Тема7.Распределение функций между процессами

Виды д-ти, котор составляют процесс делятся:

1. Технология выполнения процесса( преобразов входов в выходы), способ выполнения д-ти

2. Система менеджмента процесса, способ упр-ия деят-тью

Ф-ия – направление д-ти элементов организационной структуры, представляющей собой совокупность однородных операций, выполняемых на постоянной основе

Зона безответственности – сущ-ет проблема в определении кто должен выполнять ф-ию, т.к. каждый руководитель считает, что ф-ия не входит в его зону ответственности. Устраняется проблема точным распределением зон ответственности и компетенции каждому из руководителей

Барьер – взаимодействие согласовано по ф-иям, месту, полномочиям, но не согласовано по форме, содержанию передачи продукта/информации

Пересечение полномочий (дублирование ф-ий) – документ/действие проверяются,регистрируются в нескольких подразделениях предприятия повторяющих/проверяющих работу друг друга.

Тема 8.Система показателей процесса

Важно, чтобы для процесса упр-ия выполнялись след ф-ии:

1. Сбор и анализ данных управленческого учета

2. Сбор и анализ данных об окружающей среде

3. Подготовка проектов управленческих решений на основе проведенного анализа данных

4. Контроль исполнения решений принятых топ-менеджерами

Если отклонение полученных рез-тов от плановых показателей превышает установленные для этого показатели, владелец процесса обязан:

1. Зафиксировать факт отклонения

2. Провести анализ причин отклонения, выявить причины

3. Оценить эк целесообразность причин отклонения

4. Если устранение целесообразно, то владелец обязан организовать разработку и внедрение мероприятий по устранению причин отклонения

5. Т.к. устранение причин требует перераспределение рес или получение доп рес от вышестоящего руководителя, то о своих действиях он обязан сообщить вышестоящему руководителю

Рекомендуется фиксировать отклонение, если оно превышает показатель в 5-6 раз

Цель упр-ия процессом – непрерывное улучшение его показателей

Процесс должен быть

1. Выполнимым (его цели д.б. сформулированы в виде желаемых результатов, а не проводимых мероприятий)

2. Контролируемым

Задачи измерения показателей процесса:

1. Получение данных для мониторинга процесса, устранение несоответствий и своевременное принятие корректирующих и предупреждающих мероприятий

2. Получение данных необходимых для управления процессом и проведение его диагностики на основе фактов

3. Определение характеристик качества процессов и его результатов

4. Установление проблем, связанных с обеспечением качества на ранних этапах и предупреждениях их в дальнейшем

5. Обеспечение ответственности исполнителей за результат своей работы

Если цели и задачи сформулированы, устанавливаются:

1. Критерии достижения целей

2. Показатели с помощью которых можно измерить критерии

3. Стандарт – числовое значение показателя, которое необходимо достигнуть.

Должны быть выполнены все требования заинтересованных сторон:

1. Потребитель - качество прод, цена, дисциплина поставок

2. Владелец предприятия – сохранение бизнеса, рост прибыли, окупаемость инвестиций, увеличение доли рынка

3. Работники предприятия – карьерный рост. Стабильность и рост ОТ, соц.гарантии, безопасность труда, ..

4. Поставщики и партнеры – стабильность и увеличение заказов, взаимновыгодные отношения

5. Общество – создание раб мест, безопасность произв-ва,налоговые отчисления, сохр энергии и естественных ресурсов

Показатель – качественно определенная переменная величина с которой м.б. соотнесено множество количественных значений и по отношению к которому сформулирован алгоритм вычисления этих значений на основе исходящих данных

Подходы к классификации показателей:

1. Качественные и количественные

2. Качество, продуктивность, время, затраты

3. Результат, процесс

4. Компетентность, диагностика, результат,

5. Гибкость, результат, эффективность

6. Нефинансовые, финн

Количеств – факты, которые можно измерить непосредственно. Качеств – менее осязаемые, измеряются косвенно с исп-ием множества показателей (характерна субъективная оценка)

Фин – включ основ/ производств показатели, которые имеют фин характеристику и исп денежное значение как единицу измерения( рентабельность, затраты,…)

Нефин- показатели, котор в качестве ед измерения не исп денежную ед (доля дефектов, время доставки, качество доставки,.)

Если делить по единице измерения, то выделяют показатели:

1. Показатели времени : пок-ли измерения своевременности выполнения работ и пок-ли, отраж.длительность цикла процесса

2. Показатели качества –качество-степень, с которой совокупность характеристик прод или услуги удовлетворяет потребность/ ожидания потребителя

3. Показатели продуктивности –степень достижения процесса поставленных целей и фокусирует внимание на объеме выпуска прод или услуги

4. Показатели затрат

Результативность – степень реализации запланированной деят-ти и достижения запланированных результатов.

Эффективность – связь между достигнутым рез-том и использованными ресурсами

Гибкость- способность достижения результативности и эффективности в изменяющихся условиях

По цели исп-ия показатели делятся:

1. Показатели резул. – численная оценка того, каких результатов удалось добиться за предшествующий период (чистый доход, доля рынка)

2. Диагностич – индекаторы буд результатов, имеет оперативный хар-р и влияет на финн рез-т работы предприятия в будущем (точность доставки)

3. Компетентности – способность предприятия к изменениям, позволяет определить будет ли приедприятие в состоянии воспринимать планируемые изменения (капиталовложения в разрабатываемую прод, уровень квалификации персонала)

Локальные показатели – оценивают только часть системы, рассматривают деятельность в границах процесса или подразделения

Глобальные – оценивают д-ть всей системы.

Система показателей процесса складывается из 3 потоков информации:

1. Информация о качестве прод или услуги, о степени соответствия установленным и прогнозируемым требованиям клиента, стабильности и воспроизводимости параметров продукта

2. Информация о качестве процесса, его эффективности и ресурсоемкости, стабильности и воспроизводимости параметров процесса

3. Информация о степени удовлетворенности клиента, возможности и выполняемости предвидимых потребностей клиента

Матрица опред показателей: показатели проц, показатели продукта, показатели удовлетворенности

Клиентов

Показатели удовлетворенности:

1. Однозначная связь со стратегическими показателями предприятия

2. Прозрачность для руководителей предприятия

3. Удобство для владельцев процесса, управляющих процессом на основе этих показателей

4. Понятность персоналу выполняемого процесса

5. Измеримость

6. Должен быт наглядным, простым для анализа и сопоставления информации

Замечания при выборе показателей процесса:

1. Должны характеризовать денежный процесс, а не всю орг-ию

2. Владелец процесса должен влиять на этот показатель

3. Показатели процесса должны быть интегрированы в общую систему показателей д-ти орг-ии

Принципы менеджмента качества

1. Фокус на потребителя

2. Лидерство руководства

3. Вовлечение персонала (20-25% персонала должны быть готовы к переменам)

4. Процессный подход – планируемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и ресурсами управляют как процессами

5. Системный подход к менеджменту. Выявление взаимосвязей процессов, их понимание и упр-ие ими как системой повышение результативности и эффективности орг-ии в достижении любой цели

6. Постоянное улучшение

7. Принятие решений, основанных на фактах – эффективные решение основаны на анализе данных и информации

8. Взаимовыгодные отношения с поставщиками