6. Использование информационных технологий при работе с документами

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника.

Рабочее место служащего состоит из трех зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимей оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м² на одного работника. Общая площадь приемной, где находится служащий, не должна быть менее 12-16 м². Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

Интерьер кабинета следует хорошо обдумать. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

Интерьер кабинета хорошо дополняют живые растения. Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты, делают ее более пропорциональной. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами.

Большое значение имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места служащего входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя.

В зоне обслуживания посетителей должны быть несколько (2 - 3) стульев или кресел и небольшой столик.

Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) как для хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом.

Габариты мебели должны соответствовать площади помещения. Сегодня выпускается достаточно большее количество рациональных комплектов мебели для приемной и рабочего места служащих.

Так как служащему в течение рабочего дня приходится много сидеть, он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, изменить позу.

Учитывая необходимость служащему поворачиваться к столам, приставкам, стул ила рабочее кресло обязательно должно быть подъемно-поворотным, а для расширения рабочей зоны — на колесиках. Такое кресло можно отрегулировать по высоте, обеспечив удобную посадку.

Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры создания и обработки документов. Поэтому современное место служащего немыслимо без персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и клавиатуру. Их удобнее разместить на специальном столе-приставке. Если в обязанности служащего входит ввод бумажных документов, то к компьютеру должен быть подключен сканер. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с ним, но в пределах досягаемости располагается принтер.

При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенный сортировальным устройством, а при необходимости и стиплером. Эта техника размещается на специальной подставка во вспомогательной зоне. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь соответствующее программное обеспечение. Как правило, компьютер служащего связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети учреждения, а в случае выполнения им приема-передачи факсов и электронной почты — к телефонной сети. Для подбора необходимой руководителю информации и работы с электронной почтой компьютер должен иметь доступ в Интернет.

На рабочем столе или на отдельной приставке располагаются телефонный аппарат (с автоответчиком), селектор или мини-АТС. Во вспомогательной зоне может располагаться столик с факсимильным аппаратом, если приходится получать и отправлять большое количество корреспонденции.

На столе служащего должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми служащие работают в течение дня, раскладываются по папкам ила многоярусным лоткам. Одно из главных правил - на столе служащего находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться г пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Каждый предмет должен лежать на постоянном, раз установленном месте. Располагать все надо компактно, систематизировав по видам работы. Так, блокнот для записи и ручка лежат рядом с телефонным аппаратом. В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Верхний ящик с отделениями для канцелярских принадлежностей, специальный ящик для чистой бумаги, бланков, конвертов и карточек, отдельный ящик для документов. Выдвижные ящики стола рекомендуется оборудовать специальными приспособлениями для подвесного хранения папок и на каждом ящике укрепить карточку с перечнем находящихся в нем дел. Ящики стола должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки, с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужный документ или дело.

Помимо рациональной организации рабочего места, служащий не должен забывать о рекомендациях режима труда и отдыха.

Работа с персональным компьютером в соответствии с «Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров», разработанными Институтом гигиены труда и профзаболеваний Академии медицинских наук, должна занимать не более 4-х часов подряд с 10-35 минутным перерывом после каждого часа и при менее интенсивной работе - 10-15 минут через каждые 2 часа.

Данную главу дополняет приложение 17.

Заключение

В своей курсовой работе я разработала комплекс документации условного предприятия ООО "Пласт-Сервис". Организовалa деятельность условного предприятия, выбралa его наименование, организационно-правовую форму; создалa фирменный товарный знак; определилa виды деятельности предприятия; подготовилa учредительные документы и документы для регистрации; зарегистрировалa предприятие и всталa на учет в соответствующих органах. Для рациональной организации делопроизводства условного предприятия было сделано:

• общая характеристика документооборота;

• подробно изучен комплекс организационно-правовой, распорядительной, справочно-информационной и кадровой документации;

• продуманы автоматизированные рабочие места служащих.

Библиографический список

1. Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1988 г. № 129-ФЗ.

2. Федеральный Закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» № 128-ФЗ от 8 августа 2001 г.

3. Федеральный Закон «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.

4. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – Введ. 23.01.1988. – М. : Изд-во стандартов, 1988.

5. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. – М. : Научная книга, 1988.-179 с.

6. Кузнецова, А.П. Машинопись: практич. Пособие / А.П. Кузнецова, Р.Н. Вангенгейм. – М.: Высшая школа, 1999. – 224 с.

7. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство : учеб. курс / Н.В. Макарова, Ю.Н. Николайчук, Ю.Ф. Титова. – СПб. : Нева, 2003.

8. Павленко В.В. Документирование управления персоналом : учеб. пособие / В.В. Павленко, А.В. Охотников, Л.П. Горячева. – Ростов н/Д, 2003. – 92 с.

9. Петров М.Н. Эффективная работа. М.Н. Петров. – М. ; СПб.: Питер, 2004.-848 с.

10. Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М.В. Стенюков. – М.: «Приор издат», 2003. – 144 с.

Приложение 1

Фирменный товарный знак предприятия (ООО "Пласт-Сервис")

ООО "Пласт-Сервис"

Приложение 2

Рекламный проспект предприятия (ООО "Пласт-Сервис")

ООО "Пласт-Сервис"

Производственное предприятие по выпуску пластиковых окон по немецкой технологии КВЕ (ООО "Пласт-Сервис")

ПРОИЗВОДСТВО пластиковых окон по немецкой технологии КВЕ.

ИЗГОТОВЛЕНИЕ самых необычных по своей форме оконных конструкций – дугообразных, витражных, арочных. 

РАЗМЕРЫ и ФОРМЫ ПО ЖЕЛАНИЮ ЗАКАЗЧИКА

НОВОГОДНЕЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ!!!

СКИДКА ПОСТОЯНЫМ КЛИЕНТАМ 7%!!!

• Адрес: Ростов-на-Дону, ул. Красноармейская, 153

• Телефон: [phone]

ГРАФИК РАБОТЫ:

9.00.-20.00. Сб. 09.30.-18.00 ВС - выходной;

Приложение 3

Протокол учредительного собрания ООО "Пласт-Сервис"

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ ООО "Пласт-Сервис"

20.02.2005г. № _1_

г.Ростов-на-Дону

Учредительного собрания общества с ограниченной ответственностью "Пласт-Сервис"

Общее количество акционеров: 2 = 100% голосов

Присутствовали: 2 учредителя = 100% голосов

Р.А.Тихонов;

П.К.Марков

Повестка дня:

1. Об избрании председателя и секретаря учредительного собрания ООО "Пласт-Сервис"

2. Об учреждении ООО "Пласт-Сервис"

3. Об утверждении Уставного капитала ООО "Пласт-Сервис", о размере номинальной стоимости, сроках и оплате доли участника общества.

4. Об утверждении Устава ООО "Пласт-Сервис" в предлагаемой редакции.

5. Об избрании генерального директора ООО "Пласт-Сервис".

1. СЛУШАЛИ:

Р.А.Тихонов – об избрании секретаря учредительного собрания.

1. ВЫСТУПИЛИ:

П.К.Марков – предлагаю избрать Л.А. Петрова председателем собрания,

О.Н. Басина – секретарем.

1. ПОСТАНОВИЛИ:

Избрать Р.А.Тихонов председателем собрания, О.Н. Басина – секретарем.

2. СЛУШАЛИ:

Р.А.Тихонов – об учреждении ООО "Пласт-Сервис".

2. ВЫСТУПИЛИ:

П.К.Марков – предлагаю учредить ООО "Пласт-Сервис".

2. ПОСТАНОВИЛИ:

Учредить общество с ограниченной ответственностью "Пласт-Сервис".

3. СЛУШАЛИ:

Р.А.Тихонов – Об утверждении Уставного капитала ООО "Пласт-Сервис", о размере номинальной стоимости, сроках и оплате доли каждого участника общества.

3. ВЫСТУПИЛИ:

П.К.Марков – предлагаю установить Уставной капитал Общества в размере 1млн. рублей (восемьсот тысяч рублей), разделенный на 2 доли. Размер и номинальная стоимость доли каждого участника составляют:

- Размер доли участника Р.А.Тихонов составляет 50% от уставного капитала. Номинальная стоимость принадлежащей ему доли равна 500 тыс. руб. (пятьсот тысяч рублей), на момент государственной регистрации Общества названный участник вносит вклад в сумме 500 тыс. руб. (пятьсот тысяч рублей).

