Создание базы данных

Создание файла для новой базы данных

При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно (Рисунок 2), в котором предлагается создать файл для новой базы данных или открыть существующую базу данных. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем в появившемся окне Имя файла запишите новое имя файла для базы данных, например, Вашу фамилию, но предварительно в режиме Открыть (см. значок рядом с окном Имя файла) найдите папку, где теперь будет лежать Ваш файл. Только потом нажмите на кнопку Создать.

.

Рисунок 2 Диалоговое окно создания новой базы данных в Access

Общие сведения о таблицах.

Таблица- это набор данных по конкретной теме, такой как продажа товаров или справочная магазинов. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных.

Рисунок 3 Таблица в режиме конструктора (сверху) и в режиме таблицы

Каждое поле в таблице «Справочная магазинов» (Рисунок 3) содержит данные определенного рода обо всех магазинах, например, телефоны магазинов, причем эта информация будет храниться как текстовая. Каждая запись в таблице «Справочная магазинов» содержит все сведения об одном магазине, такие как название магазина, телефон магазина, код владельца магазина и т.д.

В Microsoft Access существует несколько способов создания таблицы.

Один из них – это для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу –Меню – Создание - Таблица - Создание новой пустой таблицы либо Меню – Создание – Конструктор таблиц - Создание новой пустой таблицы в режиме конструктора.

Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника Меню – Создание – Шаблоны таблиц - Создание новой пустой таблицы на основе шаблона существующих таблиц по часто встречающимся темам.

Создание новой пустой таблицы.

В Microsoft Access существует способ создания пустой таблицы - это Меню – Создание – Конструктор таблиц - Создание новой пустой таблицы в режиме конструктора.

Рисунок 4 Таблица в режиме конструктора с указанием свойств поля

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать Режим конструктора (Рисунок 4) для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

При сохранении таблицы выводится приглашение создать ключевое поле. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись,- такие как инвентарные номера или коды, еще не были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, введены, то это поле можно определить как ключевое.

Наименование поля.

При задании имен полей должно следовать следующим правилам:

1. Имя поля может содержать до 64 символов, но не следует злоупотреблять этой возможностью, задавая слишком длинные имена.

2. Имя поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), прямых скобок ([ ]) и некоторых управляющих символов (с кодами ASCII 0-31).

3. Имя поля не может начинаться с пробела.

4. Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых имен.

5. В качестве имени поля не рекомендуется использовать аббревиатуры или краткие названия.

Несоблюдение этих правил отслеживается средствами СУБД MS Access, но в некоторых случаях это может привести к трудно определяемым ошибкам, поэтому рекомендуется самостоятельно контролировать следование вышеперечисленным правилам в практической работе.

Желательно стараться использовать имена, отличающиеся краткостью, для облегчения их идентификации при просмотре таблиц.

Типы данных.

Имя поля используется для ссылки на данные таблицы. Для определения типа хранимых данных используется тип данных. Тип данных поля вводится в поле ввода столбца Тип данных. В Access допустимыми являются данные следующих типов:

1. текстовый,

2. числовой,

3. денежный,

4. счетчик.

5. даты/времени,

6. логический,

7. поле memo,

8. поле объекта ole,

9. мастер подстановок.

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе Свойства поля окна конструктора.

Таблица 1.Пояснение свойств полей

Свойство	Назначение
Размер поля	Задает максимальное число символов для ввода в данное поле
Новые значения	Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей (последовательные или случайные)
Формат поля	Задает формат вывода значений данного поля
Число десятичных знаков	Определяет число десятичных знаков после запятой, используемых при отображении чисел
Маска ввода	Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле типа Текстовый или Дата/время

Замечание: При вводе имени поля по умолчанию Access присваивает ему текстовый тип данных в 255 символов (Таблица 1.).

Данные в поле текстового типа могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Для изменения размера поля нужно в строке Размер поля раздела Свойства поля задать число, определяющее ширину поля (от 1 до 255).

Некоторые поля, например, поле Телефон может вызвать у оператора при наборе данных недоумение – в каком виде набрать номер телефона. Здесь следует воспользоваться маской. В специальном окне Маска ввода раздела Свойство поля набрать с клавиатуры (999)-999-99-99, тогда при наборе данных будет отображена маска (шаблон) в виде (_ _ _)-_ _ _-_ _-_ _

Числовые поля.

