Наименование организации

Наименование

должности адресата

с включением

наименования

организации

в дательном падеже

И. О. Фамилия

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту начинается

с предлога «О ...»

Излагается проблема, вопрос, ситуация. Не рекомендуется текст начинать со слов: «Довожу до Вашего сведения...».

Затем приводятся выводы и предложения.

Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок.

Оформляют приложение, если оно есть.

Приложение: 1. Наименование приложения.

2. Наименование приложения.

Наименование должности лица,

подписавшего документ (подпись) И. О. Фамилия

В дело 00-00 (подпись), дата

Рис. 34. Макет докладной записки

ОАО «ЛИДЕР»

Главному инженеру

С. Ф. Игнатьеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.02.2004 № 10

О несоблюдении техники

безопасности на стройучастке

Мною неоднократно ставился перед Вами вопрос о соблюдении техники безопасности на стройучастке. Однако до сих пор отсутствуют ограждения в местах производства строительных работ, а именно:

1. Не ограждаются места сварочных работ, где могут падать предметы с высоты.

2. В районе механосборочного цеха ведется бетонирование колонн, хотя ограждение котлована не сделано.

Прошу срочно принять меры.

Инженер по технике безопасности Ильин В. С. Ильин

Рис. 35. Оформление внутренней докладной записки

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может носить информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчет. Подписывает ее руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.

Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4.

4.4. Переписка с зарубежными партнерами

4.4.1. Реквизиты письма

Сформулированы 5 основных правил, используемых при написании зарубежных деловых писем:

1. Писать кратко и просто

2. Писать простыми словами, не придумывать новых слов.

3. Обращаться к конкретному лицу, а не к определенной группе лиц.

4. Для выражения своих мыслей пользоваться принципом внимание - интерес - просьба - действие.

5. Использовать в письмах разговорную речь.

В отечественной практике широко используются первые два принципа и имеются расхождения относительно остальных.

Международными стандартами определены общие правила разработки бланков, размеры текстовой области и полей, а также состав и расположение основных реквизитов (рис. 36), размещаемых в верхней части бланка (сведений об отправителе документа, ссылок, адреса).

На практике существует много подходов к расположению реквизитов на бланке письма. 3ачастую они отличаются от порядка, установленного в стандартах. Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций (рис.37, 38), могут включать следующие реквизиты:

1. Сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и др.

2. Ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line).

3. Дата (Date).

4. "Внутренний адрес" (The Inside Address), включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес.

5. Указание на конкретное лицо, "К сведению" (Attention Line).

6. Вступительное обращение (Salution).

7. Заголовок (Subject Line).

8. Основной текст письма (Body of the Letter).

9. 3аключительная формула вежливости (Complimentary Close).

10. Подпись (Signature).

11. Указание на приложение (Enclosure).

12. Указание на рассылку копий данного письма (CCNotation).

Наибольшее распространение при оформлении писем имеет "блоковый стиль" (block style), который отличают следующие черты:

- фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляются в левом углу сверху;

- фамилия и должность отправителя письма указываются ниже его подписи;

- дата пишется справа;

- отсутствие пунктуации в адресе, а также после заключительной формулы вежливости;

- текст печатается от левого поля без отступа, части текста разделяются увеличенным межстрочным интервалом.

Рис. 36. Расположение реквизитов письма, принятое в зарубежной практике

EASTLAND BANK	401 Aldate, London ECI Telephone: 635 221(10 lines)
Chairman: Lord Seaforth Managing Direcror: I.P. Raimer Directors: P.R. Akermann B.Sc., N.L. Renut	Telex: 431112 Cables: EASTBA
Mr. R.Cliff P. Morlow & Co. Ltd. 1 Bird Street London EI6TM	Your ref: SB/sl Our ref: PL/ fh/246 12 May 2005
Dear Mr Cliff
Order 2789
I am writing in connection with your letter of 24 February concerning: the above order for some office furniture. Unfortunately, we have not yet received the filing cabinets which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money. We look forward to hearing from you.
Yours sincerely Mr Peter Long Manager Encl. Order 2789 copy

Рис. 37. Пример оформления письма по правилам, принятым в зарубежной практике