Общие логические правила классификации документов внутри архивного фонда:
1. Группировка должна быть полной, то есть охватывать весь материал фонда
2. Признаки классификации должны определяться в каждом конкретном случае научными и практическими целями классификации
3. Документы следует группировать по всем существенным для них признакам, результатом чего должна явиться определенная система законченных делений
4. Классификация должна проводиться от общего к частному, начиная с делений по ведущему признаку, характерному для всех документов фонда и кончая признаками, характерными для самых мелких групп
5. Одна и та же группа документов делится по одному признаку, затем по - другому и т.д., но никогда по одному одновременно
6. Все деления классификационной схемы должны находиться в исторической и (или) логической связи
Для классификации дел внутри архивного фонда применяют основные и второстепенные признаки классификации:
Основные признаки используются для построения схемы классификации дел внутри архивного фонда – хронологический, структурный, отраслевой или функциональный, тематический
Правила построения схем классификации построения дел:
1. Для схемы используют только 2 основных признака
2. Один из двух признаков всегда хронологический
3. Признаки классификации можно менять местами
Хронологически – структурная, структурно – хронологическая, хронологически – отраслевая, отраслевая – хронологическая, хронологически – тематическая, тематически - хронологическая
Структурно – хронологическая схема – для учреждений с четкой структурой, но прекративших свою деятельность
Хронологически – структурная схема – для действующих учреждений, а также для учреждений, чья структура подвергалась частым изменениям.
Отраслевая – хронологическая схема – учреждение не имело структуры и прекратило свою деятельность
Хронологически – отраслевая – учреждение не имеет структуры и не прекратило своей деятельности
Тематически – хронологическая и хронологически – тематическая применяются для архивных коллекций.
В коллекциях также могут применяться тематически – номинальные и номинально – тематические схемы и номинально – хронологические и хронологически – номинальные и др.
После основных признаков в силу вступают второстепенные признаки, которые применяются последовательно:
- номинальный (всегда на первом месте – вид документа)
- авторский
- корреспонденция
- предметно – вопросный (применяется всегда там, где есть содержание)
- географический или территориальный
- хронологический (число и месяц)
Отклассифицированные документы вносятся в опись
Опись выполняет 3 функции:
- закрепляет порядок классификации дел в фонде
- учетная
- информационная – поисковая
7. Описание. Составление заголовков.
Заголовки должны быть краткими, легко восприниматься, литературно – грамотными, они не должны содержать слов – паразитов, должны быть политически нейтральными.
Заголовки всегда начинаются с номинальной характеристики: - вид документа или вид дела
Составление заголовков
В составе заголовка к делу в совокупности указываются следующие элементы:
- вид документа (это план, отчет, приказ, письмо или вид дела – журнал, книга, материалы или документы, переписка)
- автор, корреспондент
- содержание вопроса
- территория, местность
- дата
Все элементы заголовка, названные, напрямую связаны с признаками заведения дел.
Признаки заведения дел:
- номинальный (документы одного вида)
- авторский (документы одного автора в одном деле, чтобы не путать документы с другими авторами – то есть приказы ректора и приказы министерства – разные дела)
- корреспондентский (разные корреспонденты, документы одного человека в одном деле; переписка с вышестоящей и нижестоящей организацией)
Переписка
Правительство |
Постоянное |
Вышестоящие |
Постоянное. |
Федеральные |
10 лет – срок хранения |
||||
МГУ |
5 лет |
РГГУ |
5 лет |
МГТУ |
3 года |
||||
Школы, лицеи, муниципальные организации |
||||
- предметно – вопросный (нельзя поместить документы по разным вопросам)
- территориальный (географический)
- хронологический
Примерная схема составления заголовка дел
[] – ставятся тогда, когда архивисты что – то уточняют (в данном примере элемент необязателен или не всегда будет)
Постановление [№-№] – автор - [Содержание] – дата. Подлинность / Коп.
Приказы
Распоряжения
Протоколы
Указания
И т.д.
Планы и отчеты автор – [Содержание] – дата (план на какой год; отчет за какой год)
Сведения [автор] – Содержание – [Территория, время]
Сводки
Справки
Таблицы
Ведомости
Документы [автор] – содержание – [территория и время] (виды документов)
Пример: Документы о подготовке к празднованию Нового года (планы, отчеты, сметы, приказы).
Переписка корреспондент – содержание
На коллоквиуме пользоваться материалами нельзя!