4. Составление и оформление основных видов документов

4.1. Организационные документы

Устав – правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющих правовой статус организации, необходимых для ее государственной регистрации. Устав организации утверждается ее учредителями. Это сложный и объемный документ. В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность организации.

Устав оформляется на общем бланке организации. Структура текста и его содержание определяется разработчиками устава. В число его обязательных разделов включаются:

1. Общие положения (определяются цели и задачи организации).

2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

5. Отчетная и ревизионная деятельность.

6. Порядок ликвидации организации.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета, в том числе органы власти и управления.

Для подготовки индивидуального положения о конкретной организации разработаны типовые и примерные положения. Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа или его непосредственного руководителя. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.

Структура текста положения об организации может включать следующие разделы:

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.

Правила внутреннего трудового распорядка – являются локальным правовым актом – документом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности организации.

Правила внутреннего трудового распорядка четко структурированы и содержат разделы, указанные на рис. 17. Особое внимание в Правилах уделяется разделу, оговаривающему порядок найма, перевода и увольнения работников. Рассматривается список необходимых документов для поступления на работу, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, подробно регламентируются вопросы перевода работников, указывается порядок расторжения трудового договора.

Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо прежде всего ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения,

т.е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником (например, секретарем-референтом), разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника.

Положение о структурном подразделении (рис. 18)определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения.

Текст положения о структурном подразделении должен включать следующие основные разделы:

«Общие положения» - раздел, определяющий правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности.

«Основные задачи» — раздел, где излагаются направления деятельности данного структурного подразделения.

«Функции» — перечисление конкретных видов производственно - хозяйственной деятельности, закрепленных за данным структурным подразделением.

«Права и обязанности» — раздел, описывающий права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурное подразделение выполняет по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

(подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

Правила

внутреннего трудового распорядка

Текст

(структура текста)

1. Общие положения.

2. Порядок найма, перевода и увольнения работников.

3. Основные обязанности работников.

4. Основные обязанности работодателя (администрации).

5. Рабочее время и его использование.

6. Поощрения за успешные результаты работы.

7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

(С учетом специфики организации дополнительно могут быть введены разделы

«Внутриобъектный режим», «Организация работы» и др.)

Руководитель

кадровой службы (подпись) И. О. Фамилия

Визы (юридическая служба;

профсоюзная организация)

Рис. 17 Реквизиты и структура Правил внутреннего трудового распорядка

Акционерный коммерческий банк

«ИНФО-БАНК»

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

(подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе управления персоналом банка

Текст

(структура текста)

1. Общие положения.

2. Основные задачи отдела.

3. Функции отдела.

4. Правила и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения. Связи.

7. Организация работы.

8. Оценка работы.

Руководитель отдела (подпись) И. О. Фамилия

Визы согласования: должности, подписи, даты

С Положением ознакомлены: подписи, даты

Рис. 18. Реквизиты титульного листа и структура текста Положения о подразделении

«Ответственность» — раздел, устанавливающий в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, использование предоставленных ему прав.

«Взаимоотношения. Связи» — описание служебных взаимоотношений структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.

«Организация работы» — определение порядка деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации, утверждается руководителем организации, подписывается руководителем подразделения и согласовывается с юридическим отделом. Положение может утверждаться распорядительным документом (приказом, постановлением, распоряжением).

Положение о структурном подразделении доводится до работников под расписку путем оформления на этом документе виз ознакомления с обязательным указанием (от руки) даты ознакомления.

Правовое положение работника организации регламентируется должностной Инструкцией (рис. 19), устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Должностная инструкция – эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль, разрабатывается руководителем подразделения, согласовывается с отделом управления персоналом, с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Оформляется на общем бланке организации и имеет следующие разделы:

«Общие положения» - раздел, устанавливающий сферу деятельности данного специалиста, его непосредственную подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на данную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.

«Функции» — раздел, где определяются основные направления деятельности специалиста.

«Должностные обязанности» — перечисление конкретных задач, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе — руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т. д.

«Права» — определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

(подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

^{(наименование должности и структурного подразделения организации по штатному расписанию)}

^ТЕКСТ

1.Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

7. Квалификационные требования.

8. Оценка работы.

Руководитель

подразделения (подпись) И. О. Фамилия

Виза согласования

юрисконсульта (подпись) И. О. Фамилия

Инструкцию

получил: (подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

Рис. 19. Формуляр и структура текста инструкции

«Ответственность» — установление видов ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

«Взаимоотношения. Связи по должности» — перечисление круга должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указание сроков получения и представления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.

«Оценка работы» - раздел, где перечисляются критерии оценки качества выполнения работником своих функций и обязанностей, степени использования прав и т.д.

Должностные инструкции доводятся до работников под расписку.

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом – приказом директора о распределении обязанностей.

4. 2. Распорядительные документы

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке - бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ (рис. 20 ).

Проекты приказов подготавливаются специалистами организации, согласовываются с главными, ведущими специалистами (при необходимости — с юрисконсультом и главным бухгалтером) и подписываются руководителем организации.

Подписанный руководителем приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по основной деятельности (рис. 21, 22) содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметку о контроле, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметку об исполнителе (при необходимости).

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причины-издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит:

- предписываемые распорядительные действия (задания, поручения);

- наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение заданий или которые являются ответственными за выполнение приказа;

- срок исполнения приказа.

Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения печатающего устройства. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, ответственном за исполнение приказа в целом, например:

Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Борисова Ю.Л.

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа (рис. 23) по основной деятельности. ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА — это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

_____________________ №___________________

Москва

Рис. 20. Бланк приказа по основной деятельности

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИКАЗ

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту начинается

с предлога «О», отвечает

на вопрос «о чем?»

В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова

:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его И. О. Фамилия или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола в неопределенной форме) и указывается срок исполнения.

2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т. д.).

3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: «Контроль за исполнением приказа возложить на...» (указываются должность, И. О. Фамилия или наименование структурного подразделения).

Наименование должности

руководителя (подпись) И. О. Фамилия

Визы заинтересованных лиц:

Должность (подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

Исполнитель (И. О. Фамилия)

телефон [phone])

В дело 00-00 (подпись) Идентификатор

00.00.0000 электронной

копии документа

Рис. 21. Макет оформления приказа по основной деятельности

ООО «Строитель»

ПРИКАЗ

08.01.2006 № 2

Москва

О введении Инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами в ООО «Строитель» и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ООО «Строитель».

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.2006. Ответственный — секретарь-референт Иванова А.И.

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО с 01.02.2006 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные — начальники структурных подразделений.

4. Секретарю-референту Ивановой А.И. совместно с заведующим копировально-множительной службой Петровым Г.О. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения до 01.02.2006.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Егорова П.А.

Директор ( подпись) С.Т. Борисов

Зам. директора

Личная

подпись П.А. Егоров

08.01.2006

Юрисконсульт

Личная подпись И.М. Озеров

08.01.2006

С приказом ознакомлены:

секретарь-референт (подпись) А.И. Иванова

09.01.2006

зав. копировально– (подпись) Г.О. Петров

множительной службой 09.01.2006

В дело № 01-08

Личная подпись

10.01.2006

Афонина 167 12 15

Рис. 22. Пример приказа по основной деятельности

ООО «Строитель»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

08.01.2006 № 2

Москва

О введении Инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами в ООО «Строитель» и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам с 01.02,2006 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные — начальники структурных подразделений.

Директор С.Т. Борисов

Верно

Секретарь-референт

15.01.2006 (подпись) А.И. Иванова

Рис. 23. Пример выписки из приказа по основной деятельности

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения (рис. 24, 25 ) и указания . Как правило, распоряжение представляет способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую».

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.0000 № 00

Место издания

Заголовок начинается

с предлога «О...»

Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина издания распоряжения). Констатирующая часть зачастую отсутствует.

Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ (или ПРЕДЛАГАЮ):

1. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель — действие — срок.

2. Последний пункт распоряжения формулируется в следующих словах:

Контроль за выполнением распоряжения возложить на (приводится наименование структурного подразделения или должности — инициалы, фамилия).

Должность лица,

подписавшего документ (подпись) И. О. Фамилия

Гриф согласования или

визы согласования

Исполнитель (Фамилия)

Телефон

Идентификатор

электронной копии

В дело 00-00 документа (может

подпись отсутствовать)

дата

Рис. 24. Макет распоряжения на бланке организации

РЕМОНТНО-МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД КРМЗ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 23.06.2005 № 3

г. Красноярск

Об использовании в 2006 г.

целевого фонда

амортизационных отчислений

С целью планомерного использования в 2006 году целевого фонда амортизационных отчислений и в соответствии со ст. 13 «Положения о государственных предприятиях»

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальника планового отдела Ю. П. Антонову по согласованию с гл. бухгалтером завода Н. И. Белявкиной представить до 30.10.2005 г. обоснованные данные о переходящих на 2005 год остатках и о размере целевого фонда амортизационных отчислений, образуемых по плану завода на 2006 год.

