Раздел 2. Ревизия и контроль производственной и финансово – хозяйственной деятельности организации

Тема 2.1 Ревизия денежных средств, подотчетных сумм и расчетных операций

Вопросы:

1. Методика проведения и оформления результатов инвентаризации наличных денег и ценных бумаг в кассе.

2. Проверка соблюдения Правил ведения кассовых операций РБ.

3. Ревизия операций по счетам в банке.

4. Ревизия расчетов с подотчетными лицами.

5. Ревизия расчетов по заработной плате.

6. Ревизия расчетов по налогам и неналоговым платежам.

1 вопрос

Ревизия кассы и кассовых операций проводится по трем основным направлениям:

1. инвентаризация денежной наличности;

2. проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступивших в кассу;

3. проверка правильности списания денег в расход.

При этом необходимо руководствоваться Правилами ведения кассовых операций в РБ.

Задачи ревизии кассы:

• проверка обеспечения условий хранения и сохранности наличных денег в кассе и при их доставке из банка;

• проверка соблюдения Правил ведения кассовых операций в РБ и кассовой дисциплины;

• соблюдение правил документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;

• соблюдение установленного порядка хранения чековых книжек, выписки чеков и получения по ним денег;

• контроль за своевременным и полным оприходованием денег, полученных из банка, и при реализации ТМЦ и услуг за наличный расчет;

• соблюдение лимита хранения наличных денег в кассе и при выдаче их на операционно-хозяйственные нужды и другие расходы;

• соблюдение сроков внезапных инвентаризаций кассовой наличности;

• проверка законности, достоверности и целесообразности кассовых операций.

Основными источниками ревизии кассы являются:

• кассовые книги;

• отчеты кассира с приложенными к ним ПКО и РКО;

• корешки чеков использованных чековых книжек;

• выписки банков со счетов предприятия;

• Ж.О. по счетам 51,52;

• Главная книга и другие документы.

Инвентаризация кассовой наличности должна проводится внезапно, т.е немедленно после прибытия ревизора (аудитора) в организацию для проверки.

При временном отсутствии кассира помещение кассы опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытию кассира. Если кассир отсутствует длительное время в организации создается комиссия, проводится инвентаризация и передача кассы другому МОЛ.

Проводится в присутствии гл. бухгалтера и кассира.

Кассовые операции на время инвентаризации не прекращаются.

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе

кассир должен составить кассовый отчет.

В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные Правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются, и в отчет кассира не включаются.

В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости, если срок оплаты ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира.

Если срок не истек, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют члены комиссии.

Кассир до начала инвентаризации подписывает расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы внесены в отчет, и сданы в бухгалтерию. Все поступившие денежные средства оприходованы, а выбывшие списаны.

Ревизор должен тщательно проверить предъявленный кассовый отчет. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца.

При проверке кассового отчета и приложенных к нему документов ревизор (аудитор) должен сопоставить номера ПКО и РКО приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации. При расхождениях выясняются причины.

После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе путем пересчета. Составляется опись купюр.

После проверки составляется акт инвентаризации кассы, в 2-3 экз.

При установлении излишков или недостач денег кассир дает письменное объяснение о причинах, также делается пересчет итогов по всем кассовым отчетам со дня предыдущей инвентаризации, необходимо выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки.

При отсутствии ошибок недостача – немедленно погашается, а излишек – оприходуется.

2 вопрос

Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в РБ разработаны на основании Банковского кодекса и устанавливают единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории РБ.

Применительно к настоящим Правилам нижеприведенные термины означают следующее:

• предприятия - республиканские органы государственного управления, органы местного управления и самоуправления, иные юридические лица;

• выручка - все наличные деньги, поступившие в кассу предприятия, предпринимателя, частного нотариуса, за исключением наличных денег, полученных со счета в банке, и возврата наличных денег, ранее выданных на командировочные расходы, на расчеты, осуществляемые между предприятиями, предпринимателями, частными нотариусами, выплаты, входящие в состав фонда заработной платы;

• лимит остатка кассы - предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе предприятия (у предпринимателя, частного нотариуса в случае установления им лимита остатка кассы) по состоянию на конец рабочего дня;

