Сортировка столбцов списка

Существует возможность отсортировать столбцы, оставляя порядок строк без изменения. Для сортировки столбцов списка необходимо:

• Выделить все данные, которые необходимо переупорядочить. Если нужно отсортировать весь список, достаточно выделить одну ячейку списка. Метки столбцов автоматически исключаются из списка.

• Выбрать в меню Данные команду Сортировка. Появится диалоговое окно Сортировка.

• Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по столбец, по которому нужно отсортировать данные.

• Установить в поле Сортировать по нужный флажок опции:

По возрастанию — для сортировки от меньшего к большему,

по алфавиту или в хронологическом порядке дат; По убыванию — для сортировки от большего к меньшему,

в обратном алфавитном или в обратном

хронологическом порядке дат.

Обработка данных таблицы

Занятие 7

155

Щелкнуть кнопку Параметры. Появится окно Параметры сортировки:

• Установить в поле Сортировать флажок опции столбцы диапазона. Выбрать в раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу: пользовательский порядок сортировки.

Пользовательский порядок сортировки соответствует пользовательскому

списку автозаполнения в меню Сервис/Параметры/Списки. При заполнении

такого пользовательского списка имена столбцов должны быть

расположены в порядке, который должен быть использован при сортировке.

• Щелкнуть кнопку ОК в окне Параметры сортировки.

• Щелкнуть кнопку ОК в окне Сортировка диапазона.

Задание 5.

Поместите столбцы № и Ф.И.О. за столбцом Телефон.

Отсортируйте столбцы базы данных в соответствии с пользовательским списком в порядке возрастания, затем убывания.

Выполнение задания.

1. Выделите ячейки А1:ВЗО.

2. Перенесите блок ячеек А1:ВЗО за столбец Телефон.

3. Выделите ячейки С1:НЗО.

4. Перенесите блок ячеек С1:НЗО по адресу A1:G30.

5. Выберите в меню Данные команду Сортировка. Появится диалоговое окно Сортировка.

6. Щелкните кнопку Параметры... Появится окно Параметры сортировки.

7. Выберите в раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу: пользовательский порядок сортировки: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Кв., Телефон.

8. Установите в поле Сортировать флажок опции столбцы диапазона.

9. Щелкните кнопку ОК в окне Параметры сортировки.

Занятие 7

/56

Обработка данных таблщы

10. Выберите в раскрывающемся списке поля Сортировать по Строка 1.

11. Выберите в поле Сортировать по возрастанию.

12. Щелкните кнопку ОК в окне Сортировка диапазона.

13. Обратите внимание, как упорядочилась база данных.

14. Выберите в поле Сортировать по убыванию.

15. Обратите внимание, как изменился порядок базы данных.

Формы базы данных

Добавлять, искать, редактировать или удалять записи из списка можно » с помощью формы данных. Форма данных представляет собой диалоговое окно,

содержащее для одной записи поля, имена которых совпадают с метками соответствующих столбцов списка.

Для работы с формой базы данных необходимо вызвать окно формы Для этого нужно:

• Выделить одну ячейку списка.

• Выбрать в меню Данные команду Форма. Появится диалоговое окно, имеющее заголовок, совпадающий с именем текущего рабочего листа:

Обработка данных таблицы

Занятие 7

157

Для просмотра базы данных при помощи формы можно использовать линейку прокрутки или кнопки:

Далее — для перехода к следующей записи базы данных; Назад — для перехода к предыдущей записи.

По окончании работы с формой базы данных нужно щелкнуть кнопку Закрыть для закрытия диалогового окна формы.

Задание 6.

Вызовите окно формы и самостоятельно просмотрите базу данных, используя линейку просмотра и кнопки Далее и Назад.

Для добавления новой записи нужно:

• В диалоговом окне формы щелкнуть кнопку Добавить. Появится пустая запись.

• Ввести данные для новой записи. После ввода каждого поля нужно нажимать клавишу Tab, или щелкать указателем мыши по другому полю.

• После ввода всей записи нажать клавишу Enter для добавления записи в базу данных. Новая запись добавляется в конец базы данных.

З

адание 7.

Добавьте новую запись, содержащую следующие

поля:

30

Скоморовская И.Н. Чкаловаi 13 56

36-71-39 Выполнение задания.

1. Щелкните в диалоговом окне Адреса и телефоны кнопку Добавить. Появится пустая запись.

2. Щелкните левой кнопкой мыши в поле № и введите его значение - 30.

3. Аналогичным образом введите остальные поля новой записи.

4. Нажмите клавишу Enter для добавления записи в базу данных.

5. Щелкните кнопку Закрыть и убедитесь, что новая запись добавлена в конец базы данных.

Занятие 7

158

Обработка данных таблицы

Для поиска записи по критерию нужно:

• В диалоговом окне формы щелкнуть кнопку Критерии. Появятся пустые поля для ввода критериев поиска. Кнопка Критерии превратится в кнопку Правка.

• Ввести критерии поиска, используя шаблоны (? - любой символ, * - любое количество произвольных символов) и операторы сравнения (=, >, <, >=, <=, <>).

• Щелкнуть кнопку Далее - для поиска вперед по списку и вывода на экран первой записи, отвечающей критерию, или кнопку Назад - для поиска назад по списку.

Задание 8.

Найдите все записи, номер которых не меньше 23, а фамилия начинается с буквы С.

Выполнение задания.

1. Вызовите диалоговое окно формы.

2. Щелкните кнопку Критерии.

3. Введите в поле № критерий поиска: > =23.

4. Введите в поле Ф.И.О. шаблон: С*.

5. Щелкните кнопку Далее. В диалоговом окне будет выведена первая запись, удовлетворяющая введенным критериям. В правом верхнем углу диалогового окна Адреса и телефоны отобразится порядковый номер найденной записи в списке.

6. Повторяйте предыдущее действие до тех пор, пока не будет выведена последняя запись, удовлетворяющая критериям. После щелчка по кнопке Далее будет слышен звуковой сигнал, и содержимое окна формы не будет меняться.

7. Перейдите к первой записи, удовлетворяющей введенным критериям, используя кнопку Назад.

Для удаления ненужной записи необходимо:

• Найти запись, подлежащую удалению, используя поиск по критерию, или просматривая базу данных.

• Щелкнуть кнопку Удалить. Текущая запись будет удалена; остальные записи списка сдвигаются.

! Удаленные записи не могут быть восстановлены.

О

Занятие 7

159

бработка данных таблицы

Задание 9.

Самостоятельно удалите запись о Малаевой Н.И.

Для редактирования записи нужно:

• Найти запись, подлежащую редактированию, используя поиск по критерию,

или просматривая базу данных.

• Отредактировать содержимое полей записи.

• Нажать клавишу Enter для сохранения изменений.

Если запись была отредактирована ошибочно, то перед нажатием клавиши Enter или переходом к другой записи нужно щелкнуть кнопку Вернуть. Произведенные изменения будут удалены.

Задание 10.

Замените в записи о Ветрове А.Р. номер телефона с 58-81-17 на 58-77-11.

Выполнение задания.

1. Найдите запись о Ветрове А.Р., используя поиск по критерию.

2. Щелкните левой кнопкой мыши в поле Тел.

3. Удалите номер телефона и введите новый - 58-77-11.

4. Закройте окно формы, щелкнув кнопку Закрыть.