5) Определение допустимых затрат на функции

Определим затраты на осуществление вспомогательных функций обеспечивающий выполнение основных функций. Общие затраты на осуществление функций отдела сбыта квартал включают:

Затраты на оплату труда сотрудников (табл.1);
Страховые взносы – 34% (табл.1);
Аренда офиса – 50 000 руб.;
Амортизация компьютеров – 741 руб.
Прочие накладные расходы – 10000 руб.

Таблица 1 – Затраты на оплату труда сотрудников и страховые взносы отдела сбыта за квартал, руб.

Сотрудник	Оклад	Премия	Оклад+ Премия	Страховые взносы	Итого в месяц	Итого за квартал
Начальник отдела сбыта	40000	8000	48000	16320	64320	257280
Заместитель начальника отдела сбыта	25000	5000	30000	10200	40200	160800
Инженер по отгрузке	23000	4600	27600	9384	36984	147936
Инженер по информационной поддержке	19500	3900	23400	7956	31356	125424
Управляющий по складированию грузов	20000	4000	24000	8160	32160	128640
Инженер по обслуживанию потребителей	18000	3600	21600	7344	28944	115776
Финансист	21000	4200	25200	8568	33768	135072
Сотрудник экспортного бюро	15000	3000	18000	6120	24120	96480
Итого	181500	36300	217800	74052	291852	1167408

Амортизация компьютеров начисляется линейным способом. Первоначальная стоимость компьютера – 20 000 руб., в отделе сбыта 5 компьютеров, срок полезного использования – 7 лет. Тогда амортизация одного компьютера за месяц составит: 20 000 / (7*12) = 238 (руб), амортизация всех компьютеров за квартал: 238*5*3 = 714 (руб.)

Продолжительность рабочего дня сотрудника составляет 8 ч., количество рабочих дней в 1ом квартале 2011г. составило 57 дней, а количество рабочих часов одного сотрудника в квартале равно 465 ч., общий фонд рабочего времени сотрудников за квартал составляет 1860ч.

Общие затраты на исполнение функций отдела сбыта за квартал составляют 1338126 руб.

Распределение затрат на исполнение отдельных функций представлено в таблице 2.

Таблица 2 – Затраты на выполнение вспомогательных функций сотрудников отдела сбыта, обеспечивающих функцию F₁₂, руб.

Номер ф-ии	Время на выполне-ние ф-ии,ч	Исп-тель	Оплата труда+страховые взносы	Аренда офиса	Амортизация комп-ов	Прочие наклад-ные расходы	Итого затра затрат
F₁₂₁	250	ИпОб	62245	6720,43	95	1344,09	70404,52
F₁₂₂	270	Ф	78429,60	7258,06	102,6	1451,61	87241,88
F₁₂₃	210	ИпОт	66809,40	5645,16	79,8	1129,03	73663,39
Итого	730	-	207484	19623,66	277,40	3924,73	231309,8

Таблица 3 – Расчет оплаты труда и страховых взносов на выполнение вспомогательных функций сотрудников отдела сбыта, обеспечивающих функцию F₁₂, руб

Исполнитель	Итого за квартал (1)	Итого за час (2) = (1)/465	(2) *время на вып. фун –ии.
ИпОб	115776	248,98	62245
Ф	135072	290,48	78429,60
ИпОт	147936	318,14	66809,40

Таблица 4 - Расчет аренды офиса на сотрудников отдела сбыта, обеспечивающих функцию F₁₂, руб.

Исполнитель	Итого за квартал (1)	Итого за час (2) = (1)/1860	(2) *время на вып. фун –ии.
ИпОб	50000	26,88	6720,43
Ф	50000	26,88	7258,06
ИпОт	50000	26,88	5645,16

Таблица 5 – Расчет амортизации компьютеров на сотрудников отдела сбыта, обеспечивающих функцию F₁₂, руб.

Исполнитель	Итого за квартал (1)	Итого за час (2) = (1)/1860	(2) *время на вып. фун –ии.
ИпОб	714	0,38	95
Ф	714	0,38	102,6
ИпОт	714	0,38	79,8

Таблица 6 – Расчет прочих накладных расходов на сотрудников отдела сбыта, обеспечивающих функцию F₁₂, руб.

Исполнитель	Итого за квартал (1)	Итого за час (2) = (1)/1860	(2) *время на вып. фун –ии.
ИпОб	10 000	5,38	1344,09
Ф	10 000	5,38	1451,61
ИпОт	10 000	5,38	1129,03

Теперь необходимо сопоставить затраты на функции с бальными оценками значимости функций. Относительные оценки значимости функций уже получены. Теперь, располагая данными об абсолютных затратах на выполнение функций, найдем относительные затраты по формуле:

, где С_j – затраты на осуществление j-й функции; Собщ – общая сумма затрат на выполнение функций.

Таблица 7 – Расчет относительных затрат на выполнение функций

Номер функции	С_j	Z_j	r_j
F₁₂₁	70404,52	0, 30	0,5
F₁₂₂	87241,88	0,38	0,25
F₁₂₃	73663,39	0,32	0,25
ИТОГО	231309,8	1,00	1,00

Для определения r_jвоспользуемся методом попарного сравнения. Матрица попарного сравнения функций, основных по отношению к функции F₁

Индекс свойств (номер функции)	Индекс свойств (номер функции)				Количество предпочтений		Значимость (r_j)
	F₁₂₁	F₁₂₂	F₁₂₃
F₁₂₁	-	1	2	2		0,5
F₁₂₂	1	-	2	1		0,25
F₁₂₃	3	3	-	1		0,25
ИТОГО					4		1,0

Теперь построим функционально-стоимостную диаграмму, которая наглядно покажет, по каким функциям наблюдается несоответствие, и относительные затраты превышают или не достигают уровня значимости, так называемые зоны дисбаланса, которые на последующих этапах функционально-стоимостного анализа предстоит предотвратить.

