных подразделений;

• поставщиков;

• клиентов;

6.3. неблагоприятно влияют на:

• стоимость;

• время;

• качество выполнения процесса.

Основной проблемой при осуществлении учета компьютерного и сетевого оборудования является трудоёмкость данного процесса без использования специальных программных средств. Осуществление учета компьютерного и сетевого оборудования вручную требует квалификации сотрудников отдела, затрат большого количества времени работников. Хранение огромного количества бумажной документации также негативно отражается на деятельности. Неблагоприятно влияют на качество и время выполнения других обязанностей, закреплённых за отделом.

7. Периодичность и время выполнения процесса.

Периодичность 3 раза в неделю, максимальное время выполнения 20 минут.

2.5 Разработка функциональной модели существующего бизнес-процесса в стандарте IDEF0

Рисунок 4. Функциональная модель существующего бизнес процесса

Рисунок 5. Декомпозиция существующего бизнес процесса

3. Технико-экономическое обоснование необходимости разработки АЭИС

3.1. Оценка качества осуществления учета реализации продукции

Учет компьютерного и сетевого оборудования ведется на предприятии вручную. В связи с этим выявлены следующие проблемы:

• не высокая скорость обработки информации;

• заполнение различных форм отчетностей и документов происходит вручную, что может привести к ошибке;

• большое число сотрудников, занимающихся расчетами;

• трудоёмкость.

3.2. Выявление проблем, решение которых возможно средствами автоматизации.

В результате разработки функциональной подсистемы учета компьютерного и сетевого оборудования будут решены следующие проблемы:

• не высокая скорость обработки информации;

• большие временные затраты на учет компьютерного и сетевого оборудования;

• большая трудоемкость обработки данных;

• большое число сотрудников, занимающихся расчетами;

3.3. Формирование требований пользователя к АЭИС.

Автоматизированная система учета компьютерного и сетевого оборудования должна удовлетворять следующим возможностям:

• дружественный интерфейс, обеспечивающих легкость освоения работы с АЭИС;

• автоматизированный учет оборудования;

• хранение данных о полученном, отремонтированном и списанном оборудовании в течении 5 лет;

• хранение заполненных форм;

• функциональность, охватывающая все аспекты бизнес процесса.