Телеграма / телефонограма / факс

Телеграма (гр. далеко, запис) – повідомлення, передане телефоном. Узагальнена назва різних документів, які надсилаються, як правило, каналами телеграфного зв'язку.

У телеграмі подається словесна інформація про певну подію в житті держави, трудового колективу, громадянина, вказується точна адреса: індекс, місто (село, район, область), номер поштового відділення, номер будинку, назва установи (підприємства), прізвище адресата.

Телеграми є звичайні, термінові, “блискавки”, урядові, міжнародні. Останні подаються з головпоштамту міста. Текст записують латинськими літерами (зразки відтворення українських літер латинськими буквами подаються на поштамті). Прийом й передавання урядових телеграм здійснюється в першу чергу. Звичайні, чи індивідуальні, телеграми пишуть без сполучників, прийменників, розділових знаків (скорочення «крпк» та «км» – крапка й кома – вживають в особливих випадках), без абзаців і переносів (є вираз «телеграфний стиль»). Значеннєві відтінки слів та їх зв'язок передаються закінченнями й порядком слів у реченні. Службові телеграми пишуть у двох примірниках: перший, затверджений підписом відповідальної посадової особи, надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) – підшивають до справи.

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу. Підпис ставлять в останньому рядку після тексту. Свою адресу адресант записує повністю – вона не входить до тексту телеграми й не оплачується адресантом.

Телефонограма більш поширена й передається адресатові телефоном.

Текст диктується представником адресанта й записується представником адресата, перевіряється повторним прочитанням. Текст телефонограм стислий, відредагований, без важких для вимови слів і зворотів, обсягом до 50 слів; передається в межах міста, району, області. Телефонограми записують у спеціальні журнали й доводять до відома адресатів.

Реквізити телефонограми: назва документа, номер, дата; назва адресанта – установи, яка передає телефонограму, від кого; назва адресата, прізвище службової особи – одержувача телефонограми; час прийняття, текст, підпис.

Факс – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що надходять до установ, підприємств, фірм через телекомунікативний зв'язок чи принтер.

Реквізити факсу такі ж, як і телефонограми, із зазначенням факсу адресата. Факс – це ксерокопія переданого документа: таблиці, рисунка, креслення, листа. Одержані факси з важливою інформацією копіюються за необхідності зберігати їх певний час.

Зразок

ТЕЛЕГРАМА

Індекс Вінниця педагогічний інститут деканат філологічного факультету Запізнююсь навчання сім днів зв'язку хворобою Ткачук Алла

Індекс, Хмільник Вінницької області, вул. Руданського, 27 Ткачук Алла Лаврентіївна

Зразок

ТЕЛЕГРАМА

Індекс Рівненська Дубнівський Варковичі Керуючому АТ Дубноремтранссервіс Василенкові Згідно договором терміново акти виготовлення км випробувань насоса-дозатора етапи 1 км 2 Молодецький Індекс, Київська обл., Васильківський р-н, смт Глеваха-1, вул. Вокзальна, 9, 1ТС НААН Директор І. С. Молодецький

Зразок

ТЕЛЕФОНОГРАМА №_ від «__» 2001 р.

Від кого Директора заводу «Арсенал» Артеменка Віталія Петровича, тел. ________

Кому Ректорові Національної академії МВС Вересневому П. Ю.

Просимо виділити на 30.04.2001 р. 5 курсантів на допомогу в чергуванні у вечірній час з 18.00 до 21.00 на об'єкті «Арсенал».

Передав секретар Матвєєва П. С.

Прийняв 29.04.2001 р. о 10.00 секретар НА МВС Стеценко М. І.

Підпис