Создание форм

Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм (Рисунок 17) ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу.

Рисунок 17 Панель Формы

Создание формы в один столбец

Для создания простой формы, содержащей один столбец (Рисунок 18), необходимо выполнить следующие действия:

1. выделить среди таблиц такую, которая не является справочной по отношению к другим,

2. на вкладке Создание в группе Формы выбрать команду Форма – создается форма по одной записи за раз, или иными словами – в один столбец,

3. каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны которой отображается надпись к данному полю.

Рисунок 18 Форма в один столбец

Создание формы с просмотром связанной таблицы

Выделить среди таблиц такую, которая является справочной по отношению к связанной таблице.

На вкладке Создание в группе Формы выбрать команду Форма.

Если Access обнаруживает таблицу, связанную отношением «один–ко-многим» со справочной таблицей, то добавляется связанная таблица в форму (Рисунок 19).

Рисунок 19 Форма с просмотром связанной таблицы

Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить в режиме конструктора.

Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один–ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access с помощью команды Форма не добавляет таблицы данных в форму.

Создание разделенной формы

На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Разделенная форма.

Разделенная форма (Рисунок 20) для ввода данных в конкретную таблицу создает такую форму, в нижней части которой отображается вся эта таблица, а в верхней – форма для ввода данных в запись, выделенную в строке этой таблицы. В верхней части каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны которой отображается надпись к данному полю.

Работа с разделенной формой дает преимущества работы с обоими типами форм в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы.

Рисунок 20 Разделенная форма

Эти два представления связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).

Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить в режиме конструктора.

Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один–ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму.

Создание ленточной формы с помощью мастера

Для получения большей свободы выбора полей, отображаемых на форме, вместо упомянутых выше инструментов можно воспользоваться мастером форм:

1. На вкладке Создание в группе Формы щелкнуть Другие формы, а затем в списке щелкнуть пункт Мастер форм.

2. Следуйте инструкциям на страницах мастера форм.

3. Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимать кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Повторить шаги для выбора другой таблицы или запроса и щелкнуть все дополнительные поля, которые требуется включить в форму.

4. Для продолжения нажать кнопку Далее и выбрать внешний вид формы, в частности, ленточный.

5. На последней странице нажать кнопку Готово.

Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.

Кроме того, можно использовать упорядочение данных, выделив нужный столбец и задав способ сортировки.

Примером создания формы с помощью мастера является Ленточная форма (Рисунок 21) для просмотра данных.

Рисунок 21 Ленточная форма для просмотра данных

Для создания поля «Суммарная стоимость» необходимо

переключить форму в режим конструктора,

на плоскость Примечания формы с панели Элементы управления принести элемент Поле,

в свойствах (ПКМ) этого поля в Данных через Построителя записать формулу =Sum([Стоимость]),

в свойствах (ПКМ) этого поля в Формате поля задать Денежный формат,

в Надписи к этому полю записать «Суммарная стоимость».

Создание подчиненных форм

Если воспользоваться вкладкой Создание в группе Формы, выбрав команду Форма, то можно получить одновременный просмотр справочной и связанной таблиц. Если же существует несколько таблиц, связанных отношением «один–ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы командой Форма, то Access не добавляет таблицы в форму.

Для получения формы одновременного просмотра справочной и связанной таблиц можно воспользоваться мастером форм:

6. На вкладке Создание в группе Формы щелкнуть Другие формы, а затем в списке щелкнуть пункт Мастер форм.

7. Добавить к форме поля из справочной таблицы.

8. Не нажимая кнопки Далее, добавить к форме поля из связанной таблицы.

9. Выбрать форму представления данных – (Рисунок 22) либо подчиненную, либо связанную.

10. Для продолжения нажать кнопку Далее и выбрать внешний вид подчиненной формы, в частности, ленточный.

11. Для продолжения нажать кнопку Далее и выбрать стиль.

12. Для продолжения нажать кнопку Далее и задать уникальные имена (Рисунок 23) для основной (справочной таблицы) и подчиненной (связанной таблицы) форм.

13. На последней странице нажать кнопку Готово.

Рисунок 22 Выбор формы представления данных

Рисунок 23 Задание уникальных имен форм

Рисунок 24 Форма представления данных – связанная.

В том случае, если отношением «один–ко-многим» связаны в цепочке три таблицы (Рисунок 17), то и подчиненная форма представлена на одной плоскости одной основной (таблица Фирма) и двумя подчиненными (сначала таблица Магазины, затем запрос Стоимость товара) (Рисунок 25).

Рисунок 25 Форма с просмотром двух связанных таблиц

Для создания поля «Суммарная стоимость товара» необходимо

1. переключить подчиненную форму «Стоимость товара» в режим конструктора,

2. на плоскость Примечания формы с панели Элементы управления принести элемент Поле,

3. в свойствах (ПКМ) этого поля в Данных через Построителя записать формулу =Sum([Стоимость]),

4. в свойствах (ПКМ) этого поля в Формате поля задать Денежный формат,

5. в Надписи к этому полю записать «Суммарная стоимость товара».

