Выдача дубликата трудовой книжки

Работнику может быть выдан дубликат трудовой книжки. Это производится в следую­щих случаях:

1. в случае утраты ТрКн самим работником (п. 31 Пра­вил);

2. при массовой утрате работодателем ТрКн работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные ка­тастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвы­чайные обстоятельства) — п. 34 Правил;

3. по письменному заявлению работника — при наличии в ТрКн записи об увольнении или переводе на другую работу, признан­ной недействительной (п. 33 Правил и п. 1.2 Инструкции);

4. если ТрКн (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) (п. 33 Правил).

Дубликат ТрКн заполняется по общим правилам оформления ТрКн. Если сотрудник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата в него вносятся сведения

• об общем стаже (общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки)

• о непрерывном стаже работы до поступления в данную организацию.

• о работе и награждении (поощрении), которые вносились в ТрКн по последнему месту работы.

Общий и/или непрерывный трудовой стаж работы (подтвержденный надлежаще оформленными документами) записывается по отдельным периодам работы: прием и увольнение по каждому месту работы, а если есть сведения о переводе на другую постоянную работу в той же организации, то они тоже должны быть отражены в дубликате ТрКн.

В правом верхнем углу первой страницы дубликата делается надпись «Дубликат». А на первой странице (титульном листе) прежней ТрКн пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Инструкция устанавливает, что с оригиналов документов, на основании которых в дубликате ТрКн производятся соответствующие записи, работодатель снимает копии и заверяет их надлежащим образом. После этого оригиналы документов возвращаются владельцу.

Пример оформления отметки о выдаче вкладыша и оформления дубликата приведен в Приложении Е.

В соответствии с п. 38 Правил в случае если в ТрКн заполнены все страницы одного из разделов («Сведения о работе» или «Сведения о награждении»), в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и ТрКн.

Согласно п. 39 Правил при выдаче каждого вкладыша в ТрКн ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. Вкладыш без ТрКн недействите­лен (п. 38 Правил). Вкладыш вшивается в ТрКн, в ней ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Титульный лист вкладыша заполняется так же, как и титульный лист ТрКн.

Учет и хранение трудовых книжек

В соответствии с пунктами 40 и 41 Правил кадровой службой или другим подразделением органи­зации, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге регистрируются все ТрКн, принятые от работников при поступлении на работу, а также ТрКн и вкладыши в них (с указанием серии и номера), выданные работни­кам вновь. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил). После внесения в ТрКн за­писи о его приме на работу вновь принятого работника, ТрКн регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При внесении в ТрКн записи о приеме на работу произ­водится регистрация ТрКн в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении ТрКн в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке формы Т-2 и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В подтверждение получения ТрКн работник в графе 13 ставит свою подпись. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них определена Инструкцией и приведена в Приложении Ж.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков ТрКн и вкладышей в нее (п. 44 Правил). Согласно п. 42 Правил бланки ТрКн и вкладыша в нее хранятся в организации как доку­менты строгой отчетности. Поступление бланков в организацию отражается в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Эта книга учета ведется в бухгалтерии. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков ТрКн и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил). По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение тру­довых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков ТрКн и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные ТрКн и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Испорченные при заполнении бланки ТрКн и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Бланки ТрКн и вкладыша в нее работодатель должен при­обретать на основании договора, заключенного с изготовителем (кото­рым является Объединение «ГОЗНАК» Минфина России) или официаль­ным распространителем этих бланков (юридическими лицами и индиви­дуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установлен­ным изготовителем). Такие правила установлены в Порядке обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книж­ку, утвержденном приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н (далее по тексту Порядок).

Поступление бланков в организацию отражается в приходно-расходной книге по учету бланков ТрКн и вкладыша в нее как приход, выдача бланков как расход.

Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и образец заполнения приведены в Приложении З.

Согласно п. 42 Порядка бланки ТрКн и вкладыша в нее хранятся в организации как докумен­ты строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение тру­довых книжек, по его заявке.