• кассовые операции - оприходование в кассу наличных денег; соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег; прием наличных денег в кассу предприятия, предпринимателя, частного нотариуса, выдача наличных денег из кассы предприятия, предпринимателя, частного нотариуса и оформление кассовых документов; порядок использования выручки; порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков; ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей;

• обособленные подразделения - это филиалы, представительства и другие подразделения предприятия, правовой статус которых определяется положением, утвержденным предприятием, с правом открытия соответствующих счетов;

• оплата труда - выплаты, входящие в состав фонда заработной платы в соответствии с Инструкцией по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства статистики и анализа РБ от 17 сентября 2001 г. № 80 (Национальный реестр правовых актов РБ, 2001 г., № 94, 8/7299);

• уполномоченные лица - агенты, распространители, инспектора, продавцы мелкорозничной и передвижной торговой сети и другие лица, осуществляющие деятельность от имени предприятия, предпринимателя;

• специализированный кооператив - жилищный, жилищно-строительный, дачный, гаражный, садоводческий кооператив (товарищество).

• Наличные деньги подлежат обязательному зачислению и хранению на соответствующих счетах в банках.

• Наличные деньги могут быть получены в банках, в которых открыты соответствующие счета. Наличные деньги расходуются на те цели, на которые они получены.

• Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги на конец рабочего дня в пределах установленного лимита остатка кассы.

• Лица, которым установлен лимит остатка кассы, имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, выплаты педагогическим работникам на приобретение методической литературы на срок не свыше 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций - не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в банке. По истечении этого срока (на четвертый и шестой рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в банк.

ПОРЯДОК ПРИЕМА И ВЫДАЧИ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ, ОФОРМЛЕНИЯ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ:

1. Прием наличных денег организациями и ИП осуществляется по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам в соответствии с законодательством РБ.

2. Выдача наличных денег из касс предприятий, предпринимателей, частных нотариусов, использующих наемный труд, производится по:

• расходному кассовому ордеру;

• платежной ведомости с последующим приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, либо лицу, указанному в доверенности.

На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, предпринимателя с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников предприятия, предпринимателя, производятся в порядке и размерах, установленных законодательством РБ.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, производятся при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (т, р, у), являются:

• кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-ФС, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством РБ;

• кассовый чек, содержащий номер, наименование предприятия, ИП, дату продажи (выполнения р., оказания у.), наименование, количество и цену товара (р. у.), сумму, идентификатор кассира.

• В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование предприятия, предпринимателя, дату продажи, наименование, количество и цену товара, сумму, подписанный лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (р, у), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

По истечении установленных Правилами сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий кассир должен:

• в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать запись: "Депонировано";

• составить реестр депонированных сумм;

• в платежной ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись своей подписью;

• записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму наличных денег.

Депонированные суммы сдаются в обслуживающий банк. На сумму сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер.

Бухгалтер, предприниматель производят проверку отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей на руки лицам, вносящим или получающим наличные деньги, запрещается.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;

• правильность их оформления;

• наличие перечисленных приложений;

• на расходном кассовом ордере или приложенных к нему документах, платежной ведомости - наличие и подлинность подписи руководителя предприятия, предпринимателя или лиц, ими уполномоченных.

15. В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления.

16. Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличных денег подписываются кассиром. Приложенные к ним документы должны быть погашены штампом или надписью: "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).

17. Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются и регистрируются бухгалтером, предпринимателем, частным нотариусом в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров .

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВОЙ КНИГИ И ХРАНЕНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ:

18. Предприятия имеющие счет в банке и использующие наемный труд, учитывают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге.

19. Неправильные записи в кассовой книге исправляются в соответствии с требованиями Закона РБ "О бухгалтерском учете и отчетности».

20. Руководители предприятий, ИП обязаны обеспечить сохранность наличных денег и других ценностей в кассе, а также при доставке их из банка или сдаче в банк.

21. Руководителям при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, сопровождением и транспортировкой наличных денег рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах с тем, чтобы к ведению кассовых операций, сопровождению и транспортировке наличных денег и других ценностей по возможности не допускались лица:

• ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

• страдающие хроническими психическими заболеваниями;

• систематически нарушающие общественный порядок;

• злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

22. Помещения касс по решению руководителя могут быть оборудованы средствами охранной, тревожной и пожарной сигнализации.