2. Главного инженера завода Б. И. Либенсон представить согласованные с начальниками цехов и отделов предложения о проведении в 2006 году капитального ремонта зданий и сооружений за счет фонда амортизационных отчислений.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возлагаю на заместителя директора по хозяйственной части С. И. Абдулаева.

Директор завода Плутников А. Ф. Плутников

Рис. 25. Пример распоряжения по организации

4.3. Информационно-справочные документы

Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации (рис. 26, 27)

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола — это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна показывать:

— кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;

— кто вел протокол;

— кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;

— кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;

— какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).

Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций — должность и название организации, например:

Присутствовали: Антонов М.К., Воронов С.Г., Дьяконов И.Б., Жуков О.М., Игнатов В.М.,

Николаев Ю.В., Самсонов А.И., Черкасов В.Х.

Приглашенные: менеджер отдела рекламы Потапов Е.А., менеджер по персоналу

Шутова О.Н., зав. отделом маркетинга ООО «Прогресс»Григорьев Н.П.,

менеджер по продажам ЗАО «КОМБИ» Ярославцев Е.И.

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу, например:

Приложение

к протоколу собрания

трудового коллектива

ЗАО «Темп»

от 25.07.2006 № 2

СПИСОК

присутствующих на собрании

трудового коллектива ЗАО «Темп»

от 25.07.2006

№ п/п	ФИО	Структурное подразделение, должность	Личная подпись работника
1	2	3	4

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список, например:

Присутствовали: 85 чел. (список прилагается).

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется по степени их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже, например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О развитии сотрудничества с ЗАО «Электрон». Сообщение зам. директора

Тихонова О.П.

2. О переходе па новый режим работы. Сообщение начальника отдела кадров

Черкасовой В.Д.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после — двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи, Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут: «Доклад прилагается» (в протоколе — без кавычек).

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.

Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения, например:

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Подготовить проект нового Положения о персонале, Ответственный — менеджер по персоналу Родионова Н.П. Срок - 18.11.2008.

2. Обсудить проект нового Положения о персонале на общем собрании трудового коллектива в первой декаде декабря 2008 г. Ответственные — зам. директора Антонов Н.Г., менеджер по персоналу Родионова Н.П. Срок — 10.12.2008.

Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе — без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за — ..., против — ..., воздержались —...

В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов (рис. 28 ). Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

- все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);

- заголовок к тексту;

- все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»;

- отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»;

- реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающий слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей, так как выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.

Из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц (рис. 29).

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 № 00

Москва

производственного

совещания

Председатель — Ф.И.О.

Секретарь — Ф.И.О.

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О . . . Доклад ...

2. О . . . Сообщение . . .

1. СЛУШАЛИ:

Ф И.О. — Изложение содержания доклада

ВЫСТУПИЛИ:

Ф.И.О., должность. — Содержание выступления

Ф.И.О., должность. — Содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить ...

Голосование:

1.2. Представить...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Голосование:

Председатель Личная подпись Расшифровка подписи

Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи

В дело № 00-00

Личная подпись

00.00.0000

Рис. 26. Форма протокола

ЗАО «Прогресс»

ПРОТОКОЛ

25.03.2006 № 1

г. Елец Липецкой обл.

общего собрания

трудового коллектива

Председатель — Покровский А.М.

Секретарь — Зверева З.А

Присутствовали: 37 чел. (список прилагается)

Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О.Ю.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О переходе на новую систему оплаты труда. Сообщение гл. бухгалтера Матвеевой О.Б.

2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей . Сообщение зам. директора Голубева И.П.

1. СЛУШАЛИ:

Матвеева О.Б. — Текст сообщения прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Назарова И.И., начальник отдела кадров.- Одобрила переход на новую систему оплаты труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора кадров и управления персоналом.

Богданов Н.В., ведущий экономист.- Положительно оценил новую систему оплаты труда и высказал ряд пожеланий по ее совершенствованию в дальнейшем.

ПОСТАНОВИЛИ:

Перейти на новую систему оплаты труда с 01.06.2006. Ответственные — гл. бухгалтер Матвеева О.Б., начальник отдела кадров Назарова И.И. Срок внедрения новой системы оплаты труда — май 2006 г.

Голосование: за — 36, против — 1, воздержались — 2.

2. СЛУШАЛИ:

Голубев И.П. — Текст сообщения прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Покровский А.М., генеральный директор.- Поддержал высказанные в сообщении Голубева И.П. идеи о развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей, дал высокую оценку деятельности Ассоциации по развитию предпринимательской деятельности.

