Управление как функция
Многовековое развитие менеджмента предопределило выделение деятельности по управлению в отдельную функцию, которая по своему назначению и содержанию выполняемых работ принципиально отличается от производственной функции. Управление как функция реализуется через выполнение ряда управленческих действий, получивших название функций управления (с.15).
Управление как процесс
Процессный подход к управлению отражает стремление теоретиков и практиков менеджмента интегрировать все виды деятельности по решению управленческих проблем в единую цепочку, разорванную в функциональном подходе, при котором каждая из функций рассматривается вне связи с другими. Внимание сосредотачивается на взаимосвязанности отдельных действий. Каждое из них, в свою очередь, является процессом. Таким образом, управление представляется как динамически изменяющиеся в пространстве и времени, связанные между собой управленческие функции, цель которых решение проблем и задач предприятия.
Управление — это люди, управляющие организацией
Умение ставить и реализовывать цели основатель школы научного менеджмента Ф.У. Тейлор определял, как искусство точно знать, что предстоит сделать и как сделать это самым лучшим и дешевым способом. Процесс управления обеспечивается профессионально подготовленными специалистами в области управления путем постановки целей и разработки способов их достижения. Они обеспечивают условия для производительного и эффективного труда занятых на предприятии работников и получения результатов, соответствующих целям. Поэтому управление — это умение добиваться поставленных целей, направляя труд, интеллект, мотивы поведения людей, работающих на предприятии. Возрастает необходимость обращения внимания к организационной культуре, различным формам демократизации управления, стилю руководства и лидерству, участию работающих в прибылях, собственности, управлении.
Функции управления и их содержание
Функция управления — совокупность объективно необходимых, устойчиво повторяющихся действий, объединенных однородностью содержания и целевой направленностью, необходимых для решения задач предприятия.
В функции проявляется сущность, содержание управления. В образующем управление единстве двух его аспектов — процесса и структуры — содержание его раскрывается в процессе. Отсюда функция управления есть функция процесса управления.
Управление — совокупное осуществление функций. Объективная совокупность (состав) функций присуща управлению на любых иерархических ступенях, при любых особенностях производства. Отсюда — качественная однородность управления на любых уровнях. Функция управления — научная абстракция, поэтому подходов к их классификации достаточно много. Их состав впервые установлен (с. 22) французским экономистом, основателем классической административной школы управления Анри Файолем в 1916 г. Это пять логически связанных между собой видов деятельности:
1. Планирование и прогнозирование.
2. Организация.
3. Координация и регулирование.
4. Активизация и стимулирование.
5. Контроль (учет, анализ).
При наличии определенной логической последовательности (очередности) в реализации функций практически они все взаимно проникают друг в друга. Так, учет и анализ, казалось бы, завершающие управленческий цикл, на самом деле дают импульсы планированию (коррекции), регулированию и активизации в сочетаниях, различных по опережению времени, мощности воздействия и т.п. (рис. 2).
Схематическое выражение основных взаимосвязей между функциями управления приводится на рис. 3.
В силу единства процесса и структуры управления функции управления должны рассматриваться в связи и во взаимоотношениях с функциями аппарата управления. Практически реализация функций управления на конкретном экономическом объекте связана с выполнением задач, которые призван решать соответствующий аппарат управления. Их следует определять как служебные задачи или как функции-задачи аппарата управления.
Состав функций-задач, как и самого аппарата управления (структуры), определяется особенностями объекта управления, оказывающего на них воздействие. В зависимости от особенностей объекта, наряду с функциями управления (с. 24) объектом в целом, могут быть выделены функции-задачи отдельных звеньев аппарата управления: техническая подготовка производства; различные виды обслуживания; контроль качества продукции и т.д. Единство процесса и структуры управления выражается во взаимопроникновении функций управления и функций-задач, решаемых в управленческом аппарате: выполнение каждой функции-задачи предполагает осуществление всех функций управления, являясь, в свою очередь, способом их реализации.