Аналогичные действия провести с подчиненной формой «Магазины» для получения «Количества магазинов этой фирмы», но формула будет иная: =Count([Магазин]).

Создание формы с фильтром.

Источником записей для нового объекта служит запрос, в котором было задано условие отбора (фильтр).

Рисунок 26 Запрос с условием отбора в качестве фильтра

На основе этого запроса создать ленточную форму (Рисунок 27). Объект наследует этот фильтр.

Рисунок 27 Ленточная форма с параметром

Создание сводных диаграмм

*********

Основные элементы управления в формах

Элементами управления называются улучшающие интерфейс пользователя объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий и позволяют просматривать данные и работать с ними, например надписи и рисунки. Наиболее часто используемый элемент управления - поле. Кроме того, используются такие элементы управления, как надписи, флажки и элементы управления подчиненных форм и отчетов.

Элементы управления могут быть присоединенными, свободными и вычисляемыми.

Присоединенный элемент управления - элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных. Значения могут быть текстовыми, числовыми, логическими, датами, рисунками или диаграммами. Например, для текстового поля в форме, в котором отображается категория товара, могут использоваться данные поля «Категория» в таблице «Товары».

Свободные элементы управления - элементы управления, не имеющие источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок формы.

Вычисляемые элементы управления - элементы управления, источником данных которых является выражение, а не поле. Для задания значения, которое должно содержаться в таком элементе управления, необходимо задать выражение, служащее источником данных элемента. Выражение - это сочетание операций (таких, как = и +), имен других элементов управления, имен полей, функций, возвращающих единственное значение, и констант. Например, в следующем выражении цена изделия рассчитывается с 25% скидкой путем умножения значения поля «Цена за единицу» на константу (0,75).

= [Цена за единицу] * 0,75

В выражении могут использоваться данные поля из базовой таблицы или запроса, или формы, или данные из другого элемента управления формы.

При создании формы рекомендуется сначала добавить и разместить в режиме конструктора все присоединенные элементы управления, особенно если они преобладают в форме.

Затем можно добавить в режиме конструктора оставшиеся свободные и вычисляемые элементы при помощи инструментов группы Элементы управления вкладки Конструктор.

Использование элементов управления ПолеСоСписком или СписокПолей — самый лучший способ создать присоединенный элемент управления по двум причинам.

1. Присоединенное текстовое поле имеет связанную с ним надпись, и этой надписью по умолчанию становится имя поля (заголовок, определенный для этого поля в базовой таблице или базовом запросе), поэтому вводить текст этого заголовка не требуется.

2. Приложение Access автоматически настраивает многие свойства элемента управления, присваивая им значения в соответствии со свойствами поля в базовой таблице или запросе (например, со свойствами Формат, Число десятичных знаков после запятой и Маска ввода).

Например, таблица Товары имеет две связи «один–ко-многим» со справочными таблицами Категории и Магазины. В этом случае ПолеКатегория и ПолеМагазин следует заменить элементом управления ПолеСоСписком или СписокПолей:

1. переключить форму в режим конструктора,

2. выделить ПолеМагазин и удалить,

3. Для помощи при создании кнопок, списков, подчиненных форм, полей со списком и групп переключателей можно воспользоваться мастерами. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Использовать мастера, если она не выделена.

4. с панели Элементы управления принести на плоскость формы элемент ПолеСоСписком, открывается окно Создание полей со списком

5. далее выделить справочную таблицу Магазины из списка Таблиц, а не Запросов,

6. далее из Доступных полей перенести в Выбранные поля обязательное поле Магазин (ключевое) и несколько других,

Рисунок 28 Выбор объектов в окне создания полей со списком

7. далее выключить или включить флажок Скрыть ключевой столбец,

8. далее сохранить выбранное в связанной таблице под именем Магазин (это имя удаленного ранее поля).

Рисунок 29 Выбор имени поля в окне создания полей со списком

9. для создания элемента ПолеСоСписком для ПоляКатегория операцию повторить.

Рисунок 30 Форма ввода данных в таблицу Товары

Если в форму необходимо вставить поле типа свободный элемент управления, (например, добавить еще одно поле из таблицы), то на плоскость формы в режиме конструктора перенести элемент Поле, открыть свойства этого поля (ПКМ), задать имя поля в качестве значения свойства Данные этого элемента управления, далее установить формат этого поля.

Рисунок 31 Выделен элемент Поле при подключенном Мастере

Пользуясь инструментами группы Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в форму эмблему компании, заголовок, номера страниц или дату и время.

На форму для ввода данных в таблицу рекомендуется вставить кнопки перехода по записям (их четыре), кнопку сохранения и удаления записи, кнопку закрытия формы (Рисунок 30). Затем на пересечении двух линеек нажать ПКМ и в свойствах формы в закладке Макет функцию Кнопки перехода переключить в Нет.