Над числовыми полями возможно выполнение математических операций

Прежде, чем установить размер поля, подумайте, какие значения будете хранить в нем. Выбрав оптимальное значение, можете сэкономить место для хранения данных. Для указания количества десятичных знаков после запятой используется свойство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для автоматической установки количества знаков после запятой.

Используя значение свойства Размер поля, можно установить следующий размер для полей числового типа (Таблица 2).

Таблица 2 Размер для полей числового типа

Наименование размера	Описание	Размер памяти
Байт	Числа от 0 до 255 (без дробной части)	1 байт
Целое	Числа от -32768 до 32767 (без дробной части)	2 байта
Длинное целое	Значение по умолчанию. Числа от –2147483648 до 2147483647 (без дробной части)	4 байта
Одинарное с плавающей точкой	В изображении числа не более 7 десятичных знаков, т.е. от –3.40282310^-38до 3.40282310^+38,.	4 байта
Двойное с плавающей точкой	В изображении числа более 7 десятичных знаков, но менее 17, т.е. от -1.7976931348623210^-308 до 1.7976931348623210^+308	8 байтов

Ниже приведены свойства поля по типу данных Числовое, размером поля Целое, а формат задан пользователем.

Рисунок 5 Пример пользовательского формата для задания цены товара в у.е.

Для полей типа Числовой кроме размера поля нужно задать формат (Таблица 3)..

Таблица 3 Примеры форматов.

Формат поля	Наименование размера	Пример отображения
Денежный	Байт Целое Длинное целое	13,00р., т.е. набранное число 12,98 округляет до целого
Основной	Одинарное с плавающей точкой Байт Целое Длинное целое	1245,528 13
Евро	Байт Целое Длинное целое Одинарное с плавающей точкой	1 245,00€, т.е. к набранному числу 1244,98 добавляет символ €, и разделяет на триады только целую чаcть 9 254,365€
Процентный	Внимание! Одинарное с плавающей точкой	45,10% или 12%
Экспоненциальный	Внимание! Одинарное с плавающей точкой	3,45Е+05, т.е. 345000,00
Пользовательский, т.е. набрать с клавиатуры # ###у.е.	Байт Целое Длинное целое	13у.е., т.е. набранное число 12,98 округляет до целого и добавляет символы у.е.
Пользовательский, т.е. набрать с клавиатуры # ###,##у.е.	Одинарное с плавающей точкой	2 241,55у.е., т.е. к набранному числу 2241,55 добавляет символы у.е., и разделяет на триады только целую часть числа

Поля типа Счетчик.

Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Их значения являются уникальными, последовательно возрастающими на единицу при добавлении каждой новой записи или могут быть любыми случайными числами.

Такие поля позволяют проводить автоматическую нумерацию данных вне зависимости от того, в какое место таблицы вставляются данные, что бывает очень удобно при ведении различных кодификаторов, ключей и упорядоченных массивов данных, так как создает условия для применения алгоритмов быстрой сортировки и поиска данных.

Поля типа Дата/время.

Использование специальных форматов для хранения дат и времени полей, в которых данные представлены в специальном формате, предоставляет ряд дополнительных преимуществ:

1. Access позволяет вводить и отображать даты в нескольких форматах. Конкретный вариант отображения даты/времени устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц. При хранении данных эти форматы автоматически преобразуются во внутреннее представление данных.

2. При вводе дат Access осуществляет проверку формата данных и допускает ввод только правильных дат.

Некоторые поля, например, поле Дата продажи может вызвать у оператора при наборе данных затруднение – в каком виде набрать дату продажи. Здесь следует воспользоваться маской. Задав прежде Краткий формат даты, в специальном окне Маска ввода раздела Свойство поля выбрать построитель, с помощью которого подобрать маску для краткого формата даты с соответствующим заполнителем, например, знаком подчеркивания, тогда получим маску 00.00.0000;0;_ ,а при наборе данных будет отображена маска (шаблон) в виде _ _._ _._ _ _ _, например, 01.12.2009.

Логические поля.

Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений. Свойство Формат поля для поля логического типа позволяет использовать специальные форматы или один из трех встроенных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл. При этом значения Истина, Да и Вкл эквивалентны логическому значению True, а значения Ложь, Нет и Выкл эквивалентны логическому значению False.

