Методика разработки «Положения об организационной структуре» 6

Главный смысл разработки этого документа заключается в том, что сегодня он является исходным для всех других действий по постановке регулярного менеджмента.

Основные разделы «Положения об организационной структуре компании (банка, группы)»

1. Виды деятельности, продукты и услуги, бизнесы компании.

2. Перечень обеспечивающих направлений и функций.

3. Перечень функций менеджмента, осуществляемых в компании.

4. Перечень организационных звеньев компании.

5. Закрепление видов деятельности, обеспечивающих функций, функций менеджмента за структурными звеньями компании.

6. Организационная структурная схема.

· Первые четыре раздела Положения связаны с инвентаризацией и составлением перечней видов деятельности, функций, организационных звеньев. В ходе организационной инвентаризации все объекты учета по перечисленным позициям выявляются, фиксируются, помещаются в списки и нумеруются. Результаты инвентаризации представляются в системно построенных форматах и анкетах.

Ниже представлены примеры заполненных анкет группы компаний «Прогресс»*.

Анкета 1

Пример заполнения перечня основных направлений деятельности и бизнес-проектов коммерческой группы «Прогресс»

Код направления	Направление	Код бизнеса *	Бизнес-проект
1	Торговля	1.1.	Торговля кофе
2	Торговля	1.2	Торговля коврами и ковровыми покрытиями
3	Торговля	1.3	Торговля отделочными материалами

Анкета 2

Пример заполнения перечня основных функций обеспечения направлений деятельности коммерческой группы «Прогресс»

Код функционального направления	Функциональное направление	Код функции	Функция обеспечения
1	Организация закупок	2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4	Поиск поставщиков Заказ товаров Заключение контрактов Ценовая политика по закупкам
2	Организация сбыта	2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4	Заключение договоров реализации Реализация продукции оптовым и розничным покупателям Контроль работы собственных магазинов розничной сети Ценовая политика по сбыту
3	Организация хранения	2.3.1	Обеспечение работы склада
4	Организация транспортной доставки	2.4.1	Обеспечение деятельности группы компаний транспортом, хозяйственными и инженерными услугами
5	Техническое обеспечение	2.5.1 2.5.2	Обеспечение оргтехникой Компьютеризация и развитие сети
6	Аудиторское обеспечение	2.6.1 2.6.2	Оценка финансового состояния фирмы Контроль и консультирование бухгалтерии фирмы

Анкета 3 Пример заполнения перечня основных функций менеджмента коммерческой группы «Прогресс»

Код компонента менеджмента	Компоненты менеджмента	Код функции	Функции менеджмента
1	Структура	3.1.1 3.1.2.	Организационная структура Финансовая структура
2	Финансы	3.2.1 3.2.2. 3.2.3	Ведение операционных бюджетов Ведение бюджета движения денежных средств Ведение бюджета доходов и расходов
3	Учет	3.3.1 3.3.2	Ведение бухгалтерского учета Ведение учета реализации бизнес-плана
4	Маркетинг	3.4.1	проведение маркетинговых исследований
5	Экономика	3.5.1	Управление затратами
6	Бизнес-планирование	3.6.1	Разработка бизнес-плана
7	Персонал	3.7.1	Подбор и управление персоналом

Анкета 4

Пример заполнения перечня структурных звеньев коммерческой группы «Прогресс»

Код группы	Группа организационных звеньев	Код организационного звена	Название
1	Коммерчес-кая деятельность	4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4. 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8	Руководство коммерческой службы Коммерческая служба Отдел закупок Таможенный отдел Отдел маркетинга и рекламы Отдел сбыта «Альфа» - фирма, реализующая бизнес-направление 1 «Бета» - фирма, реализующая бизнес-направление 2 « Дельта» - фирма, реализующая бизнес направление 3
	Финансовая служба	4.2 4.2.1 4.2.2. 4.2.3	Руководство финансовой службы Финансовый отдел Планово экономический отдел Бухгалтерия фирмы
	Исполнитель-ная дирекция	4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5. 4.3.6. 4.3.7	Руководство исполнительной дирекции Служба управления делами Секретариат руководства Юридический отдел Отдел кадров и управления персоналом Административно-хозяйственный отдел Технический отдел Отдел охраны и экономической безопасности

· Разработка следующего раздела Положения опирается на процедуры определения зон ответственности организационных звеньев за реализацию видов деятельности и функций. Такие технологии называются методом проекции. В ходе реализации метода нужно закреплять виды деятельности и функции за организационными звеньями. Технически это реализуется посредством составления матриц типа: виды деятельности (анкета 1) - оргзвенья (анкета 4), функции менеджмента (анкета 3) - оргзвенья (анкета 4) и т. д. По форме процедура напоминает игру в крестики и нолики. Если данное звено выполняет данный вид деятельности или функцию, то на пересечении соответствующей строки и соответствующего столбца ставится крестик, если нет - то нолик.

В соответствии с числом звеньев (задают строки) и функций (задают столбцы), размерность подобных таблиц уже для маленьких компаний может быть от 5/10 до 10/20, т. е. от 50 до 200 позиций. Для средних - порядка 20/ 30 (600 позиций). Для крупных - 50/100 (5000 позиций) и больше..

· Завершает разработку Положения наглядная структурная схема. Для группы «Прогресс», рассматриваемой нами в качестве примера, она выглядит так, как показано на на схеме 1

· Теперь, если обобщить сказанное, можно сформулировать следующее заключение.

«Положение об организационной структуре» используется в:

· «Положении о финансовой структуре фирмы» для определения состава центров финансового учета

• «бизнес-планировании для определения зон ответственности подразделений и звеньев

·бухгалтерском, управленческом и оперативном учетах для определения состава и типологии центров учета

Общий порядок разработки «Положения об организационной структуре коммерческой группы» в рамках технологии «Органайзер» предполагает следующие действия:

1. Создание рабочей группы, назначение руководителя.

2. Ознакомление с методикой и вопросником по обследованию организационной структуры коммерческой фирмы.

3. Ознакомление с примером заполнения вопросника. «.Ознакомление с примером «Положения об организационной структуре фирмы».

5. Проведение обследования организационной структуры выбранной фирмы и заполнение соответствующих форм. б. Подготовка в соответствии с результатами обследования проекта «Положения об организационной структуре фирмы» и согласование его с заинтересованными должностными лицами и службами.

?. Утверждение «Положения об организационной структуре фирмы».

8. Подготовка и утверждение приказа по фирме (группе) о порядке разработки и изменения «Положения об организационной структуре фирмы»

Приложение 3