1.3.Справаводчыя матэрыялы.

Справаводчыя матэрыялы – такі від гістарычных крыніц, якія маюць асноўнай функцыяй абслугоўванне кіруючых сістэм розных узроўняў (дзяржаўны, прадпрыемства, установа).

У структуры справаводчай дакументацыі выдзеляюць дзве групы: 1) Непасрэдна кіраўніцкія рашэнні, а таксама дакументы, якія абслугоўваюць іх прыняццё і рэалізацыю: 2) група разнавіднасцяў, якая забяспечвае дакументазварот.

Першая група фарміруецца ўжо з зараджэння дзяржавы. Да яе можна аднесці, напрыклад, службовыя інструкцыі першаму саноўніку і вышэйшаму чыноўніку дзяржавы эпохі Новага царства ў Егіпце (XYIII-X стст. да н.э.) – чаці, тэкст якой захаваўся ў некаторых грабніцах, матэрыялы афіцыйнай перапіскі (клінапісныя табліцы) і г.д.

Працяглы час пераважная частка справаводчых дакументаў узнікла ў сістэме дзяржаўнага апарата, таму яны (адносна прыватных дакументаў) лепш захаваліся і ўзнаўляюць сістэму дзяржаўнага апарату. Натуральна, што ўскладненне дзяржаўнага апарата прыводзіла да ўскладнення справаводства, да з’яўлення і павелічэння колькасці дакументаў, якія абслугоўваюць дакументапатокі. Нельга,немагчыма вывучаць дакументы справаводства без вывучэння гісторыі ўстаноў, часткаю дзейнасці якіх яны сталі.

На пачатковых этапах існавання дзяржавы, пры неразвітасці структуры і форм дзяржаўнага апарата, матэрыялы справаводства вельмі складана выдзеліць са складу дакументаў цалкам. Разам з тым па меры станаўлення асобых устаноў па падрыхтоўцы і абслугоўванні дакументаў справаводства – канцылярый яны ўсёж такі не губляюць сувязі з іншымі групамі. Таму найбольш эфектыўным з’яўляецца вывучэнне справаводчых дакументаў пры знаёмстве з усім комплексам матэрыялаў па там ці іншаму пытанню.

Перш за ўсё, неабходна мець на ўвазе, што важнейшыя асновы справаводства зацвярджаюцца заканадаўча. Дакладны парадак узнікнення і функцыянавання дакументаў быў прадстаўлены ў Статуце 1588 г. У Расійскай імперыі ў пачатку XVIII ст. новая сістэма дзяржаўных устаноў аформілася заканадаўча, для многіх з іх выдаваліся рэгламенты, якія рэгулявалі і дзейнасць установы цалкам, і яе справаводства.

Тэрмін “дакумент” у старажытнасці выкарыстоўваўся для абазначэння рознага роду здзелак, разам з тым у сярэдневяковых канцылярыях замацавалася формула “actum est” - “зроблена”. Усё гэта прывяло да таго, што ў сучасных дапаможніках і актавы матэрыял і справаводчы вызначаюць пад назвай “дакументальны” і “актавы”.

Характэрнай рысай сярэдневяковых дакументаў з’яўлялася наяўнасць пэўных узораў – зборнікаў формул (найбольш ранні – Анжэрскі, пачатку VII ст., які ўтрымлівае 60 формул). Дакладнае дзяленне розных відаў дакументаў эпохі сярэдневякоўя ўскладняецца тым, што большасць дакументаў захавалася не ў арыгіналах, а ў копіях. Прыклад таму – картулярыі (спецыяльныя зборнікі копій дакументаў царкоўных архіваў), а таксама “Літоўская Метрыка”, па сутнасці, падмяніла сабой дзяржаўны архіў. Дадзены комплекс узнік у выніку дзейнасці справаводчай установы – канцылярыі, але сярод матэрыялаў прысутнічаюць і заканадаўчыя, і актавыя, і ўласна дакументы справаводства.

Вельмі шчыльна з матэрыяламі справаводства звязаны статыстычныя. Па сутнасці справы, яны вырасталі са справаводства. Пераходнымі відамі з’явілісь такія крыніцы, як эканоміка-геаграфічныя, гаспадарчыя і іншага роду апісанні. У сучаснай мове прысутнічае нават такое выражэнне, як “статыстычная справаздачнасць”.

Такім чынам, матэрыялы справаводства з усіх іншых відаў найбольш цесна звязаны, пераплецены з іншымі відамі дакументаў, у адпаведнасці з чым і павінна будавацца іх вывучэннем.

Вывучэнне матэрыялаў справаводства прадугледжвае таксама ўлік іх формы і зместу. Так, у справаводстве Вялікага княства Літоўскага ўжывалася форма сшытку, у Расіі такога роду сістэма зацвярджаецца з XVIII ст. (да гэтага часу – слупковая).

