3.4 Организация учета выполненной работы
При возвращении с линии водители сдают путевую документацию сменному диспетчеру. Диспетчер проверяет заполнение всех необходимых разделов и граф и сверяет данные путевых листов с записями в товарно-транспортных накладных.
Специалисты учетно-контрольной группы выполняют первичную обработку сданной путевой документации, в ходе которой:
- проверяются пройденные подвижным составом расстояния и объемы перевезенных грузов;
- рассчитывается окончательная плата за перевозки;
- рассчитывается нормативный расход топлива и сравнивается с фактическим;
- рассчитывается заработная плата водителей за выполненные перевозки;
- определяются фактические технико-эксплуатационные показатели работы отдельных АТС, подразделений и АТП в целом и сравниваются с запланированными.
После первичной обработки путевой документации, полученные данные передаются в другие отделы и службы АТП.
При обработке путевой документации важное место занимает логический контроль достоверности обрабатываемых данных. Для выполнения такого контроля вся информация, считываемая с путевой документации, разбивается на следующие группы реквизитов:
- данные о подвижном составе и водителях – контролируется по сведениям о наличии в АТП данного подвижного состава и водителей, отсутствию их в списке проходящих ТО-2 и текущий ремонт;
- данные об обслуживаемой клиентуре – проверяются по заключенным договорам на перевозки и полученным АТП разовым заявкам;
- технико-эксплуатационные реквизиты – проходят проверки:
1) массы перевозимого груза в каждой ездке, которая обычно для грузов первого класса имеет верхний предел 1,1 qн, а нижний – 0,25 qн;
2) пробега подвижного состава, который контролируется по показаниям спидометра: они не должны быть равны нулю при выезде и возврате; показание при возврате не должно быть меньше, чем при выезде; показания в различных путевых листах должны соответствовать друг другу.
Общий фактический пробег подвижного состава не дожжен превышать более чем на 10…50 км пробега, определенного расчетным путем;
3) времени работы подвижного состава, которое проверяется по суммарному времени, затраченному на каждую ездку. Время ездки должно соответствовать сумме составляющих времени по отдельным операциям (движение, выполнение погрузо-разгрузочных работ и т.п.). Все значения продолжительности времени должны быть положительны. Контролируется продолжительность рабочей смены водителя;
4) среднетехнической скорости движения АТС, для которой допустимый диапазон устанавливается от 2 до 70 км/ч. Это один из наиболее характерных показателей достоверности данных путевого листа;
- топливные реквизиты – контролируются на двух функциональных уровнях. На первом анализируются данные об остатках топлива в баках и количестве выданного и сданного топлива, если подвижной состав имел некоторый пробег, проверяется соблюдение баланса расхода топлива в пределах одного путевого листа и совпадение данных в их последовательности, использование топлива, соответствующего данной марке подвижного состава. На втором уровне анализируется разница между нормативным и фактическим расходами топлива на основании обработки данных за несколько дней работы подвижного состава. Допустимая разница (10…400%) зависит от пробега, по величине которого проверяется расход топлива.[5]
Схема документооборота
Рис. 3.1. Документооборот путевой документации в автотранспортной организации:
1 – договоры и заявки на перевозки; 2 – сменно-суточный план; 3 – сведения о готовности подвижного состава к выпуску; 4 – путевой лист; 5 – учет выдачи и получения путевой документации; 6 – товарно-транспортная накладная; 7 – счета за перевозки; 8 – учет технико-эксплуатационных показателей работы подвижного состава и водителей; 9 – учет пробега подвижного состава и расхода топлива.