1.3. Работа с текстом документа

При работе с текстом документа часто возникает необходимость.

- копирования фрагмента текста в другой документ, созданный в среде Word;

- получения справки, где приводится информация об источнике публикации;

- получения оглавления документа;

- получения информации о корреспондентах или респондентах;

- поиска по запросу;

- создания закладок.

Текст документа появляется либо из списка документов, либо при активизации ярлыка Текст окна документа.

Активизация ярлыка Справка позволяет получить справочную информацию о документе:

Источник публикации;

Примечание к документу;

Обратные ссылки;

Прямые ссылки;

Название документа.

В зависимости от специфики конкретного документа некоторые поля могут быть пустыми.

Ярлыки Корреспонденты и Респонденты

Большинство правовых документов информационного банка существуют не сами по себе, а связаны с другими правовыми актами. Для юридической взаимосвязи между ними введены прямые и обратные ссылки, соответственно, списки корреспондентов и респондентов данного документа, ссылки которые указывают на документы, упомянутые в данном документе (респонденты данного документа), называются прямыми. Обратные ссылки указывают на документы, в которых упоминается просматриваемый документ (корреспонденты данного документа).

При двойном щелчке мышью по названию любого из корреспондентов, появляется его текст. Для возврата в список корреспондентов исходного документа предназначена клавиша ESC или с помощью кнопки Возврат пиктографического меню. Аналогично организована работа с ярлыком Респонденты.

Ярлык Оглавление

Для удобства работы с документами, имеющими сложную внутреннюю структуру, в системе приводятся их оглавление, которое появляется при активизации ярлыка Оглавление. Это дает возможность быстро перейти в нужный раздел.

Ярлык Редакции документа

При изменении документа готовится новая его редакция с учетом принятых изменений и дополнений, текст которой включается в информационный банк в виде отдельного документа. Все старые редакции этого документа сохраняются системе, то есть в ней представлена ретроспектива редакций одного документа. Все редакции, кроме последней, снабжаются пометкой Недействующая редакция. Каждый измененный фрагмент документа имеет указания (ссылки) на документы, на основе которых внесены изменения, и ссылку на текст этого фрагмента в предыдущей редакции (если он там был). Список всех редакций просматриваемого документа можно получить, щелкнув мышью по ярлыку Редакция.

Поиск фрагмента текста

При работе с текстом большого объема часто возникает необходимость быстрого поиска отдельных слов и целых сочетаний в тексте. В данном случае можно воспользоваться переходом по Оглавлению.

Но наиболее эффективный способ - поиск фрагмента текста, который позволяет найти нужный фрагмент и все случаи вхождения выбранного фрагмента в текст. Для поиска фрагмента в тексте документа используется клавиша F7 (Shift + F7) либо кнопка Поиск пиктографического меню, либо команда Поиск пункта меню Правка.

Закладки

Закладки используются при работе с документами большого объема, а также когда необходимо отметить несколько фрагментов в тексте. Все закладки сохраняются после выхода из системы.

Сохранение в файл

Программная оболочка позволяет создавать файлы и coхранять в них тексты или фрагменты текстов документов, а также же списки документов.

По умолчанию файлы заносятся в специальную папку ТЕХТS, создаваемую программной оболочкой Гарант-Сервис.

Для создания файла используется кнопка Сохранить пиктографического меню. В появившемся окне Сохранение файла необходимо:

1 ) выбрать папку;

2) задать название и тип файла;

3) нажать кнопку Сохранить.

Для сохранения предлагаются следующие типы файлов:

- Текст (*.txt), если просмотр файла планируется средствами виндоуз, исключая Word;

- Текст – NS-DOS формат (*.txt), если просмотр файла планируется с помощью DOS-программ (например, через Norton Commander);

- Текст в формате RTF (*.rtf), если планируется работа с файлом в текстовом процессоре Word.

Занятие третье

Упражнение 1. Найти ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКА­ТОР ПРОДУКЦИИ.

Проанализировать структу­ру окна с текстом документа.

