Электронная почта
Электронная почта — технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений (называемых «письма» или «электронные письма») по распределённой (в том числе глобальной) компьютерной сети.6
Электронная почта по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной (бумажной) почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности - простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки.
Достоинствами электронной почты являются:
легко воспринимаемые и запоминаемые человеком адреса вида имя_пользователя@имя_домена;
возможность передачи как простого текста, так и форматированного, а также произвольных файлов;
независимость серверов (в общем случае они обращаются друг к другу непосредственно);
достаточно высокая надёжность доставки сообщения; простота использования человеком и программами.
Недостатки электронной почты:
наличие такого явления, как спам (массовые рекламные и вирусные рассылки);
теоретическая невозможность гарантированной доставки конкретного письма;
возможные задержки доставки сообщения (до нескольких суток); ограничения на размер одного сообщения и на общий размер сообщений в почтовом ящике (персональные для пользователей).
На мой взгляд внутри организации целесообразно пользоваться локальными почтовыми серверами, поскольку это ускоряет процесс документооборота и такая система достаточно защищена. Так по электронной почте на межведомственном уровне можно пересылать справочную информацию.
Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
Автоматизированная система документационного обеспечения управления «АСДОУ» - это программная система, которая предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности в организациях и на предприятиях. Система функционирует на локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в делопроизводственных технологических процессах. Система позволяет обеспечить как автоматизацию деятельности делопроизводственных служб организации - таких, как экспедиция, канцелярия, общий отдел, группа контроля и т.п., так и делопроизводственной деятельности всех других структурных подразделений.
Выбор технологий работы с электронными документами обусловлен спецификой деятельности каждой конкретной организации. Естественно, каждый разработчик систем электронного документационного обеспечения стремится сделать свой продукт отличимым от продукта конкурентов, предложить потенциальному потребителю особенный товар. Тем не менее организация работы с документами, независимо от их носителя, должна базироваться на едином подходе - в любом случае от бумажного документа нам никуда не деться. 7
Сверхсовременные электронные технологии создания, регистрации, редактирования, организации, передачи и хранения документов, по сути, не отступают от традиционной, веками сложившейся отечественной системы работы с документами. Традиционная форма документа, обусловленная рядом объективных причин, также остается неизменной. А отечественная традиция организации работы с документами неразрывно связана с иерархической системой управления государством и является своего рода отражением этой системы.
На мой взгляд, в любом случае выбор АС ДОУ – это компромисс между качеством, ценой и степенью охвата документооборота, а так же его защитой.