Если выберете встроенный формат, а затем будете вводить эквивалентное логическое значение, то введенное значение будет отображаться в выбранном формате. Например, если значение True или Вкл вводится в элемент управления типа Поле, для которого в свойстве Формат поля указано Да/Нет, то введенное значение тут же преобразуется в Да.

При создании специального формата удалите текущее значение из свойства Формат и введите свой собственный формат.

Текстовые поля произвольной длины.

Текстовые поля произвольной длины (поля MEMO) могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличие между этими полями заключается в том, что длина полей типа MEMO может быть очень велика по сравнению с размером текстовых полей.

Поля объекта OLE.

Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу Excel, документ Word, рисунок звукозапись). Для этих целей служит тип данных Поле объекта OLE. Фактический объем данных, который можете ввести в поле данного типа, определяется объемом жесткого диска компьютера (до 1 Гигабайта).

Тип данных - мастер подстановок.

Выбор этого типа данных запускает мастер подстановок, который создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Размер данного поля совпадает с размером ключевого поля, используемого в качестве подстановки (обычно, 4 байта).

Создание схемы данных

В каждой таблице базы данных должно существовать поле или набор полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись, хранящуюся в таблице Такие поля называют первичными ключами

Первичный ключ — это поле или набор полей таблицы, которые предоставляют Microsoft Office Access 2007 уникальный идентификатор для каждой строки. В реляционной базе данных, например в базе данных Office Access 2007, сведения распределяются по отдельным таблицам, созданным для определенных целей. Затем при помощи первичных ключей и отношений между таблицами выбирается способ, с помощью которого сведения будут объединены вновь. Поля первичного ключа используются в Access для быстрого сопоставления данных из нескольких таблиц и для объединения этих данных по заданному принципу.

Рисунок 6 Схема данных

После того как первичный ключ определен, его можно использовать в других таблицах для ссылки на таблицу с полем первичного ключа. Например, поле «Код владельца» из таблицы «Список владельцев» можно найти и в таблице «Справочная магазинов». В таблице «Список владельцев» оно является первичным ключом. В таблице «Справочная магазинов» оно называется внешним ключом.

Рисунок 7 Таблицы в режиме конструктора с ключей

Чтобы правильно выбрать первичный ключ, следует учитывать его основные характеристики:

1. Во-первых, он однозначно определяет каждую строку.

2. Во-вторых, в нем нет пустых или отсутствующих значений — он всегда содержит значение.

3. В-третьих, он никогда не меняется или меняется, но крайне редко.

Приложение Access использует первичные поля для быстрого объединения данных из нескольких таблиц.

В качестве первичного ключа не рекомендуется выбирать фамилию или адрес, поскольку такие данные со временем могут измениться.

Всегда следует определять для таблицы первичный ключ. Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, приложение Access проверяет наличие и уникальность значений в поле первичного ключа.

При создании новой таблицы в режиме таблицы приложение Access автоматически создает первичный ключ и присваивает ему имя поля «Код» и тип данных «Счетчик». По умолчанию поле скрыто в режиме таблицы; чтобы его отобразить, нужно переключиться в режим конструктора.

Чтобы явно определить первичный ключ, необходимо использовать режим конструктора. Выберите поле, которое требуется использовать в качестве первичного ключа, щелкнув область выделения строки нужного поля.

. На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите Ключевое поле. Индикатор ключа будет добавлен слева от поля, определенного как первичный ключ.

Рисунок 8 Сервис - Конструктор - Ключевое поле

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах (Рисунок 32)

Рисунок 9 Работа с базами данных - Схема данных

Для этого нужно определить тип связи между таблицами. На плоскости «Схема данных» нажать ПКМ, в появившемся окне «Добавление таблицы» выделить и добавить все таблицы, затем закрыть окно.

Рисунок 10 Окно «Добавление таблицы»

На плоскости «Схема данных» ЛКМ (левой) провести связь от первичного ключа к внешнему ключу, в появившемся окне «Изменение Связей» включить флажок «Обеспечение целостности», т.е. выбрать тип отношений «Один-ко-многим».

Рисунок 11 Создание связи «Один-ко-многим»