Предложенная классификация может служить методологической основой при решении практических задач совершенствования управления производственно-экономическими объектами. С учетом такого подхода должны рассматриваться пути совершенствования структуры управления, методологические основы создания автоматизированных систем управления предприятиями и др. [Кузнецов Ю.В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. – СПб. Изд-во ОЛБИС. 1997]. Рассмотрим содержание каждой функции управления.
Планирование — вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов предприятия и его составных частей. Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает: установление целей и задач; разработку стратегий, программ и планов для достижения целей; определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам; доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.
В командно-административной системе планирование на предприятии выступало инструментом для постановки задач подразделениям и распределения ресурсов между ними для реализации жестко заданных сверху целей. Оно также было средством контроля и оценки результатов и создавало основу для стимулирования труда работников предприятия.
Рис. 3. Связи и взаимодействие функций
В новых условиях хозяйствования планы не задаются предприятиям сверху. Ресурсы предприятие «добывает» самостоятельно, неся полную ответственность за ассортимент, качество и результаты. План становится основой деятельности предприятий всех форм собственности и размеров, (с. 25) так как без него невозможно обеспечивать согласованность в работе подразделений, контролировать процессы, определять потребность в ресурсах, стимулировать трудовую активность работающих на предприятии. Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки предприятия и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов; укрепляет взаимодействие руководителей разных служб предприятия.
Планирование в современных условиях — это непрерывный процесс использования новых путей и способов совершенствования деятельности предприятия за счет выявления возможностей, условий и факторов. Следовательно, планы не могут быть директивными, а должны меняться в соответствии с конкретной ситуацией. Органичной составной частью планирования при этом становится составление долгосрочных и среднесрочных прогнозов, показывающих возможные направления будущего развития организации, рассматриваемой в тесном взаимодействии с окружающей ее средой. Прогнозы на будущее закладываются в основу стратегических планов, в которых находят отражение важнейшие для любого предприятия связи между целями, ресурсами и возможностями окружающей среды. В свою очередь, стратегические планы составляют основу текущих планов, с помощью которых организуется работа предприятия.
Организация — вторая функция управления, задачей которой является формирование ее структуры, а также обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы — персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами и другими элементами. Организовать — это значит разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установления взаимосвязей между различными видами работ. Не менее важная задача функции организации — создание условий для формирования такой культуры внутри предприятия, которая характеризуется высокой чувствительностью к изменениям, научно-техническому прогрессу, единым для всего предприятия ценностям. Здесь главное внимание должно уделяться работе с персоналом, развитию стратегического экономического мышления в сознании руководителей, в выработке у работников предпринимательского склада, склонности к творчеству, нововведениям (с. 26).
Мотивация — деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих на предприятии, и побуждение их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Процесс мотивации включает: установление или оценку (понимание) неудовлетворенных потребностей; формулировку целей, направленных на удовлетворение потребностей; определение действий, необходимых для удовлетворения потребностей. Действия по мотивации включают экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. К мотивационной деятельности относятся работы по: содержанию, росту и расширению профессиональной квалификации работающих, удовлетворению от полученных результатов, повышению ответственности, возможности проявления инициативы и осуществления самоконтроля и другие виды работ.
Контроль — управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка, а также учет результатов работы предприятия. В ней выделяют два основных направления: контроль за выполнением работ, намеченных планом и меры по коррекции всех значительных отклонений от плана. Главные инструменты выполнения этой функции — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть своевременным и достаточно простым. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда предприятия стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами.
Координация — функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации (с.27) — достижение согласованности в работе всех звеньев предприятия путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ на предприятии. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами предприятия, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля), а также действий руководителей.
В условиях роста самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней и исполнителей происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры. Одновременно сокращается необходимость в вертикальной координации, когда структуры управления становятся «плоскими» [Управление организацией :Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Соломатина. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2005.].