- •1. Документоведение
- •1.1. Предмет, содержание и задачи курса документоведения
- •1.2. Понятия «информация» и «документ» Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации
- •Материальные носители
- •Средства письма
- •Материальные носители и средства письма в России
- •1.3. Свойства и функции документов. Классификация Свойства документов
- •Функции документов
- •Классификация организационно-управленческих документов
- •1.4. Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность Типы документов
- •Развитие технологии копирования документов
- •Современные средства копирования и размножения документов
- •Обязательный экземпляр документов
- •1.5. Структура документа: формуляр современного управленческого документа; текст документа; унификация текста документа
- •Правила оформления реквизитов
- •Бланки документов
- •Виды бланков документов и их реквизиты
- •1.6. Системы документации
Современные средства копирования и размножения документов
В современном делопроизводстве для копирования документов используются специальные технические средства, которые можно разделить на две группы: средства копирования и средства размножения.
Их принципиальное различие заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала. Средства копирования обычно используют, когда нужно получить небольшое количество экземпляров (25-50 шт.), а при массовом тиражировании привлекают средства малой полиграфии.
Наиболее используемыми являются следующие средства копирования.
-
Электрографическое копирование (электрофотографическое или ксерографическое) - наиболее распространенный в настоящее время способ копирования. При электрографическом способе копирования документ сначала проецируется на поверхность фотополупроводникового покрытия на барабане аппарата (светоэкспозиция) и формируется его невидимое электростатическое изображение. Затем изображение проявляется в процессе прилипания красящего порошка (тонера) к заряженным участкам. После этого происходит собственно печать - перенос красящего порошка с барабана на бумагу - и закрепление изображения. Основными достоинствами электрографического копирования являются: высокая оперативность, производительность и качество копирования; возможность масштабирования и редактирования документа при копировании; получение копий с листовых и сброшюрованных документов; получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов; получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге; сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания. Наиболее известными аппаратами электрографического копирования являются отечественные - ЭРА, РЭМ, ЭФКА и зарубежные - фирм Xerox, Canon и др.
-
Термографическое копирование - самый оперативный способ. При термографическом копировании используют специальную термокопировальную бумагу. Копия может быть изготовлена как на специальной термореактивной бумаге, так и на обычной. Однако применение термографического способа не позволяет получить высокое качество копий, к тому же бумага стоит достаточно дорого.
-
Фотографическое копирование - самый ранний из современных способов копирования. Для фотокопирования используют особо контрастные фотобумагу и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Этот способ обеспечивает самое высокое качество копий, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии. (Одна из разновидностей фотокопирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов.)
-
Электроннографическое копирование. Способ электронно-графического копирования основан на оптическом считывании документов, преобразовании проектируемого на них изображения в электрические сигналы и переносе информации на специальный носитель копии. Копии при применении такого способа получают на электрофотопленке или на термореактивной бумаге. Копии на электрофотопленке могут затем использоваться для тиражирования документов средствами трафаретной печати.
-
Диазографическое копирование (диазография, синькогра-фия). Этот способ применяется преимущественно для копирования чертежно-технической документации большого формата. При диазографии производится экспонирование оригинала на светочувствительную специальную диазобумагу, а затем на участках, где нет изображения, происходит отбеливание бумаги ярким светом. После этого полученное изображение проявляют. Диазографическое копирование не обеспечивает высокого качества печати. К тому же использование такого способа предъявляет особые требования к материалу оригинала документа - он должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге или кальке. Тиражирование документов (получение значительного количества копий) в офисах и учреждениях может быть организовано с использованием средств оперативной полиграфии. В полиграфии применяется большое разнообразие способов печати. Высокая и глубокая печать являются самыми совершенными способами для массового тиражирования книг, брошюр. При этих способах используются объемные печатные формы. Однако в оперативной полиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы. Наиболее распространенными в оперативной полиграфии являются следующие способы тиражирования документов.
-
Гектографическая (спиртовая) печать. Принцип гектографической печати основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом и расходуется при переносе на копии. С одной печатной формы можно получить 100-200 оттисков. Гектографическая печать применяется при небольшом тиражировании (25-250 экз.). Достоинствами этой печати являются возможность многоцветной печати и низкая стоимость расходных материалов, а недостатками - низкое качество копий и их выцветание со временем.
-
Офсетная печать. Офсетная печать основана на несмешиваемости масла и воды. Печатная форма обрабатывается так, чтобы участки, содержащие изображение, удерживали масляную краску, а остальная поверхность - воду (и отталкивала краску). Затем на нее наносится изображение с использованием жирового красителя. При печати на форму накатывается краска, налипающая на жирные места, а потом краска переносится на бумагу для получения копии. Достоинства офсетной печати: высокое качество копий; возможность тиражирования большого числа экземпляров (до 5 тысяч оттисков с металлической формы); возможность повторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги; возможность многоцветной печати. Недостатками офсетной печати являются сложность изготовления печатной формы и процесса копирования и высокая стоимость оборудования.
-
Трафаретная печать. Принцип трафаретной печати заключается в продавливании краски через трафарет на машинах-ротаторах. Печатная форма документа изготавливается на специальной бумаге (восковой, желатиновой или коллоидной), или на пленке. При нанесении трафарета на его материале пробиваются микроотверстия, через которые потом продавливается краска. К достоинствам трафаретной печати относятся хорошее качество печати; возможность тиражирования 400-1500 оттисков с одной формы и простота изготовления трафаретов. К недостаткам - невозможность редактирования трафаретов после изготовления и необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати.
-
Ризография (электронно-трафаретная печать). Ризография совмещает традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Она является сегодня самым распространенным способом тиражирования документов в организациях и учреждениях. При копировании сначала документ переводится в электронный вид и по нему создается матрица (пленка с микроотверстиями). Затем рабочая матрица пропитывается красителем и используется как трафарет для печати. С одной рабочей матрицы можно получить не менее 4000 оттисков хорошего качества. Достоинствами ризографии являются использование для копирования бумаги любого типа и качества; высокая производительность и качество копирования; возможность копирования цветных документов (за несколько прогонов одного листа); возможность редактирования документов.