Ввод информации. Типы и формат данных

В ячейку можно вводить 2 вида информации: константы и формулы.

Константа представляет собой данные в виде числовых значений, текста, даты или времени.

Числовые значения могут быть записаны в обычном или экспоненциальном формате. По умолчанию они выравниваются по правому краю ячейки. Текстовые значения могут включать любые символы. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки.

Если текст не помещается в своей ячейке, он при отображении перекрывает соседние ячейки, но хранится только в одной оригинальной ячейке. Для того, чтобы данные не выходили за пределы ячейки необходимо установить Перенос по словам в меню Формат-Ячейки-Выравнивание. Иногда для этой же цели удобнее расширить столбец двойным щелчком мыши на правой границе столбца.

Данные можно выравнивать как по горизонтали (к правому краю, к левому, по центру, по ширине), так и по вертикали (по верхнему, нижнему краю, по центру), например, с помощью панели Форматирование.

Формула представляет собой математическую операцию, которая всегда начинается со знака = и может включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций. При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат ее вычислений.

Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул. Для записи информации и активизации нижней ячейки нужно нажать Enter, для активизации ячейки справа - ТАВ.

В формулах к ячейкам или группам ячеек можно обращаться не по ссылочным адресам, а по присвоенным им информативным именам. Это облегчает написание формул. Присвоить имя можно, выделив ячейку или группу ячеек, написать имя в поле имени ячейки в строке формул или с помощью меню Вставка-Имя.

В зависимости от решаемой задачи возникает необходимость применять различные форматы представления данных. Очень важно выбрать наиболее подходящий формат для каждого конкретного случая.

По умолчанию для представления чисел используется числовой формат, отображающий два знака после запятой (можно установить Денежный, Текстовый, Общий, Экспоненциальный, Процентный и другие). Для хранения даты и времени используется формат Дата и Время. Для выбора формата Формат-Ячейки.

Можно создавать пользовательские форматы, используя Формат ячеек - Число категория Все форматы, вводя специальные символы в поле Тип. Обычно используют один из существующих форматов в качестве основы для создания собственного формата.

Например, чтобы создать формат для вывода дат с названием дня недели, числом, полным названием месяца и года, надо выбрать в списке Тип формат Д.МММ.ГГ. и изменить его на ДДДД.ММММ ДД. ГГГГ. Для создания формата инвентарного номера меню Формат - Ячейки, на вкладке Число выбрать категорию Все форматы, выделить содержимое поля Тип и введите «Инв. №» ###-####.

При создании пользовательских форматов применяются символы, например 0 – метка цифры, гарантирует вывод заданного количества цифр слева и справа от десятичной запятой. Если используется формат 0, 000 то значение , 97 выводится как 0, 970. @ - метка текста. Если в ячейке содержится текст сентябрь, и к ней применить формат «месяц» @ «.», то в ячейке отобразится месяц сентябрь.

Можно создавать такие пользовательские форматы, которые будут форматировать содержимое ячейки в зависимости от того, какого вида константу содержит ячейка (положительное, отрицательное число, нулевое или текстовое значение). Такой пользовательский формат содержит 4 секции кодов, отделенных между собой точкой с запятой: Положительный формат; Отрицательный формат; Нулевой формат; Текстовый формат

Числовые форматы можно также использовать для изменения цвета значений выделенных ячеек, например, если просто ввести цвета в поле Тип [синий];[красный];[Желтый];[Зеленый], то положительные числовые значения выведутся синим цветом, отрицательные – красным, нулевые – желтым, текст – зеленым.

Для удаления формата выбрать его в окне Формат ячеек и нажать кнопку Удалить.