Действия:

1. Создать запрос:

- в поле Вид документа выбрать слово КЛАССИФИКАТОР;

- в поле Название документа выбрать значение ПРОДУКЦ*;

- в поле Поиск по статусу задать условие ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ НЕДЕЙСТВУЮЩИХ РЕДАКЦИЙ И УТРАТИВШИХ СИЛУ.

2. Сформировать список документов по этому запросу.

3. Найти в списке документов ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР ПРОДУКЦИИ и раскрыть содержание документа двойным щелчком мышью по этому названию в списке.

4. Пролистать текст документа, используя линейку прокрутки или клавиши управления курсором. С помощью клавиши END в конец документа, а с помощью клавиши Нome - в начало документа. Для возврата в список документов клавишу ЕSC, либо щелкнуть мышью по кнопке [х] верхнем углу для закрытия окна с текстом документа.

5. Обратить внимание на информацию окна документа в верхней части окна с текстом имеются:

- информационная строка с сообщением:

Внимание: О применении документа см. Обратные ссылки и Примечание <Тав>;

- реквизиты документа - вид, дата принятия и номер.

В нижней части окна находится ряд ярлыков:

Текст, Справка (обязательно) и Оглавление, Респонденты, Корреспонденты, Редакции, которые могут присутствовать.

В информационной строке экрана с активным окном документа через двоеточие расположены два числа, первое из которых соответствует номеру строки в тексте документа, на которой установлен курсор, а второе - общему количеству строк в документе; сообщение о количестве помеченных в тексте строк.

Информационная строка может быть отключена щелчком мыши по кнопке Настройки. Для этого в окне Настройки во вкладке Разное убрать флажок Предупреждения в тексте.

6. Объяснить отсутствие ярлыка Респонденты.

7. Вывести на печать название документа и дату его принятия.

Задание 1.

Найти в списке документов УГОЛОВНЫЙ КОДЕКС (УК) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (РФ).

Упражнение 2. Получить справку о документе, найденного по запросу упражнения 1 и вывести на печать.

Действия:

1. Задать режим Справка щелчком мыши по ярлыку Справка.

2. Выделить фрагмент справки с названием Источник публикации, вывести его на печать и проанализировать содержание, обратив внимание на публикации редакций.

3. В поле Примечание к документу обратить внимание о порядке вступления документа в силу, особенностях его применения, наличии редакций данного документа, а также информация, разъясняющая применение документа.

Задание 2.

Выявить отличия в информации полей Обратные ссылки и Прямые ссылки УК РФ.

2. Выводы подтвердить фрагментами распечатанного текста УК РФ.

Упражнение 3. Найти и распечатать названия изделий с кода­ми 88 0000 - 88 0909 "Обувь кожаная".

Действия:

1. Раскрыть текст из списка по запросу упражнения 1.

2. Войти в лист Оглавление и подвести курсор к пункту 88 0000 «Обувь кожаная».

3. Двойным щелчком по названию пункта (или нажатием клавиши Enter) перейти к его содержанию.

4. Распечатать перечень кодов данного пункта (коды 88 0000 - 88 0909).

Задание 3. Найти и распечатать статью 169 УК РФ.

Упражнение 4. Проанализировать структуру списка редакций документа ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИ­ФИКАТОР ПРОДУКЦИИ.

Действия:

1. Щелкнув мышью по ярлыку Редакции, открыть список редакции общероссийского классификатора продукции.

2. Прокомментировать структуру списка редакций. Представить в письменном виде.

3. Распечатать список всех редакций классификатора.

Упражнение 5. Распечатать фрагмент текста документа, который вносит изменения в коды картографической продукции, подкласс 955000.

Действия:

1. Дважды щелкнув мышью по названию классификатора, войти в действующую редакцию документа.

2. Войти в текст Справка (ярлык Справка). В пункте Обратные ссылки найти документ, который вносит изменения в коды картографической продукции, подкласс 955 000 (24/2000 ОКП).

3. Распечатать содержание этого документа.

Задание 4.

Пояснить назначение вкладки История запросов окна Базы данных (использовать Справочную систему).

