Вопрос 19

Так как официально-деловой стиль используется в переписке граждан с учреждениями, кроме того для составления государственных документов и деловых бумаг, то он отличается шаблоном в оформлении деловых бумаг, то есть стандартом.

Например:

1. Справка. Она является официальным документом, поэтому в ней даётся полное наименование учреждений и организаций. Точность изложения предполагает и конкретное обозначение дат, величин, количеств и так далее. Слова в переносном стиле отсутствуют, так как важна точность информации. Обязательно указывается в какую организацию дана справка, даты выдачи и подпись лица, выдавшего её.

2. Заявление. Оно составляется коротко и ясно, в предложениях отсутствуют сложные конструкции. Каждая новая мысль начинается с абзаца. Все слова пишутся полностью за исключением общепринятых сокращений. В верхнем правом углу называется лицо, которому предоставлено заявление и лицо, от которого предоставлено заявление. В середине листа записывается слово «Заявление». Далее кратко излагается его суть. Внизу слева помещается дата, справа – подпись.

3. Доверенность. Это официальный документ, дающий кому либо право действовать от имени лица его выдавшего. Доверенность составляется так: в середине листа пишется название документа, далее идёт клише, свойственное официально-деловому стилю (Я, ФИО, доверяю ИОФ), затем излагается суть доверенности. Внизу слева – дата, справа – подпись.

4. Объявление. Это сообщение, извещение о чём либо, доводимое до всеобщего сведения, помещённое где либо для широкого ознакомления. Объявление содержит лаконичную информацию и данные адресата.

5. Расписка. Это документ с подписью, подтверждающий получение чего либо. Он оформляется с помощью клише официально-делового стиля речи: Я, ФИО, получил от ИОФ, далее идет конкретная информация, в левом нижнем углу – дата, в правом – подпись.

6. Резюме. Это краткое заключительное изложение сути сказанного, написанного или прочитанного.

Вопрос 20

Язык и стиль служебных документов

 

Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той пли иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии — основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой внеиндивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочно-сти и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например; в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

Для делового стиля характерно употребление специальных языковых средств. В документах широко используются:

1. Однотипные падежные формы взаимосвязанных имен существительных, так называемое нанизывание падежей. Чаще всего используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например: «предлагаем Вам варианты (чего?) решений (чего?) автоматизации (чего?) систем документационного обеспечения (чего?) министерств и других республиканских органов государственного управления».

2. Ограниченная сочетаемость слов. Например, глагол допустить во всех стилях речи может сочетаться только со словами, выражающими негативный результат деятельности: допустить просчет, допустить промах, допустить ошибку и др., но не со словами, выражающими положительное действие - допустить успех.

Наряду с этим существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля.

Например, в деловом стиле желательно использование следующих словосочетаний:

- предоставить в пользование (вместо предоставить для использования);

- направить на рассмотрение (вместо выслать на рассмотрение);

- оказывать содействие (вместо оказывать помощь);

- осуществлять контроль (вместо вести контроль);

- вносить предложения (вместо давать предложения);

- предоставить кредит (вместо выдать кредит);

- обладать правом (вместо владеть правом);

- вступать в силу (вместо входить в силу) и др.

3. Конструкции с отглагольными существительных в сочетании с полузнаменательным глаголом. Например:

- оказать содействие, а не посодействовать, помочь;

- произвести уборку, а не убрать;

- провести учет, а не учесть;

- оказать поддержку, а не поддержать;

- произвести ремонт, а не отремонтировать.

4. Преимущественно страдательные конструкции вместо форм действительного залога.

Например: «Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Министерством иностранных дел (а не: Министерство иностранных дел прорабатывает…)».

5. Применение так называемых универсальных слов, которые являются многозначными, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо однозначных определений.

Например: «До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту школьных зданий». Слово «слабо» одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо.

Из речевого состава современных служебных документов необходимо исключать:

1. Устаревшие выражения, вышедшие их активного повсеместного употребления (архаизмы или историзмы). Например:

- не «при сем направляем», а «направляем»;

- не «означенный» («вышеозначенный»), а «названный»;

- не «вышепоименованный», а «указанный» («названный»);

- не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»;

- не «настоящий акт составлен», а «акт составлен»;

2. Канцеляризмы, которые лишают тексты документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной.

Например: поставить во главу угла, в части удовлетворения запросов, обеспечить безусловное исполнение, взять под жесткий контроль, разработать планы конкретных мероприятий и т.д.

3. Слова-спутники, непременно сопровождающие какие-либо слова.

Например: критика - обязательно резкая, поддержка - всегда горячая, размах - обычно широкий и т.д.

4. Плеоназмы (от греч. pleonasmos - многословие) - слова, излишние для смысловой полноты высказывания. Не уточняя и не раскрывая мысли, они загромождают текст, затрудняют его понимание.

Например: в марте месяце, 10 человек рабочих, черновик первой версии проекта редакции и т.п.

5. Тавтологию - повторение того же другими словами, не уточняющими смысла.

Например: своя автобиография, хронометраж времени, свободная вакансия и т.п.

6. Однокоренные тавтологические выражения.

Например: следует отметить следующие недостатки, в целях улучшения работы целесообразно, объединить воедино и т.д.

Примечание. Эпитет - определение предмета, подчеркивающее его характерное свойство для придания художественной выразительности, поэтической яркости.

Гипербола - прием чрезмерного преувеличения для оказания более сильного впечатления.

Метафора - употребление слова или выражения в переносном значении, основанное на сходстве, сравнении, аналогии, а также слово или выражение, таким образом употребленное.