У спадчыну ад прыказнога справаводства атрымалі мы слова “валакіта”. Падклеяныя ў слупкі даўжынёю ў сярэднім 50-80 мм. Дакументы наматываліся на палачкі і світкі. Ленты пры чытанні валачыліся, адсюль і нарадзілася паняцце, якое азначае сёння несвоечасовае і не па сутнасці вырашэнае пытанне.

Пры выкарыстанні формы ў выглядзе сшытку, па-першае эканомілася папера: пісалі з абодвух бакоў ліста, па-другое, знікла неабходнасць зноў коратка выкладаць усю справу, бо кожны раз разгортваць шматмятровы слупец з тым, каб знайсці ініцыятыўны дакумент, было нязручна, а працаваць з сшыткам было даволі проста (нумарацыя старонак, рэестры і г.д.). Неабходны таксама ўлік наяўнасці або адсутнасці друкаваных бланкаў, трафарэтаў і г.д.

Вялікую ўвагу даследчык павінен прысвяціць высвятленню таго, як забяспечваліся такія справаводчыя аперацыі, як рэгістрацыя дакументаў, захаванне, кантроль за выкананнем.

Сур’ёзныя праблемы ўзнікаюць пры класіфікацыі дакументаў справаводства. Спецыфіка іх узнікнення і функцыянавання ў розных дзяржавах настолькі разнастайна, што дадзенае пытанне выклікае вялікія спрэчкі. На падставе пераважнага функцыянальнага прызначэння справаводчых дакументаў можна выдзеліць наступныя групы:

1)распарадчая;

2)справаздачная;

3)пратакольная (інфармацыя калегіяльных органаў, сходаў, пасяджэнняў);

4)перапіска паміж установамі, якія не знаходзяцца ў сістэме субардзінацыі (падпарадкаваны – кіруючы), альбо роўнымі па статусу структурамі;

5)дакументы, якія абслугоўваюць дакументазварот, і дакументы па асабістаму складу (канцылярыя);

6)інфармацыйныя (асноўная функцыя – паведамленне аб прынятых рашэннях);

7)Спецыяльныя сістэмы справаводства: судова-следчая, ваенная, дыпламатычная.

У шэрагу выпадкаў выдзеляюць таксама справаводства палітычных партый і грамадскіх арганізацый

Складанасць класіфікацыі прыводзіць да ўзнікнення мноства груп сістэматызацыі дакументаў справаводства (у мове справаводства – “дакументы”).

Па паходжанні дакументы дзеляць на службовыя і асабістыя.

Службовыя – дакументы, якія адлюстроўваюць дзейнасць устаноў; асабістыя – лісты, заявы, складзеныя асобнымі людзьмі.

Па месцы ўзнікнення выдзеляюць знешнія і ўнутраныя (існуюць журналы рэгістрацыі ўваходзячай і зыходзячай дакументацыі).

Па тэрміновасці адрозніваюць вельмі тэрміновыя, тэрміновыя і нетэрміновыя. Вельмі тэрміновыя і тэрміновыя патрабуюць выканання раней агульнага тэрміну, які ўстаноўлены нарматыўнымі актамі для выканання такога роду дакументаў. Звычайна тэрміноапсць указваецца ў рэзалюцыі альбо на дакуменце прастаўляецца грыф “В.тэрмінова” альбо “К”.

Па галоснасці бываюць сакрэтныя, несакрэтныя, для службовага карыстання. Сакрэтныя дакументы маюць асобую адзнаку аб сакрэтнасці. “Зусім сакрэтна”, “Сакрэтна” альбо “К”.

Па форме бываюць індывідуальныя і тыпавыя.

Па тэрмінам захавання дзеляцца на дакументы пастаяннага, доўгачасовага і часовага захавання.

Па стадыях стварэння дакументы можна прадставіць у выглядзе чарнавіка, арыгінала, копіі і дубліката. Чарнавік – дакумент у папярэдняй рэдакцыі. Арыгінал – гэта першы экзэмпляр дакумента, складзены ў адпаведнасці з патрабаваннямі, якія прад’яўляюць да дакумента. Копія – дакладнае ўзнаўленне арыгінала са знакам у правым верхнім кутку “Копія”. Копіі могуць быць простымі і заверанымі. Разнавіднасцю копіі з’яўляецца дублікат, які выдаецца ў выпадку страты арыгінала дакумента. Ён мае такую ж юрыдычную сілу, што і арыгінал.

Рэгістрацыя дакументаў – гэта запіс неабходных звестак аб дакументах з наступным прадстаўленнем на іх справаводчага індэксу і даты рэгістрацыі. Галоўнае прызначэнне рэгістрацыі – улік, кантроль, каб можна было хутка знайсці дакумент.