Рисунок 4 – Функционально-стоимостная диаграмма

6) Поиск и формирование вариантов решений по функциям (морфологический анализ).

Для устранения зон дисбаланса может применяться метод морфологического анализа. Он основан на исследовании всех теоретически возможных вариантов (как известных, так и новых, необычных) выполнения функций, вытекающих из закономерностей строения (морфологии) объекта.

Морфологический анализ может проводиться разными способами (методиками), из которых наиболее широкое применение получила методика морфологических таблиц. Последовательность действий при данной методике такова.

В совершенствуемой системе выделяют несколько характерных для нее морфологических признаков, характеризующих параметры системы, от которых зависит решение проблемы.
Затем по каждому выделенному признаку составляют списки различных вариантов исполнения, располагая признаки и варианты в форме матрицы (морфологической таблицы).
Одно из возможных решений выделяют связью. Набор выделенных значений (вариантов решений) морфологических признаков из соответствующих строк представляет собой возможный вариант решения проблемы.

Проведем морфологический анализ отдела сбыта, на рисунке 7 будет выявлено 2 варианта пути организации работы отдела.

Нашей целью является выявить такие пути реализации определённых задач этого объекта, чтобы в процессе мы смогли осуществить главную функцию отдела сбыта – расширить каналы сбыта.

Отдел сбыта тесно связан с отделом маркетинга, комплекс маркетинговых мероприятий состоит из рекламы, стимулирования сбыта, исследования рынка и целевой аудитории, а также изучение ассортимента продукции конкурентов. В соответствии с данными, поступающими из отдела маркетинга, отдел сбыта составляет планы реализации, пролонгирует уже существующие договоры, составляет новые, ищет заказчиков и продвигает продукцию на рынок. Главной функцией отдела сбыта является расширение каналов сбыта, поэтому к каждому заказчику имеется особый подход.

При поступлении заказа, его необходимо тщательно изучать, с помощью специальных программ, должна быть единая база данных, для того чтобы все процедуры отражались в электронном виде, и все сотрудники данного подразделения, имели четкое представление реальной ситуации о заключенных договорах и планах деятельности. Первичные документы должны вестись в письменном виде.

Заключив договор, необходимо проконтролировать получение всех первичных документов, а так же обратить внимание на комментарии, в составленном договоре, если таковые имеются.

Отгрузку продукции производим при заполнении всех необходимых товарно-транспортных документов. Очень важно определить каким видом транспорта будет осуществляться перевозка продукции, ведь этот фактов влияет на второстепенную функцию, которая тоже является немаловажной – повышение качества сервисного обслуживания. Определив вид транспорта и осуществляя поставку – нашей главной целью, является доставить продукцию в срок, в соответствии с договором. Именно поэтому над процессом поставки должен осуществляться контроль, и по завершении – собираться данные о поступившей продукции, которые так же необходимо вести как в письменном, так и в электроном виде. В соответствии с этими данными проверять выполнение плана поставки.

Таблица 7 – Морфологическая таблица способов организации работы отдела сбыта.

Морфологический признак	Способы реализации
Морфологический признак	1	2	3
Процедура продвижения товара на рынок через каналы сбыта. Порядок взаимодействия с клиентом в процессе заключения договора.	Маркетинговые исследования по выявлению сегмента рынка, на который будем продвигать продукцию. 2. 1)Краткие представление клиенту информации о продукции и условиях. 2) Составление договора. 3) Заключение договора.	1. Продвижение товара по «привычным» для предприятия каналам. 2. 1) Предоставление полной информации о продукте. 2) Проверка, является ли клиент платежеспособным. 3) Индивидуальный подход к постоянным клиентам (предоставление скидок, акций) 4) направление перечня необходимых документов и форм заявлений для заполнения. 5) Согласование окончательных условий и подписание договора в день заключения сделки.	Продвижение товара лишь при поступлении заказа. Нет самостоятельного поиска клиентов. 2. 1) Предоставление информации о продукции. 2) Заключение договора, если клиента устраивают условия.
Форма заполнения договора.	3. В бумажной форме	3. Комбинированная форма: подача заявки на приобретение продукции в электронном виде, договор, накладные и прочие документы - в бумажной форме.	3. В электронной форме
Транспортировка грузов осуществляется.	4. Собственным транспортом.	4.Транспортом заказчика.	4.Комбинированно, в зависимости от заказа.
Данные о поставках продукции.	5. Хранятся в базе данных, автоматизировано, в электронном виде.	5. Записи ведутся в журнале регистрации накладных и отпуска ГП.	5. Хранятся как электронном виде в базе данных, так и в бумажном варианте.
Сотрудник, осуществляющий проведение анализа и принятия решений по проведению сбытовой политики.	6. Группа специалистов	6. Инженер по информационной поддержке	6. Начальник отдела
Поставка осуществляется.	7. В течение 15 дней независимо от вида поставки.	7. В зависимости от вида продукта.	7. Не позднее указанного в договоре срока.