5. Документы предприятия по личному составу

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятий, организаций, учреждений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан РФ Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Резюме и анкета составляются по требованию руководителя, инспектора по кадрам. Анкета - обязательный документ при трудоустройстве на государственные предприятия (часто анкета имеет вид личного листка по учету кадров. Ряд предприятий требует при устройстве на работу заполнения автобиографии. Одним из основных документов, регулирующих правовые отношения между предприятием и работником, является трудовой договор (контракт). После подписания контракта и заявления о приеме на работу издается приказ о приеме сотрудника на работу на ту или иную должность. На основании приказа о приеме оформляется личная карточка, заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где принятому на работу сотруднику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

«Документация по личному составу» или «кадровая документация» являются обобщающими понятиями, которые определяют состав документов, используемый и создаваемый кадровой службой.

Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе выполнения этой задачи возникает значительный объем разнообразных документов.

Наибольшая часть документов кадровой службы связана с процедурам движения кадров. Движение кадров это:

- перевод на другую работу;

- увольнение;

- предоставление отпусков;

- командирование.

Все документы по личному составу можно разделить на несколько групп:

• организационные документы: положение о кадровой службе, правил внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работникам кадровой службы, график отпусков;

• распорядительные документы: приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпуска, поощрения, взыскания, изменения фамилии;

• учетные документы: личная карточка Т-2, журналы принимаемых увольняемых работников;

• справочно-информационные документы: заявления, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий, акты, справки, переписка кадровой службы со сторонними организациями.

Каждый документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдением установленных правил, содержащихся в инструкции по делопроизводству предприятия.

Данную главу дополняют следующие приложения: 11-16.