- Размер доли участника П.К.Маркова составляет 50% от уставного капитала. Номинальная стоимость принадлежащей ему доли равна 500 тыс. руб. (пятьсот тысяч рублей), на момент государственной регистрации Общества названный участник вносит вклад в сумме 500 тыс. руб. (пятьсот тысяч рублей).

3. ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить предложенный Уставной капитала ООО "Пласт-Сервис", размер, номинальную стоимость, срок и порядок оплаты доли каждого участника.

4. СЛУШАЛИ:

Р.А.Тихонов - об утверждении Устава ООО "Пласт-Сервис"в пределах редакции.

4. ВЫСТУПИЛИ:

П.К.Марков- зачитывает редакцию Устава ООО "Пласт-Сервис".

4. ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить Устав ООО "Пласт-Сервис" в предлагаемой редакции.

5. СЛУШАЛИ:

Р.А.Тихонов - об избрании генерального директора ООО "Пласт-Сервис".

5. ВЫСТУПИЛИ:

Л.А. Петрова – предлагаю избрать Романа .Александровича Тихонова генеральным директором ООО "Пласт-Сервис".

5. ПОСТАНОВИЛИ:

Избрать генеральным директором Закрытого акционерного общества "Пласт-Сервис" Р.А.Тихонов.

Зам. директора П.К.Марков

Секретарь О.Н. Басина

Приложение № 4

ООО "Пласт-Сервис"	УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря генерального директора 20.02.2010 г.	Генеральный директор О.Н. Басина 20.02.2010 г.

1. Общие положения

1.1 Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2 Основными задачами секретаря является организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3 Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

1.4 В своей деятельности секретарь руководствуется:

• действующим законодательством РФ;

• Уставом предприятия;

• Положением о функциональных службах предприятия;

• правилами трудового распорядка;

• приказами (указаниями) руководства предприятия;

• нормативно – методическими материалами по организации делопроизводства;

• настоящей должностной инструкцией.

1.5 Секретарь должен знать:

• структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

• государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

• правила орфографии и пунктуации, инструкции по делопроизводству;

• правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

• деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

• правила ведения телефонных переговоров;

• правила техники безопасности и противопожарной защиты;

• приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

• составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

• пользоваться средствами связи и организационной техникой;

• работать на компьютере в среде WINDOWS, с приложениями WORD, EXCEL;

• пользоваться базой данных;

• пользоваться возможностями Интернета;

• принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

• редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

• вести деловые переговоры.

1.7 Во время отсутствия секретаря генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора.

Для этого секретарь:

2.1 Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.

2.2 Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с генеральным директором.

2.3 По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4 Ежегодно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

2.5 Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6 Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и компетентность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.

2.7 Готовит по поручению генерального директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

2.8 Ежедневно готовит для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует генерального директора.

2.10 Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

2.11 По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.12 Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номера в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.13 Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

2.14 Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

3. Обязанности

Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

3.1 Сохранять конфиденциальность информации.

3.2 Выполнять распоряжения руководства.

3.3 Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.

3.4 Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3.5 Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь генерального директора имеет право:

4.1 Обращаться к руководителям структурных подразделений организаций за информацией по производственным вопросам.

4.2 Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3 Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.

4.4 Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.

4.5 Принимать участие в подборе и расстановке кадров технического персонала приемной.

5. Ответственность

Секретарь генерального директора несет ответственность за:

5.1 Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

5.2 За несохранность конфиденциальной информации.

5.3 Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4 Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5 Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. Взаимосвязи

Секретарь генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

6.1 Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов

6.2 С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

6.3 С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и представления документов, организации встреч и контактов генерального директора

Зам.директора

С инструкцией ознакомлен

Секретарь

Дата

Приложение 5

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

"Пласт-Сервис"

_________________________________________________

«17» января 2005г. № 19 л

ПРИКАЗ

по личному составу