18 Путеводители.

Путеводители. Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Он играет значительную роль в системе научно-справочного аппарата.

Путеводители бывают различных типов: путеводители по архивам (или межархивные путеводители), путеводители по фондам архива, тематические путеводители, краткие справочники.

Путеводитель по архивам — это архивный справочник, в котором дан систематизированный перечень архивов с краткой характеристикой хранящихся в них документов. Примером такого путеводителя является двухтомник “Государст­венные архивы СССР” (М., 1989), в подготовке которого принимали участие и белорусские архивисты. В нем собраны сведения о всех центральных архивах СССР и государственных архивах союзных республик по состоянию на середину 80-х годов. Каждой республике посвящен раздел, в котором даются справки на ее архивы.

В справке приводятся полное и сокращенное название архива, его адрес, количество и крайние даты хранимых документов, краткая история архива. В справках о центральных и областных архивах имеются аннотации о содержании основных групп документов фондов.

Несмотря на распад СССР и происшедшие изменения в сети и названии архивов, справочник не утратил своего информационного значения и является единственным изданием, где охарактеризованы все архивы республик.

Наиболее распространенный вид путеводителей — путеводитель по фондам архива. Он представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов с их краткими характеристиками.

В Беларуси подготовлено девять подобных путеводителей, восемь из которых изданы (глава 8). В печати находится путеводитель по Белорусскому государственному архиву-музею литературы и искусства.

Путеводители бывают межархивные и архивные. В первом информация дается одновременно о фондах нескольких архивов, во втором — речь идет о фондах одного архива.

Схема построения путеводителя зависит от состава и содержания фондов архива. Большинство архивов при подготовке путеводителей берут за основу производственно-отраслевую схему. Ее суть сводится к тому, что характеристики фондов группируются в разделы и подразделы с учетом тех отраслей государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с которыми были связаны фондообразователи. По этой схеме составлены все путеводители Беларуси.

19 Обзоры документов.

Обзоры документов. Обзор документов — это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов и предназначенный для информирования заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Обзоры бывают двух видов: обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда — архивный справочник, который раскрывает состав и содержание документов одного архивного фонда с указанием их поисковых данных. В него включается информация о всех делах фонда. Его построение не зависит от порядка организации документов в фонде и не закрепляет их систематизацию.

Обзоры фондов составляются на наиболее актуальные, содержащие многоаспектную информацию и представляющие особый интерес для научной общественности фонды. Например, в НА РБ имеется обзор фонда Центрального статистического управления БССР за 1918—1930 гг., а в НИАБ — фонда князей Радзивиллов.

Тематический обзор — архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме. Он раскрывает содержание документов независимо от их фондовой принадлежности. Такой обзор может охватывать документы одного фонда или его части, или группы фондов, хранящихся как в одном, так и в нескольких архивах.

Подготовка тематических обзоров наиболее целесообразна в случаях, когда в архивах имеется значительное количество документов по той или иной теме. В качестве примера тематического обзора можно назвать “Обзор документальных материалов ЦГАОР БССР о состоянии и развитии сельского хозяйства”.

Обзоры состоят из историко-археографического предисловия, характеристики документов и справочного аппарата.

В историко-археографическом предисловии отражается: а) история фондообразователя; б) история фонда; в) принципы построения и порядок пользования обзором.

При освещении истории фондообразователя необходимо показать обстановку и причины создания учреждения, время его деятельности, все преобразования, происшедшие с ним, задачи, компетенцию и функции, подведомственность, организационную структуру, причины ликвидации, название учреждения, его правопреемника.

Во второй части предисловия указываются крайние даты документов фонда, их количество, откуда, когда, при каких обстоятельствах и в каком состоянии они поступали в госархив. В ней раскрываются полнота и степень сохранности документов, состав и содержание утраченных материалов, отмечаются палеографические, лексические и другие особенности материалов, а также наличие документов на иностранных языках. Здесь же отражается упорядоченность и доступность документов для использования, наличие научно-справочного аппарата к ним.

В третьей части историко-археографического предисловия обосновываются принципы построения обзора, указываются приемы раскрытия содержания документов, состав научно-справочного аппарата к обзору и порядок пользования им и обзором в целом.

Объем частей историко-археографического предисловия определяется характером и масштабами деятельности учреждения-фондообразователя, составом и количеством отложившихся документов.

Центральной частью обзора является характеристика документов. Ее назначение состоит в том, чтобы дать исследователю максимально полное и правильное представление о составе и содержании документов в логически стройной системе и по возможности в строгой обобщенной форме. Решение этой задачи зависит от двух моментов: 1) системы построения обзора; 2) способа раскрытия содержания документов.

Основными схемами построения обзоров являются: структурная, отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая.