Логічний зв'язок між абзацами досягається:

1. будовою самого тексту, де подається матеріал у логіч­ній послідовності, хронологічно, у з'ясуванні причинно-наслідкових зв'язків;

2. шляхом зіставлення, формулювання тези й антитези, об'єктів протиставлення. У реченні використовуються проти­ставні сполучники, які констатують і заперечують об'єкти, фак­ти, події;

3. можливе наголошення взаємозв'язку між абзацами і такими словами, як спочатку, водночас, потім; по-перше, по-друге, по-третє; тому що, для того щоб; таким чином, отже, на основі вищесказаного.

Форми викладу інформації в текстах документів

Вони різноманітні, залежать від виду документа, його призначення.

Найбільш розповсюджені:

• форма першої особи однини (я): характерна для лис­тів, факсів, автобіографій, заяв, пояснювальних записок, наказів, розпоряджень;

• форма першої особи множини (ми): характерна для протоколів (ухвалили, слухали);

• форма третьої особи однини і множини (він, вона, во­ни): повідомляє, рекомендує, заслуховує, зобов'язують.

Під час підготовки тексту документа слід дотримува­тися таких правил:

1. Правильно й у певній послідовності розміщувати рек­візити документа.

2. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

3. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з метою, потрібний для, в по­рядку.

4. Уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що... Нагадуємо Вам, що... Підтверджуємо з вдячністю...

У порядку надання матеріальної допомоги...

У порядку обміну досвідом...

У зв 'язку з вказівкою...

Відповідно до попередньої домовленості...

Відповідно до Вашого прохання...

5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...

Беручи до уваги... Розглянувши.. Вважаючи...

6. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літе­ратурної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

7. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет пе­редує присудкові; означення - перед означуваними словами; додатки - після керуючого слова; вставні слова - на початку ре­чення).

8. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не відповіли на лист-запит... Вами ще не дана відповідь на лист-запит... Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: Університет не гарантує... Комісія підтверджує... Телевізійне агентство повідомляє...

9. Уживати інфінітивні конструкції: Створити комісію... Затвердити пропозицію... Попередити правління...

10. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:

Наказую... Пропоную...

11. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за за­гальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

12. Надавати перевагу простим реченням. Використову­вати форми ввічливості з допомогою слів: Шановний... Високошановний... Вельмишановний... Високоповажний...