37. Субд access. Макросы и их использование. Основные возможности.
Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции. Макросы могут запускаться из окна базы данных или быть связаны с каким-либо событием, например, со щелчком по кнопке или открытием формы. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач, например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.
Макрос является удобным средством выполнения простых задач, таких как открытие и закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов или запуск отчетов, выход из Access и др. Таким образом, макросы упрощают работу пользователя с базой данных.
Действия, связывающие различные объекты базы данных, выполняются легко и просто, поскольку не требуют запоминания правил синтаксиса. Все аргументы для каждой макрокоманды отображаются в нижней половине окна макроса.
Процедура создания макроса в основном состоит в выборе макрокоманд и определении их параметров. Макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд, для которых можно определить условие. Если условие выполняется, то выполняется и сама команда, в противном случае макрокоманда пропускается и выполняется переход к следующей макрокоманде. Применение макрокоманд с условием позволяет создавать макросы с гибкой структурой.
Макросы создаются в специальном окне конструктора макросов (рис. 8.4). Макрокоманды записываются в строки первого столбца таблицы. Второй столбец служит для записи примечаний. Примечания не обязательны, поскольку они только комментируют применяемую макрокоманду. Нижняя часть окна конструктора макросов используется для определения аргументов (параметров) макрокоманд.
Рис. 8.4 Вид окна конструктора макросов
Если щелкнуть мышью по ячейке первого столбца макроса, то раскроется список возможных макрокоманд, из которого следует выбрать нужную макрокоманду. В таблицу с перечнем макрокоманд могут быть добавлены еще два столбца - для ввода имен макросов и условий выполнения макрокоманд. Это делается с помощью кнопок инструментальной панели Имена макросов и Условия или соответствующих команд меню ВИД. Имя в столбце Имя макроса определяет каждый макрос. При запуске макроса в группе макросов, выполняется макрокоманда в столбце Макрокоманда, а также все следующие макрокоманды, в которых столбец Имя макроса пуст.
Чтобы быстро создать макрос, выполняющий действие над конкретным объектом базы данных, можно перетащить этот объект из окна базы данных в строку макрокоманды окна макроса. Например, можно создать макрос, открывающий форму, путем перетаскивания формы в строку макрокоманды. Чтобы расположить окно макроса и окно базы данных на экране рядом, следует выполнить команду ОКНО/Слева направо и в окне базы данных выбрать нужный тип объекта в списке «Объекты», щелкнуть объект и перетащить его в строку макрокоманды. Перетаскивание макроса или сохраненной процедуры добавляет макрокоманду для запуска макроса или процедуры, а перетаскивание объектов базы данных других типов добавляет макрокоманду для открытия объекта.
При создании формы в нее можно поместить кнопку запуска макроса. Это можно сделать буксировкой имени макроса из окна базы данных непосредственно в окно конструктора формы.
Имеющиеся в Access макрокоманды можно классифицировать по назначению следующим образом:
макрокоманды перемещения по данным: Следующая Запись (Find Next), Найти Запись (Find Record), К Элементу Управления (Go To Control), На Страницу (Go To Page), На Запись (Go To Record) и отбору данных Применить фильтр (Apply Filter);
выполнение макроса, процедуры или запроса: Открыть Запрос (Open Query), Запуск Программы (Run Code), Запуск макроса (Run Macro), Запуск Запроса SQL(Run SQL), Запуск Приложения (Run App);
прерывание выполнения: Отменить Событие (Cancel Event), Выход (Quit), Остановить Все Макросы (Stop All Macros), Остановить макрос (Stop Macro);
макрокоманды экспорта – импорта: передача объектов Microsoft Access в другие приложения - Ввести В Формате (Output To) и Отправить Объект (Send Object); преобразование данных между Microsoft Access и другими форматами данных – Преобразовать в Базу (Transfer Spreadsheet), Преобразовать текст (Transfer Text);
макрокоманды работы с объектами: Копировать Объект (Copy Object), Переименовать (Rename), Сохранить (Save), Удалить Объект (Delete Object), Развернуть (Maximize), Свернуть (Minimize), Сдвиг Размер (Move Size), Восстановить (Restore), Закрыть (Close), Открыть Форму (Open Form), Открыть модуль (Open Module), Открыть Запрос (Open Query), Открыть Отчет (Open Report), Открыть Таблицу (Open Table), Печать (Print Out), Выделить Объект (Select Object), Задать Значение (Set Value), Обновить Объект (Repaint Object), Обновление (Require), Показать все Записи (Show All Records);
прочие макрокоманды: Добавить Меню (Add Menu), Задать Команду Меню (Set Menu Item), Вывод На Экран (Echo), Песочные Часы (Hour Glass), Сообщение (Msg Box), Установить Сообщения (Set Warnings).
Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке. Однако Access позволяет задать условие выполнения определенных макрокоманд. Условие задается в столбце «Условие» (для вывода столбца следует выполнить команду ВИД/Условие) и представляет собой условное выражение. Условное выражение можно ввести с клавиатуры или задать с помощью построителя выражений.
При запуске макроса проверяется значение каждого условного выражения. Если это выражение истинно, выполняется макрокоманда, находящаяся в той же строке и все следующие макрокоманды, у которых в ячейках столбца «Условие» содержится многоточие (...). Если условное выражение ложно, Access проигнорирует эти макрокоманды и перейдет к ближайшей строке, в которой содержится новое условие или ячейка условий является пустой.