Малинина Е.Н., специалист по связям с общественностью.- Привела статистические данные проведенного анкетного опроса сотрудников ЗАО «Прогресс» по проблеме социальной ответственности в бизнесе, продолжила ряд новых направлений развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей.

ПОСТАНОВИЛИ:

Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 2006—2007гг. Ответственный — зам. директора Голубев И.П. Срок — 15.04.2006.

Председатель Личная подпись А.М. Покровский

Секретарь Личная подпись З.А. Зверева

С протоколом ознакомлены:

зам. директора Личная подпись И.П. Голубев

Дата

гл. бухгалтер Личная подпись О.Б. Матвеева

Дата

начальник отдела Личная подпись И.И. Назарова

кадров Дата

В дело № 01-07

Личная

подпись

27.03.2006

Рис. 27. Образец протокола

Наименование организации

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

00.00.0000 № 00

Москва

производственного

совещания

Председатель — Ф.И.О.

Секретарь — Ф.И.О.

Присутствовали: Ф.И.О.

Приглашенные : должности, Ф.И.О.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

3. О ............ Сообщение . . .

3. СЛУШАЛИ:

Ф.И.О. – Текст выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

3.1. Установить .

3.2. Определить.

Председатель Расшифровка подписи

Секретарь Расшифровка подписи

Верно

Должность Личная подпись Расшифровка подписи

00.00.0000

Рис. 28. Форма выписки из протокола

ЗАО «Прогресс»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

25.03.2006 № 1

г. Елец Липецкой обл.

общего собрания

трудового коллектива

Председатель — Покровский А.М.

Секретарь — Зверева З.А

Присутствовали: 37 чел. (список прилагается)

Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О.Ю.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам. директора Голубева И.П.

2. СЛУШАЛИ:

Голубев И.П. — Текст сообщения прилагается.

ПОСТАНОВИЛИ:

Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 2006—2007 гг. Ответственный — зам. директора Голубев И.П. Срок — 15.04.2006.

Председатель А.М. Покровский

Секретарь З.А. Зверева

Верно

Секретарь Личная подпись З.А. Зверева

26.03.2006

Рис. 29. Пример выписки из протокола

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт (рис. 30 ). Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме - передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата (дата актируемого события), номер, место составления, гриф утверждения (при необходимости), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подписи, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками и печатаются через 1,5 интервала.

Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.

В констатирующей части текста акта излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»), акт оформляется или на общем бланке организации, или на чистом листе бумаги формата А4 (рис. 31).

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту. Пример оформления акта приведен на рис.31.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

АКТ 00.00.0000 Место составления

№ 00

УТВЕРЖДАЮ (при необходимости) должность (подпись) И.О. Фамилия дата

О ………

Основание: распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившие

основанием для составления акта

Составлен комиссией:

Председатель: должность, инициалы, фамилия

Члены комиссии: должность, инициалы, фамилии

(располагаются в алфавитном порядке)

Присутствовали: Наименование должности, И. О. Фамилии лиц, присутствующих при составлении акта (располагаются в алфавитном порядке)

Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Составлен в __ экземплярах:

1-й — кому (куда);

2-й — кому (куда) и т. д.

Приложение: наименование приложения, если оно есть.

Председатель Члены комиссии Присутствовали

(подпись) (подпись) (подпись) (подпись)

И. О. Фамилия И. О. Фамилия И. О. Фамилия И. О. Фамилия

В дело 00-00

Подпись

дата

Рис. 30. Макет оформления акта

АОЗТ «ХРОНОМЕТР»

АКТ

25.01.2005 № 81/501-3

Москва

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода

О вскрытии посылки Авралов А. А. Авралов

25.01.2005

Основание: приказ директора завода от 24.01.2005 № 13.

Составлен комиссией в составе:

Председатель: начальник отдела снабжения В. А. Мешков

Члены комиссии: 1. Инженер завода В. Н. Павлов

2. Зав. складом завода М. М. Малкина

24.01.2005 г. в адрес завода прибыла посылка с завода-поставщика. При вскрытии ящика не оказалось корпусов для часов марки «Ракета», 12 (двенадцати) штук, числящихся по накладной № 187522 от 10.01.05.

Комиссия пришла к выводу: потребовать от завода-поставщика досылки недостающего числа корпусов для часов марки «Ракета».

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. — заводу-поставщику;

2-й экз. — заводу № 1;

3-й экз. — в дело.