Упражнение 6. Найти в тексте Закона РФ "О налоге на добавленную стоимость" слово БЕСПОШЛИННОЙ.

Действия:

1. Найти указанный закон.

2. Войти в текст документа.

3. Задать режим поиска.

4. В поисковом окне набрать слово БЕСПОШЛ и дополнить символом *.

5. Задать направление поиска Вниз и нажать кнопку Искать.

6. Что появится при повторном нажатии кнопки Искать в поисковом окне?

Упражнение 7. Найти в тексте Закона РФ "О налоге на добавленную стоимость" (№ 1992-1) подтекст о ставках налога по продовольственным товарам.

Действия:

1. Войти в текст Закона РФ "О налоге на добавленную стоимость".

2. Задать режим Поиск: поисковое выражение ПРОДОВОЛЬСТВЕН ТОВАР, направление поиска Вниз.

3. Найденный фрагмент распечатать.

Упражнение 8. Поставить закладки на статьях 7 и 15 в Законе РФ "О защите прав потребителей" № 2300-1.

Действия:

1. Войти в текст закона.

2. Задать режим Поиск и найти СТАТЬЯ 7.

3. Установить курсор на названии статьи 7.

4. Поставить закладку можно одним из вариантов:

-нажатием кнопки Поставить / снять закладку пиктографического меню;

- командой Поставить / снять закладку локального меню;

- командой Поставить / снять закладку пункта меню Правка;

- нажатием кнопки F8.

5. Ввести название закладки (можно СТАТЬЯ 7).

6. После нажатия кнопки ОК, закладка будет поставлена в виде красного флажка слева от выбранной строки.

7. Поставить закладку с названием СТАТЬЯ 15.

Задание 5.

1. Найти общероссийский классификатор валют.

2. Расставить несколько (5-6) закладок.

Упражнение 9. Выполнить поиск закладки из списка закладок.

Действия:

1. Вывести список всех установленных в просматриваемом документе закладок нажатием клавиш Shift+F8. Нажать клавишу Нome для перехода в начало этого списка.

2. Установить режим Поиск (кнопка Поиск). Задать условия поиска и его направление (например, СТАТЬЯ 15, вниз).

3. Курсор установится на закладке. Двойным щелчком мыши по закладке перейти к искомому фрагменту.

4. Фрагмент вывести на печать.

Задание 6.

Задание 6.

1. Найти закладки, поставленные во всех документах.

2. Описать структуру окна Закладки, используя справочную систему.

Задание 7.

1. Удалить закладки, поставленные в общероссийском классификаторе валют и проверить выполнение.

2. Описать действия.

Упражнение 10. Сохранить статьи 16 и 17 из Закона РФ "О защите прав потребителей" в файл для редактирования в среде Word.

Действия:

1. Найти и раскрыть Закон РФ "О защите прав потребителей" (№2300-1).

2. Используя режим Поиск, найти статью 16.

3. Выделить содержание статей 16 и 17.

4. Сохранить выделенный текст в файл с расширением .rtf в рабочую папку (F2 или другими известными способами).

5. Отредактировать файл в среде текстового редактора Word: присвоить заголовкам стили, пронумеровать заголовки, установить перенос, размер шрифта 14 и полуторный интервал, установить и вывести оглавление с указанием страниц.

6. Оглавление текста распечатать.

Задание 8.

1. Скопировать образец справки Закона РФ "О защите прав потребителей" в Word, используя кнопку Копировать в Microsoft Word.

2. Отредактировать: присвоить заголовкам стили, пронумеровать строки, установить перенос, размер шрифта 14 и полуторный интервал, установить и вывести оглавление с указанием страниц.

3. Текст справки и ее оглавление распечатать.

Контрольные вопросы

1. Что означает имя закладки ... (многоточие)?

2. Какие операции допускаются с текстом документа Гарант-Сервис?

3. Как выполнить распечатку списка закладок?

4. Что можно сохранить в файл, находясь в среде Гарант-Сервис ? Виды сохранения. _

11