23. Все наличные деньги и другие ценности хранятся в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются.

24. Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

25. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, пеналах или другой упаковке хранятся у руководителей предприятий, предпринимателя. Не реже одного раза в квартал проводится проверка их наличия. При обнаружении утраты ключа руководителю предприятия, предпринимателю необходимо сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принять меры к немедленной замене замка металлического шкафа или сейфа.

26. Перед открытием помещения кассы, кассового пункта, металлических шкафов, сейфов кассир (предприниматель, частный нотариус) обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

27. Кассир в соответствии с законодательством РБ несет ответственность за сохранность всех принятых им наличных денег и других ценностей.

28. При приеме кассира на работу руководитель обязан под роспись ознакомить его с Правилами, после чего с кассиром заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАССЫ И КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ:

29. В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал проводится внезапная инвентаризация кассы с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

30. Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия.

31. По итогам работы комиссия составляет акт инвентаризации наличных денег и других ценностей по форме.

32. Комиссия проверяет наличие денег и других ценностей путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией и МОЛ. 1-н экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, 2-й остается у МОЛ.

33. Контроль за ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия, ИП.

34. Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций возлагается на руководителя, главного бухгалтера, руководителя финансовой службы и кассира, ИП.

3 вопрос.

Основными источниками аудита операций по счетам в банке являются выписки их лицевых счетов и приложенные к ним оправдательные документы, а также записи учетных регистров по счетам 51, 52, 55.

До начала проверки необходимо узнать, какие счета открыты в банке у проверяемой организации.

Проверку рекомендуется начинать с установления правильности входящего остатка на 1-е число ревизуемого периода. Для чего остаток средств на проверяемом счете на 1 число (Ж/О №2) сопоставляют с выпиской банка с Главной книгой и балансом.

Проверка производится по каждому счету отдельно.

Приступая к сплошной проверке банковских операций, необходимо убедиться в полноте и достоверности выписок банка. (рассказать 3 способа)

Если окажется, что часть выписок отсутствует, или в них есть подчистки, исправления, неясные оттиски цифр, вызывающие сомнение необходимо получить в банке заверенные дубликаты (копии).

На всех выписках должен стоять штамп банка. Исправления в выписках заверяются подписью гл.бухгалтера и печатью банка.

Необходимо проверить соответствие оборотов по ДТ и КТ счета по выпискам банка за каждый проверяемый месяц с оборотами согласно учетным регистрам.

Далее следует убедиться, что все проведенные через банк операции являются достоверными и подтверждены соответствующими подлинными документами. Проверяем наличие всех приложений к выпискам (платежные поручения, требования, корешки чеков и т.д., к ним основания: счета – фактуры, ТТН и т.д.), заверенные штампом банка, подписью операциониста с указанием даты. Одновременно проверяется правильность корреспонденции счетов и записей в учетных регистрах.

Проверяется обоснованность перечисления денежных средств за ТМЦ. С этой целью следует сверить суммы, указанные в платежных документах, с записями по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или по 76 «Расчеты с разными ДТ и КТ». Далее проверяют полноту оприходования ТМЦ. В случае сомнения в подлинности документов или достоверности операций следует провести встречную проверку поставщиков продукции. Выявленные при встречных проверках расхождения оформляются промежуточными актами.

Аналогично проводятся проверки по каждому счету отдельно.

4 вопрос

Задачи контроля расчетов с подотчетными лицами являются:

• установление правильного и целевого использования подотчетных сумм;

• выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов;

• соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Источниками проверки являются:

• приказы и распоряжения по предприятию;

• авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм;

• отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами;

• Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Расчеты с подотчетными лицами проверяются, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается:

• соблюдение правил выдачи авансов – лицам в соответствии с приказом;

• своевременность предоставления авансовых отчетов – в течении 3-х дней с момента выдачи денег, без учета дня выдачи или в 3-хдневный срок с момента возврата из командировки;

• целесообразность и законность использования подотчетных сумм – проверяем журнал регистрации работников, направленных в командировки;

• правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам – устанавливается наличие отметок (печатей) о прибытии и выбытии и т.д.

• порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;

• своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

Особое внимание уделяется проверке «командировок». Устанавливается наличие отметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время в командировке определяется по отметкам прибытия и выбытия, при этом они обязательно сопоставляются с датами билетов, с путевыми листами и табелями рабочего времени. Соблюдение срока нахождения в командировке - определяется приказом организации. Отдельно проверяется правильность оплаты суточных, расходов по найму жилья и на проезд, (рассказать о размерах и порядке оплаты).

В соответствии с действующим законодательством работник должен отчитаться в течении трех дней по возвращении из командировки, составляя авансовый отчет, который утверждается руководителям организации.

Далее проверяется правильность подсчета оборотов и выведения сальдо в регистрах учета.

5 вопрос

Задачами контроля расчетов с рабочими и служащими по оплате труда является проверка:

• правильности и своевременности расчетов с работниками по оплате труда;

• соблюдение действующего законодательства о труде;

• правильности применения должностных окладов;

• тарифных ставок, сдельных расценок;

• правильности ведения бухгалтерского учета расчетов по оплате труда.

Источниками информации, являются:

• аналитические и синтетические данные по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными Дт и КТ»,

• первичные документы по учету выработки и начислению оплаты труда: табеля, наряды, путевые листы и т. д.;

• листки о временной нетрудоспособности;

• нормативно – правовая документация, регулирующая эти операции.

Начинать проверку следует с установления соответствия показателей аналитического учета (итоговые суммы к выдаче в РПВ) с сальдо по счету 70, в Главной книге и бухгалтерском балансе на одну и туже дату.

При выявлении расхождений следует установить их причины (неполное удержание авансов; повторное списание денежных документов с отнесением выплат по ним в дебет счета 70; неправильный перенос сальдо; запущенность учета по счету 70).

Затем изучается достоверность первичных документов, порядок и последовательность их заполнения. Проверяются табеля учета рабочего времени и графики работы, правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной – выполнение количественных и качественных показателей работы, правильность применения норм и расценок. При проверке первичных документов устанавливается наличие подписей ответственных должностных лиц, заполненность реквизитов, нет ли подчисток, и т. д., также при проверке первичных документов необходимо выяснить: нет ли случаев включения в них вымышленных (подставных) лиц, путем сопоставления ФИО в нарядах и табелях с данными учета личного состава в отделе кадров.

Далее выборочно проверяется правильность начисления оплаты труда, в том числе отпусков и удержаний из оплаты труда (подоходного налога, по исполнительным документам, «кредитов», авансов и так далее). При проверке правильности удержаний нужно установить их документальную обоснованность и законность, своевременность перечисления удержанных сумм по назначению. Общий размер всех удержаний не может превышать 50 % заработка.

В процессе контроля проверяется также расходование средств ФСЗН: на выплату пособий по временной нетрудоспособности, пособий на рождение, по беременности и родам и так далее.

Кроме того, рекомендуется проводить внезапные контрольные обмеры выполненных работ, проверок явки на работу отдельных должностных лиц и т. д.

При проверке положений по оплате труда обращают внимание на обоснованность установленной численности управленческого персонала, их окладов и надбавок к ним.

Проверяется соблюдение штатной дисциплины, правильность арифметических подсчетов – выборочным путем.

Необходимо тщательно проанализировать соблюдение сроков и полноту выдачи зарплаты. Выборочно проверить правильность отнесения расходов по зарплате на виды затрат.

6 вопрос

Законодательством РБ предусмотрены широкие права Государственного налогового комитета (имеет право применять финансовые санкции).

В силу этого предприятию необходимо привлекать аудиторов, с помощью которых можно избежать финансовых потерь.

Общей задачей контроля является установление по всем видам платежей в бюджет правильности исчисления суммы платежей, своевременности перечислений причитающихся сумм, выяснение причин просрочки платежей и за чей счет отнесена уплаченная пеня, какие меры приняты к лицам, виновным в несвоевременном перечислении средств.

Основными источниками информации для контроля расчетов с бюджетом являются:

• справки и расчеты по отдельным видам платежей;

• декларации по расчетам налогов и платежей;

• выписки учреждений банка и приложения к ним;

• акты проверок ИМНС;

• регистры аналитического и синтетического учета.

В процессе проверки следует уточнить правильность выведения оборотов и сальдо по каждому виду платежей на конец отчетного периода. Для этого данные аналитического учета сопоставляют с записями в журнале – ордере и Главной книге по счету 68.