Председатель комиссии Мешков В. А. Мешков

27.01.2005

Члены комиссии Павлов В. Н. Павлов

27.01.2005

Малкина М. М. Малкина

27.01.2005

В дело № 01-09

Личная подпись

27.01.2005

Рис. 31. Пример оформления акта

Служебные письма оформляются на бланках писем формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

Письмо оформляют, как минимум, в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

В бланках писем используются следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

> от первого лица единственного числа (прошу);

> от первого лица множественного числа (просим);

> от третьего лица единственного числа (предприятие просит);

> от третьего лица множественного числа (руководство предприятия и трудовой коллектив просят).

В современной коммерческой переписке принято использовать «формулы» вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма, например:

а) вежливое обращение:

Уважаемый господин директор!

Уважаемый господин Иванов И. И.!

Уважаемый Борис Петрович!

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги,

б) вежливое заключение:

С уважением…

С благодарностью…

С надеждой на сотрудничество…

С пожеланием успехов…

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо помнить об этических нормах служебной переписки, учитывать особенности языка и стиля служебных документов, знать особенности оформления писем, отправляемых за рубеж.

Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовыми вопросам — главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. Пример исходящего письма приведен на рис. 32.

На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации, рассматривавших письмо, а в дальнейшем — отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой документационного обеспечения управления) и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Пример входящего письма приведен на рис. 33.

Надо стремиться к тому, чтобы письмо занимало не более одной страницы. Достигается это:

• целенаправленностью сообщения;

• целостностью текста (единством содержания и речевой формы);

• точностью и краткостью (лаконичностью) языка;

• использованием глаголов активного залога;

• правильным порядком слов и предложении;

• подбором коротких слов и сведением к минимуму длинных, трудно воспринимаемых канцелярских оборотов.

Деловое письмо всегда имеет определенную цель и определенную направленность. Его задача - побудить адресата к нужным действиям, получить желаемую ответную реакцию.

Произвести на адресата хорошее впечатление, показать, что организация высоко профессиональна и процветает, помогает соблюдение определенных норм этикета деловой переписки, представленных в прил.2.

Удачно составленный и подготовленный документ поднимает престиж организации, помогая ведению дел, а неудачно составленный - подрывает доверие к ней, свидетельствуя о некомпетентности ее сотрудников. Нужно всегда помнить, что письмо идет от организации и является отражением ее политики. Квалифицированная деловая переписка позволяет не только успешно решать повседневные вопросы, но и создавать образ (имидж) организации.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия — на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами.

Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка — ТЧК, запятая — ЗПТ, двоеточие — ДВТ, кавычки — КВЧ. Условно обозначается также слово «номер» — НР.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименование адресата, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителем организации и заверяется печатью. В левом нижнем углу международной телеграммы указываются номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов (или только фамилий и инициалов) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов.

Факсимильное сообщение – документ, полученный по факсимильному аппарату (телефаксу) по телефонным каналам связи. Факсимильное сообщение (факс) является, по сути незаверенной копией передаваемого документа, и юридический статус у нее такой же. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним. Однако факсимильные сообщения в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, заменителями телефонограмм.

Факсы для исходящих документов следует оформлять аналогично оформлению делового письма, но они могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя, дата и время передачи, номер телефакса, количество страниц.

Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, не долговечна.

Электронное сообщение – документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, его можно видеть отображенным на мониторе или распечатанным на принтере. Электронная почта все чаще используется для связи нескольких пользователей как внутри организации, так и для внешней связи, при условии, что с обеих сторон имеется соответствующее программное и аппаратное обеспечение. Каждому абоненту в электронной почте присваивается электронное имя и выделяется электронный почтовый ящик (область памяти компьютера). Обмен информацией осуществляется через него (электронный почтовый ящик)

Электронное сообщение состоит из адреса (адресов) получателя, заголовка и прилагаемого текста (файла). Название файла пишется латинским шрифтом, и не должно содержать пробелов в названии, иметь расширение rtf (для Word) или xls (для Excel). Стандартный формат адреса выглядит так:

Имя почтового ящика@имя почтового сервера.

Пример:

[e-mail]

Докладная записка — документ с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса, адресованный вышестоящему руководителю и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка (рис. 34) может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Внутренние записки (рис. 35) пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов.

Факсограмма (телефакс, факс) –копия документа, получаемая на бумажном носителе при помощи факсимильной литературы.

Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые по факсу, оформляются с учетом следующих правил:

- объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов формата А4;

- текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета на одной стороне листа.